Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit

Job@ctive GmbH; Weßling; Vor Ort; EUR 18.000 - 28.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Job@ctive GmbH sucht am Standort Oberpfaffenhofen eine engagierte Verwaltungsmitarbeiterin bzw. einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit.

Die Tätigkeit kann zu Teilen im Homeoffice ausgeführt werden; Laptop und Diensthandy werden gestellt. Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Sitzungen des CAL und ExCom, die Moderation von Meetings in Präsenz, Hybrid und virtuell, sowie die Verwaltung von Governance-Unterlagen.

Qualifikationen

• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse auf hohem Niveau (C)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Struktur
• Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten
• Erfahrung im internationalen Umfeld vorteilhaft

Aufgaben

• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen (CAL/ExCom) inklusive Agenda, Protokollführung und Beschlussnachverfolgung
• Planung, Organisation und Moderation von Präsenz-, Hybrid- und virtuellen Meetings
• Verwaltung der Governance-Unterlagen und zentralen Archivbestände
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation (E-Mail, Website, Newsletter)
• Koordination von Prozessen wie Wahlen, Onboarding neuer Mitglieder und Zusammenarbeit mit Working Groups
• Unterstützung bei SpaceOps-Veranstaltungen (SpaceOps Conference 2027, Workshops, Industry Day)
• Administrative Assistenz des DLR SpaceOps Chair und Budgetunterstützung

Kenntnisse

Englisch (C)

Deutsch (C)

Organisationstalent

Eigenständiges Arbeiten

Internationale Erfahrung

Jobbeschreibung

Für einen unseren Kunden aus der Luft- und Raumfahrt Branche einen engagierten Mitarbeiter als Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit am Standort Oberpfaffenhofen.

Die Tätigkeit kann zu Teilen im Homeoffice ausgeführt werden. (Laptop und Diensthandy werden gestellt)

Aufgaben

• Organisation, Koordination und Nachbereitung der Sitzungen des Committee at Large (CAL) und Executive Committee (ExCom), inklusive Agendaerstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen
• Planung, Organisation und Moderation von Präsenz-, Hybrid- und virtuellen Meetings sowie Teilnahme an Sitzungen vor Ort und gelegentlichen Dienstreisen
• Verwaltung und Pflege der offiziellen Dokumentation, Governance-Unterlagen, Mitgliederlisten sowie des zentralen Archivs
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation, einschließlich E-Mail-Korrespondenz, Websitepflege, Newsletter-Erstellung sowie Veröffentlichung wichtiger Informationen
• Koordination organisatorischer Prozesse wie Wahlen, Fristen, Onboarding neuer Mitglieder sowie Zusammenarbeit mit Working Groups und internationalen Partnern
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von SpaceOps-Veranstaltungen, insbesondere der SpaceOps Conference 2027, Workshops, Industry Day sowie der Organisation von Awards
• Administrative Assistenz des DLR SpaceOps Chair sowie enge Abstimmung mit dem DLR Committee und Unterstützung bei organisatorischen und budgetrelevanten Aufgaben

Profil

• Sehr gute Kenntnisse in Englisch in Wort und Schrift Level C
• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten
• Erfahrung mit Arbeiten im internationalen Umfeld

Telefon: [phone], E-Mail: [e-mail]