Sekretärin/Backoffice/Bürokauffrau (m/w/d)

stb-roob; Eppelborn; Remote; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Job summary

Steuerkanzlei Roob sucht eine engagierte Sekretärin/Backoffice-Kraft/Bürokauffrau (m/w/d) zur eigenverantwortlichen Organisation des Kanzleibüros und zentraler Koordination der Abläufe. Sie sind die erste Ansprechperson für Mandanten – telefonisch oder persönlich am Empfang.

Sie strukturieren Post und Fristen, unterstützen beim digitalen Onboarding der Mandanten und zeigen ihnen den Einstieg mit DATEV. Wir setzen auf eine papierlose, moderne Arbeitsweise mit zwei Bildschirmen und digitalem

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Sekretariat/Kanzleiorganisation
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
• Idealerweise DATEV-Grundkenntnisse, gute Einarbeitung möglich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Kanzleibüros
• Erste Ansprechperson für Mandanten am Telefon und Empfang
• Postein- und -ausgang strukturieren, Fristen verwalten
• Unterstützung neuer Mandanten beim digitalen Onboarding (DATEV)
• Sichere, diskrete Bearbeitung vertraulicher Daten und Dokumente

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Job description

Sekretärin/Backoffice/Bürokauffrau (m/w/d)

Als Sekretärin/Backoffice-Kraft/Bürokauffrau (m/w/d) hältst du den Beratern den Rücken frei und sorgst dafür, dass der gesamte Betrieb läuft. Doch statt echter Wertschätzung landet im aktuellen Job meistens nur das tägliche Chaos auf deinem Schreibtisch. Du musst unvollständigen Unterlagen hinterherlaufen, strukturelle Fehler ausbaden und am Telefon den Frust anstrengender Mandanten abfangen. Gleichzeitig bleibst du fachlich auf der Stelle stehen: Für eigene Ideen, eigenverantwortliches Arbeiten oder eine gezielte Weiterbildung fehlt im Kanzleialltag schlicht der Raum.Bei uns in der Steuerkanzlei Roob ist das anders. Wir wissen, dass kein Berater vernünftig arbeiten kann, wenn das Fundament im Backoffice fehlt. Deshalb steht unser Team an erster Stelle: Wir arbeiten auf absoluter Augenhöhe zusammen – komplett ohne Ellenbogenmentalität oder Kanzlei-Politik. Bei uns bekommst du das Vertrauen, deinen Arbeitsbereich eigenverantwortlich und digital zu organisieren. Wenn du dich fachlich weiterentwickeln willst, fördern wir dich aktiv und übernehmen die Kosten für deine Fortbildungen. Weil wir unsere Mandanten sehr gezielt auswählen, hast du es zudem nur mit freundlichen Unternehmern zu tun, die deine Arbeit respektieren.

Als Sekretärin/Backoffice-Kraft/Bürokauffrau (m/w/d) organisierst du eigenverantwortlich unser Kanzleibüro und koordinierst die zentralen Abläufe im Hintergrund. Du bist die erste Ansprechperson für unsere ausgesuchten Mandanten – sowohl am Telefon als auch direkt beim Empfang in unserer Kanzlei. Du strukturierst den Postein- und -ausgang, verwaltest Fristen und unterstützt neue Mandanten ganz entspannt beim digitalen Onboarding, indem du ihnen beispielsweise den Start mit DATEV zeigst. Mit deiner strukturierten Art behältst du jederzeit den Überblick, sodass alle administrativen Prozesse reibungslos ineinandergreifen.Gearbeitet wird komplett digital über DATEV, mit modernem Equipment und zwei Bildschirmen, sodass dir alle Dokumente und Daten sauber an einem Ort vorliegen. Weil wir unsere Mandanten sehr gezielt auswählen und unsere internen Abläufe klar definiert sind, läuft dein Alltag ruhig und planbar ab. Du bist bei uns die organisatorische Instanz im Team, auf die sich die Kollegen im Alltag blind verlassen können.

Gehalt: 2.800 € – 3.800 € brutto monatlich (Einstiegsgehalt – je nach Qualifikation) + regelmäßige Erhöhungen Aufstiegsmöglichkeiten: vorhanden Einarbeitungsphase: in der Regel 2–4 Monate Stundenanzahl: 40 Std./Woche

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau, Kauffrau für Büromanagement, Steuer- oder Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Kanzleiorganisation oder gehobenes Backoffice
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
• Idealerweise erste Berührungspunkte mit DATEV, aber kein Muss – wir arbeiten dich gründlich ein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine professionelle und herzliche Korrespondenz
• Eine hohe digitale Affinität und Lust auf ein komplett papierloses Büro

• Eine eigenverantwortliche, präzise und extrem strukturierte Arbeitsweise
• Ein herzliches, offenes und klares Auftreten am Telefon sowie beim persönlichen Empfang unserer Mandanten
• Echtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, auch bei vielen gleichzeitigen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
• Starke Teamfähigkeit und Freude an einem ehrlichen, kollegialen Austausch auf absoluter Augenhöhe
• Eine auf Langfristigkeit ausgerichtete Arbeitseinstellung sowie die Motivation, den eigenen Bereich aktiv mitzugestalten

Schlusswort:

In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre steuerliche Situation und wie wir Sie am besten unterstützen.