Guest Services Coordinator (m/w/d) – Workplace Experience

Latham & Watkins LLP; Düsseldorf; On-site; EUR 34,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrtkostenzuschuss

Verpflegungszuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Seminare

Gesundheitsvorsorge

Sportkurse

Corporate Benefits

Bike Leasing

Gesundheitsbudget

Und vieles mehr!

Job summary

Latham & Watkins LLP in Düsseldorf sucht eine/n Guest Services Coordinator (m/w/d) als integralen Bestandteil des Workplace Experience Teams. Du bist erste Anlaufstelle für Mandant:innen und Besucher:innen und arbeitest eng mit Anwält:innen sowie Business Services zusammen, um eine erstklassige Customer Experience sicherzustellen.

Zu deinen Aufgaben gehören Konferenzraum- und Veranstaltungskoordination, Telefonannahme, Bestellungen von Food & Beverages und Büromaterial sowie die

Qualifications

• Ausbildung in der Hotellerie oder vergleichbare Serviceposition.
• Erfahrungen im Empfang bzw. Office-Management von Vorteil.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie serviceorientiertes Handeln.

Responsibilities

• Konferenzraum- und Arbeitsplatzmanagement über Reservierungssystem.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe.
• Unterstützung bei Organisation und Durchführung interner/externer Veranstaltungen.
• Bestellung von Food & Beverages sowie Büromaterial.
• Rechnungskontrolle und -erfassung.

Skills

Organisationstalent

Technikaffinität

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Hotellerie-Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

About Latham & Watkins

Latham & Watkins zählt zu den weltweit führenden internationalen Kanzleien und berät Unternehmen und Institutionen, die die globale Wirtschaft antreiben. Wir sind Marktführer in den wichtigsten Finanz- und Wirtschaftszentren rund um den Globus. Unsere Investitionen in Menschen, unser Bekenntnis zu Innovation und unser Fokus auf die Zukunft ermöglichen es dir, eine außergewöhnliche Karriere aufzubauen und dein Potenzial in einer unterstützenden Kultur auszuschöpfen. Wenn Du danach strebst, zu den Besten zu gehören und mit den Besten zusammenzuarbeiten, bist Du hier richtig.

About the Role

Als Guest Services Coordinator (m/w/d) bist Du ein integraler Bestandteil unseres Workplace Experience Teams. Du bist die erste Anlaufstelle für Mandant:innen und Besucher:innen und arbeitest eng mit unseren Anwält:innen und den Business Services Teams zusammen, um eine erstklassige Customer Experience zu gewährleisten. Du übernimmst die Koordination und Organisation von Veranstaltungen und pflegst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen, und stellst dabei starke Arbeitsbeziehungen und eine hohe Servicequalität sicher. Im Rahmen des Facility Managements sorgst du dafür, dass das Büro gut instandgehalten und voll funktionsfähig ist. Darüber hinaus trägst du zu Initiativen bei, die die gesamte Workplace Experience verbessern. Wir bieten eine flexible Schichtrotation zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr, die eine abwechslungsreiche und engagierte Arbeitsweise fördert. Diese Position erfordert eine durchgängige Präsenz in unserem Düsseldorfer Büro.

Responsibilities & Qualifications

Zu deinen weiteren Aufgaben gehören:

• Konferenzraum- und Arbeitsplatzmanagement über unser Reservierungssystem
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen der Kanzlei
• Bestellung von Food & Beverages sowie Büromaterial
• Rechnungskontrolle und -erfassung

Wir würden uns freuen, von dir zu hören, wenn du:

• Freude daran hast, unseren Mandant:innen und Gästen einen herzlichen Empfang und erstklassigen Service zu bieten und diese Anforderungen entsprechend gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.
• Auch in hektischen Situationen dein Lächeln und deine Professionalität nie verlierst.
• Durch deine freundliche, zuvorkommende Art, hervorragende Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild überzeugst.

Und Folgendes mitbringst:

• Idealerweise verfügst Du über eine Ausbildung in der Hotellerie oder konntest Erfahrungen in einer vergleichbaren Position im Rezeptionsbereich bzw. in einer serviceorientierten Position sammeln.
• Organisationstalent, Technikaffinität, gute Kenntnisse der MS Office-Programme, sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Benefits & Additional Information

Für unseren Platz an der Spitze brauchen wir auch Dich! Dafür wollen wir mehr als nur Dein Arbeitgeber sein. Erfolgreichen Kandidat:innen bieten wir nicht nur hervorragende Karrierechancen, sondern auch ein stimmiges Gesamtpaket:

• Fahrtkostenzuschuss
• Verpflegungszuschuss
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältiges Angebot an Seminaren
• Gesundheitsvorsorge (z. B. Mitgliedschaft bei Headspace, Coaching, Wellbeing Events usw.)
• Sportkurse
• Zugang zu Corporate Benefits
• Bike Leasing
• Gesundheitsbudget
• Und vieles mehr!

Darüber hinaus bieten wir eine Reihe von Programmen an, darunter Global Affinity Groups, die allen offen stehen. Diese Gruppen bieten eine unternehmensweite Plattform zum Austausch von Erfahrungen und Ideen sowie die Möglichkeit, Teil eines solidarischen Netzwerks mit gemeinsamen Interessen zu sein und so den Kanzleialltag zu bereichern. Latham & Watkins unterstützt und fördert Chancengleichheit. Die Kanzlei verbietet die Diskriminierung von Mitarbeitern oder Bewerbern aufgrund von Ethnie, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, gender-spezifischer Identität, Familienstand oder sonstiger Merkmale oder Bedingungen, die durch geltende Gesetze geschützt sind.