Team Assistant

Mileway; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonusregelung

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Individuelle Entwicklungs- und Weiter­

Flexible Arbeitsmodelle

Internationale Unternehmenskultur

Job summary

Mileway sucht eine organisierte und proaktive Assistenz im Construction & Project Management in Berlin. Du koordinierst Unterlagen, Freigaben, Termine und administrative Prozesse und arbeitest eng mit Asset Management sowie externen Projektbeteiligten zusammen.

Du übernimmst Verantwortung, gestaltest Prozesse mit und entwickelst dich fachlich in einem internationalen Immobilienunternehmen weiter. Büropräsenz an mindestens drei Tagen pro Woche ist vorgesehen.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Assistenzbereich, in der Projektunterstützung oder Bürokoordination.
• Sichere Kenntnisse in Verträgen, Freigaben und Dokumentenmanagement.

Responsibilities

• Unterstützung des Construction-& Project Management-Teams im Tagesgeschäft und Koordination administrativer Prozesse.
• Planung, Organisation und Priorisierung von Aufgaben sowie Verfolgung von Fristen und Maßnahmen.
• Administrative Begleitung von Bau- und Entwicklungsprojekten inklusive Dokumentenmanagement und Abwicklung.

Skills

Organisation

Proaktivität

Teamwork

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Yardi Voyager

Salesforce

DocuSign

Microsoft Office

Job description

Du bist organisiert, proaktiv und möchtest mehr als klassische Assistenzaufgaben übernehmen? Dann werde Teil unseres Construction-&-Project-Management-Teams in Berlin.

In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du das Team bei der Organisation und Begleitung unserer Bau- und Immobilienprojekte. Du koordinierst Unterlagen, Freigaben, Termine und administrative Prozesse und arbeitest dabei eng mit dem Construction & Project Management, Asset Management und Technical Property Management sowie externen Projektbeteiligten zusammen.

Diese Position bietet dir die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, deine Rolle aktiv mitzugestalten und dich in einem internationalen und dynamischen Immobilienunternehmen fachlich weiterzuentwickeln.

Arbeiten bei Mileway

Wir bieten dir eine Chance, die du so nirgendwo anders finden wirst. Mileway wurde 2019 gegründet und hat sich mit einem Team von über 550 Mitarbeitenden in mehr als 20 Büros in elf Ländern schnell zu Europas führendem Unternehmen für Last-Mile-Logistikimmobilien entwickelt.

Von Anfang an verfolgte Mileway das Ziel, eine andere Art von Immobilienunternehmen zu sein – mit einer cloudbasierten IT-Infrastruktur und einem Team, das lokale Expertise mit den gebündelten Stärken einer europaweiten Präsenz verbindet.

Unsere Kultur ist dynamisch und ausgesprochen international. Unsere Mitarbeitenden aus mehr als 50 Nationen bringen vielfältige Perspektiven und eine ausgeprägte „Can-do“-Mentalität in alles ein, was wir tun.

Obwohl wir bereits viel erreicht haben, stehen wir erst am Anfang. Unser Ziel ist es, Europas führender Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien zu sein, Unternehmen erfolgreiches Wachstum zu ermöglichen, Nachhaltigkeit voranzutreiben und die Städte von morgen mitzugestalten. Um dieses Ziel zu erreichen, leben wir unsere Werte: Drive, Trust, Grow und Together.

Bei Mileway sind wir davon überzeugt, dass Unternehmenswachstum durch die Weiterentwicklung unserer gemeinsamen Fähigkeiten entsteht. Deshalb bieten wir ein internes Lern- und Entwicklungsprogramm an, bei dem persönliche, berufliche und unternehmerische Entwicklung Hand in Hand gehen und das dich dabei unterstützt, deinen individuellen Karriereweg zu gestalten.

