Property Management Oversight Analyst

Mileway; Berlin; Hybrid; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Wettbewerbsfähige Vergütung

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Hybrides Arbeiten

Interne Trainings- und Weiterbildungs-

28 Tage Urlaub zur Erholung

Job summary

Mileway sucht eine:n PMO Analysten (m/w/d) zur Unterstützung der Überwachung des Property Managements für das europäische Portfolio. Sie arbeiten eng mit externen Property Managern, Dienstleistern und internen Teams zusammen und sorgen dafür, dass Daten, Reportings und Prozesse zuverlässig sind.

Die Position verbindet Beziehungsmanagement, Immobilienbetrieb und Datenanalyse. Sie eignet sich für jemanden mit Erfahrung im Property Management, der den nächsten Schritt auf Eigentümerseite machen

Qualifications

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Immobilienwirtschaft, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Du bringst mehrere Jahre Erfahrung im Property Management mit, idealerweise auf Agentur- oder Dienstleisterseite, und möchtest gerne auf Eigentümerseite wechseln.
• Du hast eine ausgeprägte Zahlenaffinität und verstehst die immobilienwirtschaftliche Buchhaltung.
• Du verfügst über sehr gute Excel-Kenntnisse. Erfahrung mit Yardi, Power BI oder Salesforce ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert.
• Du kommunizierst klar und sicher mit internen und externen Stakeholdern.
• Du bist proaktiv, arbeitest gerne im Team und übernimmst Verantwortung.
• Du sprichst sehr gut Deutsch und gut Englisch.

Responsibilities

• Du unterstützt die laufende Betreuung und Überwachung externer Property-Management-Aktivitäten im Portfolio.
• Du bist Anlaufstelle für Fragen, Eskalationen und Unterstützungsanliegen interner und externer Stakeholder.
• Komplexe Themen leitest du an den PMO Manager weiter.
• Du verfolgst offene Punkte mit internen und externen Property Managern aktiv nach, damit Anliegen geklärt und Verzögerungen reduziert werden.
• Du unterstützt die Kommunikation mit Key Account Managern und Dienstleistern und trägst zu einer guten Zusammenarbeit bei.
• Du wirkst an der Vorbereitung und Prüfung von Honorarangeboten für Property-Management-Verträge und Service Level Agreements mit und berücksichtigst dabei, wo relevant, europäische Vergleichswerte.
• Du unterstützt die Beschaffung, Ausschreibung und Finalisierung von Property- und Facility-Management-Verträgen.
• Du überwachst portfolioübergreifende Kennzahlen zu Rückständen, Zahlungseingängen und Nebenkosten und unterstützt die Property Manager dabei, fristgerechte Zahlungseingänge zu verbessern.
• Du beobachtest die jährlichen Nebenkostenbudgets und wesentliche Kostenabweichungen.
• Du erstellst und pflegst Reportings und stellst durch regelmäßige Nachverfolgung sicher, dass Property Manager ihre Berichte korrekt und fristgerecht einreichen.
• Du sorgst für eine hohe Datenqualität in Systemen wie Yardi, Salesforce und Planon. Dabei prüfst du wesentliche Datenänderungen und gleichst Informationen mit Mietverträgen, Abrechnungen, Budgets und Nebenkosten ab.
• Du eskalierst Datenabweichungen an die zuständigen Teams und unterstützt bei der Fehlerbehebung über den Yardi-Helpdesk.
• Du arbeitest mit Yardi, Power BI, Salesforce und Excel und wirkst an der Verbesserung von PMO-Prozessen und Tools mit. KI-gestützte Tools wie Claude setzt du bei Bedarf beispielsweise für Zusammenfassungen, die Fristenverfolgung oder die Aufbereitung von Dokumenten ein.
• Du unterstützt die Überwachung des technischen Lebenszyklus unserer Immobilien und stimmst dich mit Versicherungs-, Umwelt- und Versorgungsdienstleistern ab.
• Du hilfst bei der Vorbereitung von Unterlagen für das Investment Committee, etwa zu Akquisitionen, Verkäufen, Vermietung, Capex und Abschreibungen.
• Du unterstützt Schulungen in den jeweiligen Landessprachen sowie das Onboarding neuer Property Manager.
• Du wirkst an der Einführung und Auswertung des Reportings zum Kundenfeedback mit.

Skills

Excel

Power BI

Salesforce

Datenanalyse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung oder Studium Immobilienwirtschaft / VWL

Tools

Yardi

Planon

Power BI

Salesforce

Job description

Wir suchen eine:n PMO Analyst (m/w/d), der/die die Überwachung des Property Managements für Mileways europäisches Portfolio unterstützt. In dieser Rolle arbeitest du mit externen Property Managern, Dienstleistern und internen Teams zusammen. Du sorgst mit dafür, dass die täglichen Abläufe reibungslos funktionieren und Portfoliodaten, Reportings und Prozesse korrekt und verlässlich sind.

Die Position verbindet Beziehungsmanagement, Immobilienbetrieb und Datenanalyse. Sie eignet sich für jemanden mit Erfahrung im Property Management, der/die den nächsten Schritt auf Eigentümerseite machen möchte, gerne Probleme löst und sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammenarbeitet.

