Senior Receptionist Specialist

Williams Lea; Frankfurt; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Williams Lea sucht eine Senior Reception Specialist zur Verstärkung unseres Teams in Frankfurt. Die Stelle ist vollständig vor Ort, mit einer 25-Stunden-Woche (Montag bis Freitag), 5-Stunden-Schichten von 09:00 bis 15:00 Uhr, plus 30 Minuten Pause.

Zu Ihren Aufgaben gehören professioneller Empfang, Besucherbetreuung, Annahme von Anrufen und Unterstützung bei Besprechungsräumen, Organisation und anderen administrativen Abläufen.

Qualifications

• Abgeschlossene Schulausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Empfang, Kundenbetreuung bzw. Dienstleistung vorhanden.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, mind. B2.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und gepflegtes Auftreten.
• Sicheres Kommunikationsvermögen und Organisationstalent.

Responsibilities

• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern, Mandanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Annahme von Anrufen, Nachrichten und allgemeinen Anfragen.
• Unterstützung bei Besucheranmeldung, Zutrittsregelungen und Parkkoordination.
• Sicherstellung verlässlicher Besetzung des Empfangsbereichs.
• Unterstützung bei Reservierung von Besprechungsräumen und Bewirtung.

Skills

Empfangserfahrung

Kundenbetreuung

Dienstleistungsorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Education

Schulausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Besucherbuchungssysteme

Raumbuchungssysteme

Job description

Schichten: 25 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag; 5-Stunden-Schichten im Zeitfenster von 09:00 bis 15:00 Uhr.

Pause: 30 Minuten

Arbeitsmodell: Vollständig vor Ort

Williams Lea sucht einen Senior Reception Specialist zur Verstärkung unseres Teams!

Williams Lea ist ein weltweit führender Anbieter technologiegestützter Geschäfts- und Marketingdienstleistungen. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Prozesse durch robuste, skalierbare 24/7-Abläufe zu steuern und zu transformieren. Dabei verbinden wir fundiertes Fachwissen, Workflows mit integrierter, eigenständig agierender KI (Agentic AI) und ein globales Bereitstellungsmodell zu einem nahtlosen, technologiegestützten Erlebnis, bei dem menschliche Experten stets eingebunden sind („Human-in-the-Loop“). So verhelfen wir unseren Kunden zu herausragenden Geschäftsergebnissen.

Auf der Basis einer starken Tradition und exzellenter Kundenbeziehungen nutzen wir tiefgreifendes Branchenwissen, innovative Technologien und unser globales „Optishore™“-Bereitstellungsmodell, um Geschäftsprozesse zu planen, aufzubauen, umzusetzen und zu messen. Auf diese Weise fördern wir operative Agilität sowie die digitale Transformation – schnell und in großem Maßstab.

Williams Lea, ein Unternehmen von RRD, betreut Kunden in 20 Ländern auf vier Kontinenten und beschäftigt weltweit 15.000 Mitarbeiter.

Die leitende Empfangskraft ist für einen professionellen Empfang verantwortlich, serviceorientierten und reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich verantwortlich. Die Position stellt einen freundlichen und verbindlichen ersten Kontakt für Besucher, Mandanten, Geschäftspartner und Mitarbeitende sicher und unterstützt die tägliche Organisation des Empfangs, der Besprechungsräume sowie ausgewählter administrativer Abläufe.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Schulausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste oder einschlägige Berufserfahrung im Empfang, in der Kundenbetreuung, im Gastservice, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren dienstleistungsorientierten Tätigkeit sind erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Mindestens B2 Level; empfehlenswert C2/C1 Level
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein verbindliches und gepflegtes Auftreten.
• Sicheres Kommunikationsvermögen im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Besucheraufkommen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln.
• Gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung mit Besucher- oder Raumbuchungssystemen ist von Vorteil.
• Bereitschaft, Materialien mit einem Gewicht von bis zu 10–15 kg zu bewegen.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Empfang und Besucherbetreuung

• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern, Mandanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe, Nachrichten und allgemeiner Anfragen.
• Unterstützung bei Besucheranmeldung, Zutrittsregelungen, Ausweisausgabe und Parkkoordination gemäß den standortbezogenen Vorgaben.
• Sicherstellung einer verlässlichen Besetzung des Empfangsbereichs während der zugewiesenen Einsatzzeiten.
• Weiterleitung von Anliegen an die jeweils zuständigen internen Ansprechpartner.

