Construction & Project Management Team Assistant

Austin NAWIC; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

In-house learning & development

28 days annual leave

Modern equipment & flexible working

Job summary

Mileway seeks a detail-oriented Team Assistant for the Construction & Project Management team in Berlin. You will coordinate documentation, approvals and meetings while supporting project delivery across multiple stakeholders.

The role offers ownership opportunities, exposure to real estate development, and a dynamic, international work environment with a strong emphasis on collaboration.

Qualifications

• Completed commercial or administrative qualification or equivalent.
• Proven experience in team assistance, project support, or office coordination.
• Experience in construction/real estate or project-based environments is a plus.

Responsibilities

• Provide day-to-day administrative support to Construction & Project Management.
• Coordinate meetings, agendas and preparation of materials.
• Support documentation, approvals, and project records.
• Assist with diary management, travel arrangements, and correspondence.
• Collaborate with cross-functional teams across Construction, Asset Management and Technical Property Management.

Skills

Excellent organisational skills

Proactive and independent

Strong communication skills

MS Office proficiency

Education

Completed commercial or administrative qualification

Tools

Yardi Voyager

DocuSign

Salesforce

Job description

We offer an opportunity you simply won't find anywhere else. In less than six years, Mileway has grown into Europe's leader in last mile logistics real estate, with a 550-plus team across twenty seven offices in eleven countries.

Team Assistant – Construction & Project Management (m/f/d) – Berlin

Are you highly organised, proactive and looking for a role that goes beyond traditional administrative support? Join our Construction & Project Management team in Berlin.

In this varied role, you will support the organisation and delivery of our construction and real estate projects. You will coordinate documentation, approvals, meetings and administrative processes while working closely with colleagues across Construction & Project Management, Asset Management and Technical Property Management, as well as with external project stakeholders.

This position offers you the opportunity to take ownership, actively shape your role and develop your expertise within an international and dynamic real estate company.

Working at Mileway

We offer an opportunity you simply won't find anywhere else. Founded in 2019, Mileway has quickly grown into Europe's leading last-mile logistics real estate company, with a team of more than 550 employees across over 20 offices in 11 countries.

From the beginning, Mileway set out to be a different kind of real estate company, with a cloud-based IT infrastructure and a team that combines local expertise with the collective strength of a pan-European business.

Our culture is fast-paced and truly international. Our colleagues, representing more than 50 nationalities, bring diverse perspectives and a strong can-do mentality to everything we do.

Although we have already achieved a great deal, we are only getting started. Our purpose is to be Europe's leading provider of last-mile logistics real estate, enabling businesses to thrive, driving sustainability forward and shaping the cities of tomorrow. To achieve this, we live our values: Drive, Trust, Grow and Together.

At Mileway, we believe company growth comes from developing our combined capabilities. That is why we offer an in-house learning and development programme, where personal, professional and business development go hand in hand, helping you shape your individual career path.

Your home base will be our Berlin office. In line with our company policy, you will work from the office at least three days per week.

What you'll do

• Provide day-to-day administrative and organisational support to the Construction & Project Management team.
• Help the team plan, organise and prioritise its activities, ensuring that deadlines, actions and project requirements are followed up effectively.
• Provide administrative support throughout construction and development projects, from tendering and commissioning through to project follow-up.
• Create, organise and maintain project files, contracts, agreements and other relevant documentation, ensuring that records remain complete and up to date.
• Coordinate internal approval and signature processes through DocuSign and ensure that final documents are correctly recorded in Yardi and other relevant systems.
• Support invoice and payment processes, following up with internal and external stakeholders to resolve missing information or outstanding actions.
• Arrange internal and external meetings, coordinate agendas and prepare presentations, meeting materials and follow-up actions.
• Support diary management, travel arrangements, correspondence and other practical requirements.
• Work closely with colleagues across Construction & Project Management, Asset Management and Technical Property Management.
• Liaise with contractors, consultants and other project stakeholders to coordinate documentation, meetings and administrative requirements.
• Collaborate with other Team Assistants across Mileway to align ways of working, exchange knowledge and develop consistent processes.
• Monitor deadlines and outstanding actions, proactively following up with the relevant colleagues and project stakeholders.
• Review administrative processes, contribute ideas and identify opportunities to improve documentation, governance, reporting and team efficiency.
• Provide additional administrative and organisational support to the team and Regional Director when required.

