Stellenangebot Project Assistant Teilzeit (m/w/d) ansehen

Jobsvermitteln; Oberpfaffenhofen; Hybrid; EUR 26.000 - 36.000; Teilzeit

Zusammenfassung

UNSER KUNDE sucht in Oberpfaffenhofen eine Teilzeit-Assistenz (m/w/d) zur Organisation und Administration des SpaceOps-Sekretariats. Sie unterstützen CAL-/ExCom-Sitzungen, erstellen Protokolle und managen Sitzungsunterlagen.

Sie arbeiten hybrid mit bis zu 50% Homeoffice, erhalten eine DGB-TVöD-Bund Vergütung nach EG 8 sowie Laptop und Diensthandy. Reisebereitschaft, Deutsch- und Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Projektumfeld ist wünschenswert.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern im internationalen Umfeld.
• Guter Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen; schnell neues digitales Arbeitsumfeld adaptieren.
• Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Überblick auch bei vielen Aufgaben.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen.

Aufgaben

• Organisation und administrative Unterstützung des internationalen SpaceOps-Sekretariats.
• Planung, Koordination und Begleitung von CAL- und ExCom-Sitzungen, inklusive Tagesordnung abstimmung.
• Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Beschlüssen.
• Organisation hybrider/virtueller Meetings; Teilnahme an Präsenzveranstaltungen am Standort Oberpfaffenhofen.
• Koordination der Kommunikation zwischen Executive Committee, Working Groups und internationalen Mitgliedsorganisationen.
• Pflege von Mitgliedsverzeichnissen, Governance-Dokumenten und weiteren Unterlagen.
• Unterstützung bei internationalen Workshops/Konferenzen, z.B. SpaceOps Conference 2027.
• Koordination der Onboarding neuer Gastgeber, Mitgliedsorganisationen und ExCom-Mitglieder.
• Pflege der Website/Kommunikationskanäle; Veröffentlichungen von News/Protokollen.
• Administrative Unterstützung des Chair/Vice Chair, Fristenkontrolle sowie Wahlen/Veröffentlichungen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikation

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Verlässlichkeit

Reisebereitschaft

Kundenorientierung

MS Office-Kompetenz

Ausbildung

Kaufmännische/verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

# Project Assistant Teilzeit (m/w/d)**UNSER KUNDE**Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Oberpfaffenhofen entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte in den Bereichen Luft- und Raumfahrt, Energie, Digitalisierung, Mobilität und Sicherheit.Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.**WIR BIETEN IHNEN*** Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld* Geregelte Arbeitszeiten in Teilzeit (50 %)* Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit, nach Absprache im Team bis zu 50 % im Homeoffice zu arbeiten* Moderne Arbeitsausstattung inklusive Laptop und Diensthandy* Vergütung auf Basis des DGB-Tarifvertrages nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund* Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld der Luft- und Raumfahrt* Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern sowie Mitarbeit an renommierten Forschungs- und Konferenzprojekten* Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes* Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit* Attraktive Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prämie**IHRE AUFGABEN*** Organisation und administrative Unterstützung des internationalen SpaceOps-Sekretariats sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Gremienarbeit* Planung, Koordination und Begleitung der Sitzungen des Committee at Large (CAL) sowie des Executive Committee (ExCom) einschließlich Abstimmung der Tagesordnungen mit den jeweiligen Vorsitzenden* Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Sitzungsunterlagen, Protokollen sowie Beschluss- und Maßnahmenlisten* Organisation und Moderation hybrider sowie virtueller Besprechungen einschließlich Teilnahme an Präsenzveranstaltungen am Standort Oberpfaffenhofen sowie gelegentlichen Dienstreisen* Koordination der Kommunikation zwischen dem Executive Committee, den Working Groups und den internationalen Mitgliedsorganisationen* Pflege und Verwaltung von Mitgliederverzeichnissen, Governance-Dokumenten sowie weiteren organisatorischen Unterlagen* Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung internationaler Workshops, Konferenzen und Fachveranstaltungen – insbesondere der SpaceOps Conference 2027, des Industry Day sowie weiterer Veranstaltungen* Koordination der Zusammenarbeit mit zukünftigen Gastgebern der SpaceOps-Konferenzen sowie Unterstützung neuer Mitgliedsorganisationen und ExCom-Mitglieder im Rahmen des Onboardings* Pflege der Website und weiterer Kommunikationsplattformen sowie Veröffentlichung von Ankündigungen, Newslettern, Protokollen und weiteren relevanten Informationen* Administrative Unterstützung des Chair und Vice Chair durch Überwachung wichtiger Fristen sowie Koordination von Wahlen, Abstimmungen und offiziellen Veröffentlichungen* Mitwirkung bei der Erstellung von Jahresberichten, Newslettern sowie der Organisation von Auszeichnungen und Ehrungen* Regelmäßige Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern zur erfolgreichen Umsetzung internationaler Projekte**IHR PROFIL*** Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation* Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Projektumfeld, vorzugsweise im internationalen Umfeld* Erfahrung in der Organisation administrativer Abläufe sowie in der Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen oder internationalen Projekten* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise* Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung* Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern sowie in einem internationalen Arbeitsumfeld* Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich schnell in neue digitale Arbeitsplattformen einzuarbeiten* Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben den Überblick zu behalten* Teamfähigkeit sowie Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern* Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im Rahmen internationaler Veranstaltungen und Gremiensitzungen* Sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift**IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:**Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.Wir freuen uns auf Sie!**WICHTIGER HINWEIS**Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.