Arbeiten bei Mileway

Wir bieten dir eine Chance, die du so kaum anderswo findest. Mileway wurde 2019 gegründet und hat sich schnell zum führenden Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien in Europa entwickelt. Heute arbeiten mehr als 550 Mitarbeitende in über 20 Büros in 11 Ländern. Dabei verbinden wir lokale Expertise mit den Stärken eines europaweit tätigen Unternehmens.

Unsere Arbeitskultur ist dynamisch und international. Kolleg:innen aus mehr als 50 Ländern bringen unterschiedliche Perspektiven und eine Can-do-Mentalität in ihre Arbeit ein. Unser Ziel ist es, Europas führender Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien zu sein – damit Unternehmen erfolgreich wachsen, Nachhaltigkeit vorangetrieben wird und die Städte von morgen gestaltet werden. Dabei orientieren wir uns an unseren Werten: Drive, Trust, Grow und Together.

Wir sind überzeugt, dass unser Unternehmen wächst, wenn wir unsere gemeinsamen Fähigkeiten weiterentwickeln. Mit internen Lern- und Entwicklungsprogrammen unterstützen wir deine persönliche und berufliche Entwicklung und helfen dir, deinen individuellen Karriereweg zu gestalten.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die laufende Betreuung und Überwachung externer Property-Management-Aktivitäten im Portfolio.
• Du bist Anlaufstelle für Fragen, Eskalationen und Unterstützungsanliegen interner und externer Stakeholder. Komplexe Themen leitest du an den PMO Manager weiter.
• Du verfolgst offene Punkte mit internen und externen Property Managern aktiv nach, damit Anliegen geklärt und Verzögerungen reduziert werden.
• Du unterstützt die Kommunikation mit Key Account Managern und Dienstleistern und trägst zu einer guten Zusammenarbeit bei.
• Du wirkst an der Vorbereitung und Prüfung von Honorarangeboten für Property-Management-Verträge und Service Level Agreements mit und berücksichtigst dabei, wo relevant, europäische Vergleichswerte.
• Du unterstützt die Beschaffung, Ausschreibung und Finalisierung von Property- und Facility-Management-Verträgen.
• Du überwachst portfolioübergreifende Kennzahlen zu Rückständen, Zahlungseingängen und Nebenkosten und unterstützt die Property Manager dabei, fristgerechte Zahlungseingänge zu verbessern.
• Du beobachtest die jährlichen Nebenkostenbudgets und wesentliche Kostenabweichungen.
• Du erstellst und pflegst Reportings und stellst durch regelmäßige Nachverfolgung sicher, dass Property Manager ihre Berichte korrekt und fristgerecht einreichen.
• Du sorgst für eine hohe Datenqualität in Systemen wie Yardi, Salesforce und Planon. Dabei prüfst du wesentliche Datenänderungen und gleichst Informationen mit Mietverträgen, Abrechnungen, Budgets und Nebenkosten ab.
• Du eskalierst Datenabweichungen an die zuständigen Teams und unterstützt bei der Fehlerbehebung über den Yardi-Helpdesk.
• Du arbeitest mit Yardi, Power BI, Salesforce und Excel und wirkst an der Verbesserung von PMO-Prozessen und Tools mit. KI-gestützte Tools wie Claude setzt du bei Bedarf beispielsweise für Zusammenfassungen, die Fristenverfolgung oder die Aufbereitung von Dokumenten ein.
• Du unterstützt die Überwachung des technischen Lebenszyklus unserer Immobilien und stimmst dich mit Versicherungs-, Umwelt- und Versorgungsdienstleistern ab.
• Du hilfst bei der Vorbereitung von Unterlagen für das Investment Committee, etwa zu Akquisitionen, Verkäufen, Vermietung, Capex und Abschreibungen.
• Du unterstützt Schulungen in den jeweiligen Landessprachen sowie das Onboarding neuer Property Manager.
• Du wirkst an der Einführung und Auswertung des Reportings zum Kundenfeedback mit.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Immobilienwirtschaft, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Du bringst mehrere Jahre Erfahrung im Property Management mit, idealerweise auf Agentur- oder Dienstleisterseite, und möchtest gerne auf Eigentümerseite wechseln.
• Du hast eine ausgeprägte Zahlenaffinität und verstehst die immobilienwirtschaftliche Buchhaltung.
• Du verfügst über sehr gute Excel-Kenntnisse. Erfahrung mit Yardi, Power BI oder Salesforce ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert.
• Du kommunizierst klar und sicher mit internen und externen Stakeholdern.
• Du bist proaktiv, arbeitest gerne im Team und übernimmst Verantwortung.
• Du sprichst sehr gut Deutsch und gut Englisch.

Was wir dir bieten

• Eine wettbewerbsfähige Vergütung und einen zusätzlichen Bonus.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag und die Möglichkeit, deine Karriere langfristig bei Mileway aufzubauen.
• Interne Trainings- und Weiterbildungsprogramme.
• Hybrides Arbeiten mit der Möglichkeit, im Büro und mobil zu arbeiten.
• Moderne Technologie und aktuelle Tools.
• Eine vielfältige, internationale Unternehmenskultur mit Kolleg:innen aus mehr als 50 Ländern.
• Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten.
• 28 Tage Urlaub zur Erholung.