What you'll bring

• A completed commercial or administrative qualification, or an equivalent qualification.
• Relevant experience in a Team Assistant, project support, office coordination or comparable administrative position.
• Ideally, experience within construction, real estate, property management, lease administration, a technical environment or another project-based organisation.
• Excellent organisational and prioritisation skills, with the ability to manage several activities and deadlines simultaneously.
• A structured, reliable and independent approach to your work.
• The ability to think ahead, recognise connections between different activities and understand how decisions or delays may affect the wider project.
• Strong attention to detail, particularly when working with contracts, approvals, project documentation and data.
• Strong communication and interpersonal skills, together with a professional and service-oriented approach.
• A proactive and practical mindset, with the confidence to take ownership and work collaboratively with colleagues across different teams and seniority levels.
• Strong Microsoft Office skills, particularly in Outlook, Excel, Word and PowerPoint.
• Experience with Yardi Voyager, Salesforce, DocuSign or similar property, document-management or approval systems would be beneficial.
• Fluency in German and a good command of written and spoken English.
• A pragmatic, hands-on and solution-focused approach, together with the ability to remain positive and organised in a dynamic working environment.

What we offer

• A varied and responsible position working directly with the Regional Director and the Construction & Project Management team.
• Valuable exposure to Construction & Project Management within a leading European real estate company.
• An attractive compensation package, including a bonus scheme.
• A permanent employment contract offering long-term career prospects.
• Individual learning, development and training opportunities.
• Modern working equipment and flexible working arrangements.
• An international company culture with colleagues from many different countries.
• Regular team and company events.
• 28 days of annual leave.

Team Assistant Construction & Project Management (m/w/d)

Du bist organisiert, proaktiv und möchtest mehr als klassische Assistenzaufgaben übernehmen? Dann werde Teil unseres Construction-&-Project-Management-Teams in Berlin.

In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du das Team bei der Organisation und Begleitung unserer Bau- und Immobilienprojekte. Du koordinierst Unterlagen, Freigaben, Termine und administrative Prozesse und arbeitest dabei eng mit dem Construction & Project Management, Asset Management und Technical Property Management sowie externen Projektbeteiligten zusammen.

Diese Position bietet dir die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, deine Rolle aktiv mitzugestalten und dich in einem internationalen und dynamischen Immobilienunternehmen fachlich weiterzuentwickeln.

Arbeiten bei Mileway

Wir bieten dir eine Chance, die du so nirgendwo anders finden wirst. Mileway wurde 2019 gegründet und hat sich mit einem Team von über 550 Mitarbeitenden in mehr als 20 Büros in elf Ländern schnell zu Europas führendem Unternehmen für Last-Mile-Logistikimmobilien entwickelt.

Von Anfang an verfolgte Mileway das Ziel, eine andere Art von Immobilienunternehmen zu sein - mit einer cloudbasierten IT-Infrastruktur und einem Team, das lokale Expertise mit den gebündelten Stärken einer europaweiten Präsenz verbindet.

Unsere Kultur ist dynamisch und ausgesprochen international. Unsere Mitarbeitenden aus mehr als 50 Nationen bringen vielfältige Perspektiven und eine ausgeprägte 'Can-do'-Mentalität in alles ein, was wir tun.

Obwohl wir bereits viel erreicht haben, stehen wir erst am Anfang. Unser Ziel ist es, Europas führender Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien zu sein, Unternehmen erfolgreiches Wachstum zu ermöglichen, Nachhaltigkeit voranzutreiben und die Städte von morgen mitzugestalten. Um dieses Ziel zu erreichen, leben wir unsere Werte: Drive, Trust, Grow und Together.

Bei Mileway sind wir davon überzeugt, dass Unternehmenswachstum durch die Weiterentwicklung unserer gemeinsamen Fähigkeiten entsteht. Deshalb bieten wir ein internes Lern- und Entwicklungsprogramm an, bei dem persönliche, berufliche und unternehmerische Entwicklung Hand in Hand gehen und das dich dabei unterstützt, deinen individuellen Karriereweg zu gestalten.