Besprechungsraum- und Bewirtungsunterstützung

• Unterstützung bei der Reservierung und Koordination von Besprechungsräumen.
• Vorbereitung und Kontrolle der Besprechungsräume im Hinblick auf Ordnung, Sauberkeit und Einsatzbereitschaft.
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Getränken, Bewirtung und Besprechungsvorbereitungen nach Bedarf.
• Mitwirkung bei der Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes von Besprechungsräumen, Teeküchen und Gemeinschaftsflächen.
• Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern zur Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs.

Administrative Unterstützung

• Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Empfangsbetrieb.
• Pflege von Besucherlisten sowie Unterstützung bei alltäglichen Abstimmungs- und Organisationsaufgaben.
• Überblick über tagesaktuelle Termine und Raumnutzung zur Unterstützung eines geordneten Betriebsablaufs.
• Mitarbeit bei kurzfristigen Zusatzaufgaben und Unterstützung in Zeiten erhöhten Arbeitsaufkommens.

Verhalten und professionelle Standards

• Stets höfliches, verbindliches und repräsentatives Auftreten.
• Wahrung von Vertraulichkeit und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen.
• Professioneller Umgang mit einem internationalen Besucherkreis.
• Ruhige und sachliche Bearbeitung von Routineanliegen sowie rechtzeitige Einbindung der zuständigen Stelle bei komplexeren Fragestellungen.

Einsatz von KI bei Ihrer Bewerbung

Sie dürfen gerne KI-Tools nutzen, um sich über uns zu informieren, Ihren Lebenslauf oder Ihr Anschreiben zu optimieren und Vorstellungsgespräche zu üben. Bitte stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen eingereichten Unterlagen Ihre tatsächlichen Fähigkeiten und Erfahrungen widerspiegeln.

Um die Fairness zu wahren, nutzen Sie KI bitte nicht, um Erfolge zu erfinden oder zu übertreiben, Assessments zu absolvieren (sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist) oder Antworten für Live-Vorstellungsgespräche zu generieren.

Vergütung und Zusatzleistungen

Wir unterstützen unsere Mitarbeitenden sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Als Teil unseres Engagements für Ihr Wohlbefinden bieten wir ein umfassendes Paket an Zusatzleistungen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, für einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten, der jedem Einzelnen eine angenehme, herausfordernde und erfüllende Karriere mit Zukunftsperspektiven bieten möchte!

Chancengleichheit und Vielfalt

Das Unternehmen schätzt die Vielfalt, die eine heterogene Belegschaft in die Organisation einbringt, und diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und eingetragener Partnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Nationalität sowie ethnischer oder nationaler Herkunft), Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder sexueller Orientierung (jeweils ein „geschütztes Merkmal“ im Sinne des Antidiskriminierungsrechts). Das Unternehmen diskriminiert nicht aufgrund anderer sachfremder Faktoren und fördert eine Unternehmenskultur, die von Offenheit, Fairness und Transparenz geprägt ist.

Wenn Sie eine Behinderung haben und Ihre Bewerbung lieber in einem anderen Format einreichen möchten oder eine angemessene Anpassung benötigen, um an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen zu können, kontaktieren Sie uns bitte unter [e-mail] (Bewerbungen werden an diese E-Mail-Adresse nicht entgegengenommen).

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung: https://www.williamslea.com/privacy-statement