Guest Services Coordinator (m/w/d) – Workplace Experience

Latham & Watkins; Düsseldorf; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrtkostenzuschuss

Verpflegungszuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Seminare

Gesundheitsvorsorge

Sportkurse

Corporate Benefits

Bike Leasing

Gesundheitsbudget

Job summary

Latham & Watkins in Düsseldorf sucht eine erfahrene Guest Services Coordinator (m/w/d) als Teil des Workplace Experience Teams. Sie sind Anlaufstelle für Mandant:innen und Besucher:innen, koordinieren Veranstaltungen und arbeiten eng mit Anwält:innen sowie den Business Services Teams zusammen, um eine herausragende Customer Experience zu gewährleisten.

Zu Ihren Aufgaben gehören Konferenzraum- und Arbeitsplatzmanagement, Annahme eingehender Anrufe, Organisation interner/externer Veranstaltungen,

Qualifications

• Ausbildung in der Hotellerie oder vergleichbare Position.
• Organisationstalent und Technikaffinität.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Konferenzraum- und Arbeitsplatzmanagement über Reservierungssystem.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe.
• Organisation und Durchführung interner/externer Kanzleiveranstaltungen.
• Bestellung von Food & Beverages sowie Büromaterial.
• Rechnungskontrolle und -erfassung.

Skills

Kundenorientierung

Organisationstalent

Technikaffinität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung in der Hotellerie

Tools

MS Office

Job description

About Latham & Watkins

Latham & Watkins zählt zu den weltweit führenden internationalen Kanzleien und berät Unternehmen und Institutionen, die die globale Wirtschaft antreiben. Wir sind Marktführer in den wichtigsten Finanz- und Wirtschaftszentren rund um den Globus. Unsere Investitionen in Menschen, unser Bekenntnis zu Innovation und unser Fokus auf die Zukunft ermöglichen es dir, eine außergewöhnliche Karriere aufzubauen und dein Potenzial in einer unterstützenden Kultur auszuschöpfen. Wenn Du danach strebst, zu den Besten zu gehören und mit den Besten zusammenzuarbeiten, bist Du hier richtig.

About The Role

Als Guest Services Coordinator (m/w/d) bist Du ein integraler Bestandteil unseres Workplace Experience Teams. Du bist die erste Anlaufstelle für Mandant:innen und Besucher:innen und arbeitest eng mit unseren Anwält:innen und den Business Services Teams zusammen, um eine erstklassige Customer Experience zu gewährleisten. Du übernimmst die Koordination und Organisation von Veranstaltungen und pflegst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen, und stellst dabei starke Arbeitsbeziehungen und eine hohe Servicequalität sicher. Im Rahmen des Facility Managements sorgst du dafür, dass das Büro gut instandgehalten und voll funktionsfähig ist. Darüber hinaus trägst du zu Initiativen bei, die die gesamte Workplace Experience verbessern. Wir bieten eine flexible Schichtrotation zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr, die eine abwechslungsreiche und engagierte Arbeitsweise fördert. Diese Position erfordert eine durchgängige Präsenz in unserem Düsseldorfer Büro.

Responsibilities & Qualifications

Zu deinen weiteren Aufgaben gehören:

• Konferenzraum- und Arbeitsplatzmanagement über unser Reservierungssystem
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen der Kanzlei
• Bestellung von Food & Beverages sowie Büromaterial
• Rechnungskontrolle und -erfassung

Wir würden uns freuen, von dir zu hören, wenn du:

• Freude daran hast, unseren Mandant:innen und Gästen einen herzlichen Empfang und erstklassigen Service zu bieten und diese Anforderungen entsprechend gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.
• Auch in hektischen Situationen dein Lächeln und deine Professionalität nie verlierst.
• Durch deine freundliche, zuvorkommende Art, hervorragende Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild überzeugst.

Und Folgendes mitbringst:

• Idealerweise verfügst Du über eine Ausbildung in der Hotellerie oder konntest Erfahrungen in einer vergleichbaren Position im Rezeptionsbereich bzw. in einer serviceorientierten Position sammeln.
• Organisationstalent, Technikaffinität, gute Kenntnisse der MS Office-Programme, sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Benefits & Additional Information

• Fahrtkostenzuschuss
• Verpflegungszuschuss
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältiges Angebot an Seminaren
• Gesundheitsvorsorge (z. B. Mitgliedschaft bei Headspace, Coaching, Wellbeing Events usw.)
• Sportkurse
• Zugang zu Corporate Benefits
• Bike Leasing
• GesundheitsbudgetUnd vieles mehr!

Latham & Watkins unterstützt und fördert Chancengleichheit. Die Kanzlei verbietet die Diskriminierung von Mitarbeitern oder Bewerbern aufgrund von Ethnie, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, gender-spezifischer Identität, Familienstand oder sonstiger Merkmale oder Bedingungen, die durch geltende Gesetze geschützt sind.

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