Team-Assistenz und Empfang (m/w/d)

Immobilien Freistaat Bayern Regionalvertretung München; München; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

JobBike Bayern

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Wohnungssuche Staatsbedienstete

Job summary

Die Immobilien Freistaat Bayern sucht am Standort München eine Team-Assistenz und Empfang (m/w/d). Sie übernehmen Empfang, Telefonbetreuung und unterstützen die Büroleitung bei Terminkoordination, Reisekoordination und Schreibarbeiten.

Es erwartet Sie eine unbefristete Anstellung im öffentlichen Dienst, flexible Arbeitszeiten, Fort- und Weiterbildung sowie attraktive Zusatzleistungen; Eingruppierung in TV-L E6 und Unterstützung bei der Wohnungssuche Staatsbediensteter.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung in einem relevanten Büro- oder kaufmännischen Beruf.
• Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
• EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office.

Responsibilities

• Empfangstätigkeit und Besucherbetreuung in der Zentrale am Prinzregentenplatz.
• Abwicklung des Telefonverkehrs.
• Unterstützung der Büroleitung, z.B. Terminkoordination, Reisekoordination, Auftragsmanagement.
• Büroorganisation: Posteingang, elektronische Akte (eGov-Suite Fabasoft).
• Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Vertrauenswürdigkeit

Teamfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Education

Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation

Immobilienkaufmann/-frau

Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten

Verwaltungsfachkraft (BL I)

Tools

MS Office

Job description

Die Immobilien Freistaat Bayern ist ein moderner Staatsbetrieb, der als zentraler staatlicher Dienstleister in Fragen des Immobilienmanagements für den Freistaat Bayern tätig wird. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Suche nach geeigneten Flächen und Räumlichkeiten für die Bedarfe der Behörden des Freistaats Bayern bis zu deren Ankauf bzw. Anmietung. Daneben kümmern wir uns um alle weiteren Belange, die im Zusammenhang mit dem Immobilienmanagement stehen.

Wir suchen für unsere Zentrale in München zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Team-Assistenz und Empfang (m/w/d).

Diese Aufgaben erwarten Sie:

Die im Büro der Geschäftsführung anfallenden Büro- und Verwaltungsarbeiten, insbesondere:

• Empfangstätigkeit und Besucherbetreuung in unserer Zentrale am Prinzregentenplatz,
• Abwicklung des Telefonverkehrs,
• Unterstützung der Büroleitung der Geschäftsführung, wie z.B. Terminkoordination, Redigieren von Liegenschaftsausschreibungen, Reisekoordinierung, Auftragsmanagement
• Büroorganisation: Sichtung, thematische Zuordnung, Steuerung und Monitoring des Posteingangs (zentrale Postfächer der IMBY mit MS Outlook),
• Registrierung und Workflow über elektronische Akte (eGov-Suite Fabasoft),
• Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen (z.B. Bewirtung).

Was erwarten wir von Ihnen?

• Abgeschlossene Ausbildung
• zum/zur Kauffrau/-mann für Bürokommunikation,
• zum/zur Immobilienkauffrau/-mann,
• zum/zur Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten,
• zum/zur Verwaltungsfachkraft (BL I) oder vergleichbare Ausbildung
• Wünschenswert wäre Berufserfahrung im Empfang sowie im öffentlichen Sektor
• Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
• Überdurchschnittliche Motivation, selbständige Arbeitsweise, Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit
• gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office-Kenntnisse

Was bieten wir Ihnen?

• Eine unbefristete und zukunftssichere Tätigkeit in einem modernen Staatsbetrieb,
• Attraktives Arbeitsumfeld mit modernster Bürolandschaft am Münchner Prinzregentenplatz mit Parkmöglichkeiten und guter öffentlicher Anbindung,
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Team mit weiteren Kollegen/innen,
• strukturierte Einarbeitung anhand eines Einarbeitungskonzepts,
• Eingruppierung in Entgeltgruppe E 6 TV-L (je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen) mit den üblichen Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes (z.B. Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung VBL etc.),
• flexible Arbeitszeiten mit Präsenzzeiten (vorzugsweise nachmittags)
• Inanspruchnahme attraktiver fachlicher und überfachlicher Fortbildungsangebote,
• Unterstützung bei der Suche nach einer Staatsbedienstetenwohnung,
• Angebot eines Fahrrad-Leasing (JobBike Bayern),
• Teilnahme am Firmenfitness mit dem EGYM Wellpass sowie betriebliches Gesundheitsmanagement.

Eine Einstellung ist sowohl in Vollzeit, als auch in Teilzeit möglich, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist.

Weitere Informationen:

• Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt.
• Die Staatsbauverwaltung fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität
• Datenschutzhinweise: https://www.immobilien.bayern.de/datenschutz/index.html.
• Für Auskünfte steht Ihnen fachlich Frau Nick (Tel.: 089 / 2190 – 2836), personalrechtlich Herr Heinl (Telefon: 089 / 2190 - 2811) oder Frau Zemanek (Telefon: 089 / 2190 – 2824) gerne zur Verfügung.