Team Assistenz & Office Manager (all genders)

Arcura Medical Properties; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Deutschlandticket Zuschuss (45 EUR/Mon

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Arcura Medical Properties sucht eine engagierte Teamassistenz, die die Geschäftsleitung und Teams bei administrativen Aufgaben unterstützt und Termine, Reisen sowie Meetings koordiniert.

Sie behält den Überblick, arbeitet strukturiert, ist serviceorientiert und kommuniziert sicher auf Deutsch; Englischkenntnisse sind von Vorteil. In Charlottenburg arbeiten Sie in einem offenen, internationalen Umfeld mit klaren Prozessen und kurzen Entscheidungswegen.

Qualifikationen

• Mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung als Team Assistenz, Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
• Strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten auch bei mehreren offenen Themen.
• Gute Deutschkenntnisse und sichere Kommunikation in Wort und Schrift; Englisch möglich.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Teams bei administrativen Aufgaben; Koordination von Terminen, Besprechungen, Geschäftsreisen und Sonderthemen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Leadership-Terminen, internen Veranstaltungen inkl. Unterlagen, Räumen, Technik und Catering.
• Rückenfreihalten im Tagesgeschäft; Recherche, Korrespondenz, Daten- und Dokumentenpflege sowie Nachverfolgung offener Themen.
• Unterstützung der Property- und Asset-Management-Teams bei administrativen Aufgaben.
• Verantwortung für täglichen Office-Betrieb; Pflege von Büroflächen, Konferenzräumen und Gemeinschaftsbereichen.
• Bestellkoordination, Büroausstattung, Angebote einholen, Freigaben vorbereiten.
• Rechnungszuordnung, Kostenüberblick, Reporting an Buchhaltung.
• Post, Pakete, Lieferung koordinieren; Erfassung und Weiterleitung sicherstellen.
• Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Bewerber und externe Partner; professioneller Empfang.
• On- und Offboarding unterstützen; Firmen- und Teamevents organisieren.
• Eigene Ideen einbringen, Prozesse weiterentwickeln.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Excel

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch & Englisch

Tools

Excel

Jobbeschreibung

Arcura Medical Properties ist eine europäische Immobilienplattform mit Fokus auf Gesundheitsimmobilien. Wir investieren in, entwickeln und managen Immobilien, die langfristig die medizinische Versorgung in ihren jeweiligen Regionen unterstützen.

Unser erfahrenes europäisches Team verbindet fundierte Immobilienexpertise mit einem klaren Fokus auf Healthcare Real Estate. Dabei arbeiten wir unternehmerisch, pragmatisch und mit kurzen Entscheidungswegen – über Funktionen und Länder hinweg.

Die Rolle

Du bist der zentrale Anlaufpunkt und so etwas wie die gute Seele des Teams. Du hältst organisatorisch die Fäden zusammen, sorgst dafür, dass im Office alles reibungslos funktioniert und bringst gleichzeitig Freude, Leichtigkeit und positive Energie mit, hast Spaß an der Zusammenarbeit mit anderen und schaffst es mit deiner offenen Art, Menschen zum Lächeln zu bringen. Du bist ein flexibles Organisationstalent, denkst mit, reagierst auch auf spontane Themen pragmatisch und behältst selbst dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren.

Du hast Lust darauf, anderen den Rücken freizuhalten, Dinge proaktiv anzustoßen und mit dafür zu sorgen, dass sich Menschen bei uns im Office wohlfühlen. Dabei bist du aufmerksam, hilfsbereit und serviceorientiert, ohne dabei den Blick für Struktur, Verlässlichkeit und Prioritäten zu verlieren.

Die Rolle passt zu dir, wenn du gerne Verantwortung übernimmst, spontan reagieren kannst und Freude daran hast, nicht nur Abläufe, sondern auch die Atmosphäre im Team positiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsleitung und unsere Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und koordinierst Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen sowie Sonderthemen.
• Du bereitest Meetings, Leadership- und externe Termine sowie interne Veranstaltungen organisatorisch vor und nach – inklusive Unterlagen, Räumen, Technik und ggf. Catering.
• Du hältst unseren Teams im operativen Tagesgeschäft den Rücken frei, übernimmst auf Anfrage Recherchen, Korrespondenz, Daten- und Dokumentenpflege und unterstützt bei der Nachverfolgung offener Themen.
• Du unterstützt unsere Property- und Asset-Management-Teams bei administrativen Aufgaben, bspw. bei Auftragskoordination, Daten Räumen oder Antragstellungen.
• Du verantwortest den täglichen Office-Betrieb und sorgst dafür, dass Büroflächen, Konferenzräume und Gemeinschaftsbereiche zuverlässig funktionieren.
• Du koordinierst Bestellungen, Büroausstattung und externe Dienstleister, holst Angebote ein, vergleichst diese und bereitest interne Freigaben vor.
• Du ordnest Rechnungen zu, behältst Office-Kosten im Blick und bereitest relevante Informationen und Übersichten für die Buchhaltung auf.
• Du koordinierst Post, Pakete und Lieferungen und stellst die Ersterfassung, eine zuverlässige Weiterleitung und Ablage sicher.
• Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Bewerber und externe Partner und sorgst für einen professionellen und freundlichen Empfang.
• Du unterstützt beim On- und Offboarding sowie bei Firmen- und Teamevents und stellst gemeinsam mit den zuständigen Teams einen gut organisierten Ablauf sicher.
• Du bringst eigene Ideen ein und hilfst uns dabei, bestehende administrative und organisatorische Prozesse weiterzuentwickeln.

Was Du mitbringst

• Du hast mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung als Team Assistenz, Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig und behältst auch bei mehreren offenen Themen den Überblick.
• Du startest deinen Arbeitstag zwischen 7:30 und 8:30 Uhr und sorgst dafür, dass unser Office von Anfang an gut in den Tag startet.
• Du hast ein gutes Grundverständnis für Zahlen, Kosten und Rechnungen.
• Excel ist für dich kein Fremdwort: Du pflegst Listen, vergleichst Zahlen und bist mit Funktionen wie z.B. dem SVERWEIS vertraut.
• Du kommunizierst freundlich, klar und professionell mit internen Teams, Führungskräften, Dienstleistern und Gästen.
• Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist serviceorientiert, pragmatisch und packst mit an, wenn im Office Unterstützung gebraucht wird.
• Du sprichst sehr gut Deutsch und kannst dich auch auf Englisch sicher im Arbeitsalltag verständigen.

Das kannst Du von uns erwarten

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden
• Ein Bruttojahresgehalt im Rahmen von 36.000 - 42.000 Euro, abhängig von relevanter Berufserfahrung und Qualifikation
• Ein Bonuspotential von bis zu 15 % des Bruttojahresgehalts
• 30 Tage Urlaub
• Eine bezuschusste Urban Sports Club Mitgliedschaft (Eigenanteil 9,90 EUR/Monat)
• Einen monatlichen Zuschuss von 45 EUR zum Deutschlandticket
• Eine betriebliche Altersvorsorge mit erhöhtem Arbeitgeberzuschuss von 30%
• Einen zentralen Arbeitsplatz in unserem Berliner Büro in Charlottenburg
• Eine offene, internationale und unternehmerisch geprägte Arbeitskultur

Wir stehen für Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen sind bei uns unabhängig von Alter, sexueller Orientierung, Behinderung, Geschlecht, ethnischer Herkunft oder anderen geschützten persönlichen Merkmalen willkommen.

Klingt interessant?

Deine Ansprechpartnerin für diese Position ist Johanna Rangl -Director, People & Culture - 0172 89 57 079 - [e-mail]