Support Office Operations (m/w/d)

Aws Institut; Saarbrücken; Hybrid; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Bikeleasing

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Zwei Obstkörbe pro Woche

Zusammenfassung

Aws Institut in Saarbrücken sucht eine engagierte Office- und Prozessmanagerin, die Administration, Travel Management, Einkauf und interne Servicekoordination verantwortet. Du identifizierst Effizienzpotenziale, setzt Automatisierungs- und KI-Tools ein und gestaltest Abläufe proaktiv mit hohem Qualitätsanspruch.

Du bringst eine kaufmännische oder IT-Ausbildung (oder Studium) mit, arbeitest strukturiert und eigenständig, kommunizierst souverän mit internen und externen Ansprechpartnern und

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder IT-Ausbildung, alternativ Studium.
• Erfahrung mit Automatisierungs- und KI-Tools zur Prozessoptimierung.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Implementieren von Prozessverbesserungen unter Nutzung von Automatisierungs- und KI-Tools
• Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Office Managements für das Institut inklusive Travel Management, Einkauf und Briefverkehr
• Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen
• Bedarfsweise Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben

Kenntnisse

Automatisierung/KI-Tools

Kommunikationsstärke

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Kaufmännische oder IT-Ausbildung oder Studium

Tools

Office Management Tools

Jobbeschreibung

Deine neue Herausforderung

Du willst nicht nur administrative Abläufe steuern, sondern aktiv verbessern? Am liebsten mit Automatisierungstools und KI? Von Post und Einkauf über Reisemanagement bis hin zu Inventarisierung und vielem Weiteren arbeitest du bei uns sowohl an als auch in den Prozessen.

Deine Mission

• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Implementieren von Prozessverbesserungen unter Nutzung von Automatisierungs- und KI-Tools
• Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Office Managements für das Institut inklusive Travel Management, Einkauf und Briefverkehr
• Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen
• Bedarfsweise Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder IT-Ausbildung, alternativ Studium
• Erfahrung mit und Freude an dem Einsatz von Automatisierungs- und KI-Tools zur Prozessoptimierung
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Warum wir?

Weil wir das Rundum-sorglos-Paket bieten – und100% Enthusiasmus für die Digitale Transformation:

• Jeden Tag das Gleiche? Nicht bei uns!Spannende Aufgaben in einem innovativen Umfeld, in dem du dich persönlich und fachlich weiterentwickeln kannst. Dein Gehirnbleibtin Bewegung – ganz ohne Jogginghose.
• Innovation mit Impact: Wir arbeiten an den Technologien von morgen – und du bist mittendrin. Von GreenTech bis Smart Processes: Bei uns gibt es kein Stehenbleiben, immer nur den nächsten Schritt nach vorn.
• Teamspirit? Check!Motivierte Kolleginnen und Kollegen, die nicht nur kluge Köpfe, sondern auch verdammt nette Menschen sind – das ist unser Team! Was zählt, ist, dass wir gemeinsam die besten Lösungen finden.
• Ideen willkommen: Bei uns gibt’s keine "Das haben wir schon immer so gemacht"-Mentalität. Wir bieten dir den Raum und die Unterstützung, um aus deinen Visionen echte Erfolge zu machen.
• Flexibilität? Auf jeden Fall!Bei uns bestimmst du selbst, wann, wo und womit du am produktivsten bist. Mac oder Windows? Du entscheidest. Flexitime, Mobile Work, Workation – wir unterstützen deinen persönlichen Work-Style.
• Benefits, die sich lohnen: Von Bikeleasing über betriebliche Altersvorsorge bis hin zum Urban Sports Club - und bei uns gibt es sogar ZWEI Obstkörbe die Woche!
• Onboarding? Rocket-Starter! Wir katapultieren dich schneller ins Team, als du "Hallo" sagen kannst. Wir sorgen dafür, dass du dich vom ersten Tag an wie ein Profi fühlst.