Dein Arbeitsort ist unser Büro in Berlin. Gemäß unserer Unternehmensrichtlinie arbeitest du an mindestens drei Tagen pro Woche im Büro.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt das Construction-&-Project-Management-Team im Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf administrativer und organisatorischer Prozesse.
• Du unterstützt das Team bei der Planung, Organisation und Priorisierung von Aufgaben und stellst sicher, dass Fristen, Maßnahmen und Projektanforderungen zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du begleitest Bau- und Entwicklungsprojekte administrativ – von Ausschreibungen und Vergaben über die Beauftragung bis hin zur Projektnachverfolgung.
• Du erstellst, organisierst und pflegst Projektakten, Verträge, Vereinbarungen und weitere relevante Dokumente und sorgst für eine strukturierte und aktuelle Ablage.
• Du koordinierst interne Freigabe- und Unterschriftsprozesse über DocuSign und stellst sicher, dass die finalen Unterlagen korrekt in Yardi und anderen relevanten Systemen dokumentiert werden.
• Du unterstützt bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen und stimmst dich bei offenen Punkten oder fehlenden Informationen mit internen und externen Ansprechpartnern ab.
• Du organisierst interne und externe Termine und Besprechungen, koordinierst Agenden und bereitest Präsentationen, Besprechungsunterlagen und nachgelagerte Maßnahmen vor.
• Du unterstützt bei der Terminplanung, Reiseorganisation, Korrespondenz und weiteren praktischen Aufgaben.
• Du arbeitest eng mit den Teams aus Construction & Project Management, Asset Management und Technical Property Management zusammen.
• Du kommunizierst mit Auftragnehmern, Beratern und weiteren Projektbeteiligten und koordinierst projektbezogene Unterlagen, Termine und administrative Anforderungen.
• Du arbeitest mit anderen Team Assistants bei Mileway zusammen, um Arbeitsweisen abzustimmen, Wissen auszutauschen und einheitliche Prozesse weiterzuentwickeln.
• Du überwachst Fristen und offene Maßnahmen und gehst proaktiv auf die zuständigen Kolleginnen, Kollegen und Projektbeteiligten zu.
• Du überprüfst bestehende administrative Prozesse, bringst eigene Ideen ein und identifizierst Möglichkeiten zur Verbesserung von Dokumentation, Governance, Reporting und Teameffizienz.
• Du übernimmst bei Bedarf weitere administrative und organisatorische Aufgaben für das Team und den Regional Director.

Dein Profil

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich, in der Projektunterstützung, Bürokoordination oder in einer vergleichbaren administrativen Position mit.
• Idealerweise hast du bereits in der Bau- oder Immobilienwirtschaft, im Property Management, in der Mietverwaltung, in einem technischen Umfeld oder in einer projektorientierten Organisation gearbeitet.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben und Fristen den Überblick.
• Du denkst vorausschauend, erkennst Zusammenhänge und verstehst, wie sich Entscheidungen oder Verzögerungen auf den weiteren Projektverlauf auswirken können.
• Du verfügst über eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Verträgen, Freigaben, Projektdokumenten und Daten.
• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und trittst gegenüber internen und externen Ansprechpartnern professionell und verbindlich auf.
• Du arbeitest gerne im Team, übernimmst Verantwortung und gehst Aufgaben proaktiv und lösungsorientiert an.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint.
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit Yardi Voyager, Salesforce, DocuSign oder vergleichbaren Dokumenten-, Immobilien- oder Freigabesystemen.
• Du sprichst fließend Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du packst gerne mit an, arbeitest pragmatisch und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld eine positive Einstellung.

Was wir dir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit dem Regional Director und dem Construction-&-Project-Management-Team.
• Spannende Einblicke in das Construction & Project Management eines führenden europäischen Immobilienunternehmens.
• Attraktive Vergütung inklusive Bonusregelung.
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit langfristiger Perspektive.
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Moderne Arbeitsmittel und flexible Arbeitsmodelle.
• Eine internationale Unternehmenskultur mit Kolleginnen und Kollegen aus zahlreichen Ländern.
• Regelmäßige Team- und Unternehmensevents.