Dein Arbeitsort ist unser Büro in Berlin. Gemäß unserer Unternehmensrichtlinie arbeitest du an mindestens drei Tagen pro Woche im Büro.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt das Construction-&-Project-Management-Team im Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf administrativer und organisatorischer Prozesse.
• Du unterstützt das Team bei der Planung, Organisation und Priorisierung von Aufgaben und stellst sicher, dass Fristen, Maßnahmen und Projektanforderungen zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du begleitest Bau- und Entwicklungsprojekte administrativ - von Ausschreibungen und Vergaben über die Beauftragung bis hin zur Projektnachverfolgung.
• Du erstellst, organisierst und pflegst Projektakten, Verträge, Vereinbarungen und weitere relevante Dokumente und sorgst für eine strukturierte und aktuelle Ablage.
• Du koordinierst interne Freigabe- und Unterschriftsprozesse über DocuSign und stellst sicher, dass die finalen Unterlagen korrekt in Yardi und anderen relevanten Systemen dokumentiert werden.
• Du unterstützt bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen und stimmts dich bei offenen Punkten oder fehlenden Informationen mit internen und externen Ansprechpartnern ab.
• Du organisierst interne und externe Termine und Besprechungen, koordinierst Agenden und bereitest Präsentationen, Besprechungsunterlagen und nachgelagerte Maßnahmen vor.
• Du unterstützt bei der Terminplanung, Reiseorganisation, Korrespondenz und weiteren praktischen Aufgaben.
• Du arbeitest eng mit den Teams aus Construction & Project Management, Asset Management und Technical Property Management zusammen.
• Du kommunizierst mit Auftragnehmern, Beratern und weiteren Projektbeteiligten und koordinierst projektbezogene Unterlagen, Termine und administrative Anforderungen.
• Du arbeitest mit anderen Team Assistants bei Mileway zusammen, um Arbeitsweisen abzustimmen, Wissen auszutauschen und einheitliche Prozesse weiterzuentwickeln.
• Du überwachst Fristen und offene Maßnahmen und gehst proaktiv auf die zuständigen Kolleginnen, Kollegen und Projektbeteiligten zu.
• Du überprüfst bestehende administrative Prozesse, bringst eigene Ideen ein und identifizierst Möglichkeiten zur Verbesserung von Dokumentation, Governance, Reporting und Teameffizienz.
• Du übernimmst bei Bedarf weitere administrative und organisatorische Aufgaben für das Team und den Regional Director.

Dein Profil

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich, in der Projektunterstützung, Bürokoordination oder in einer vergleichbaren administrativen Position mit.
• Idealerweise hast du bereits in der Bau- oder Immobilienwirtschaft, im Property Management, in der Mietverwaltung, in einem technischen Umfeld oder in einer projektorientierten Organisation gearbeitet.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben und Fristen den Überblick.
• Du denkst vorausschauend, erkennst Zusammenhänge und verstehst, wie sich Entscheidungen oder Verzögerungen auf den weiteren Projektverlauf auswirken können.
• Du verfügst über eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Verträgen, Freigaben, Projektdokumenten und Daten.
• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und trittst gegenüber internen und externen Ansprechpartnern professionell und verbindlich auf.
• Du arbeitest gerne im Team, übernimmst Verantwortung und gehst Aufgaben proaktiv und lösungsorientiert an.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint.
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit Yardi Voyager, Salesforce, DocuSign oder vergleichbaren Dokumenten-, Immobilien- oder Freigabesystemen.
• Du sprichst fließend Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du packst gerne mit an, arbeitest pragmatisch und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld eine positive Einstellung.

Was wir dir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit dem Regional Director und dem Construction-&-Project-Management-Team.
• Spannende Einblicke in das Construction & Project Management eines führenden europäischen Immobilienunternehmens.
• Attraktive Vergütung inklusive Bonusregelung.
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit langfristiger Perspektive.
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Moderne Arbeitsmittel und flexible Arbeitsmodelle.
• Eine internationale Unternehmenskultur mit Kolleginnen und Kollegen aus zahlreichen Ländern.
• Regelmäßige Team- und Unternehmensevents.
• 28 Urlaubstage.

Our vision is to be the number one gateway to urban communities. To get there, we live our values: Drive, Trust, Grow, Together.