Sekretariat und Teamassistenz (m/w/d)

GROBER Steuerberatung GmbH; Heidelberg; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice nach Einarbeitung

32 Tage Urlaub

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusatzleistungen (Gutscheinkarte)

Jobticket

Firmenevents

Kaffee, Wasser, Obst und Snacks

Kooperatives Arbeitsklima

Job summary

Grober Steuerberatung in Heidelberg sucht eine engagierte Sekretariat und Teamassistenz (m/w/d) für den Kanzlei-Alltag. Du betreust Mandanten, nimmst Anrufe entgegen, sortierst Post und E-Mails, verwaltest Fristen und unterstützt das Team im Dokumentenmanagement.

Du bringst Erfahrung im Sekretariat idealerweise in einer Steuerkanzlei mit, bist serviceorientiert, zuverlässig und teamfähig. DATEV-Kenntnisse sind wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.

Qualifications

• Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in einer Steuerkanzlei oder Rechtsanwaltskanzlei.
• Serviceorientierung und freundliches Auftreten sind Pflicht.
• Teamfähigkeit und Kollegialität sind gewünscht.
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise ist essenziell.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sind vorteilhaft.

Responsibilities

• Erste/r Ansprechpartner/in für Mandanten – professionelle Beantwortung deren Anliegen
• Professionelle Telefonbetreuung: Entgegennahme, Weiterleitung und Dokumentation von Anrufen
• E-Mail- und Postbearbeitung (Eingang, Ausgang, Verteilung)
• Verwaltung von Verwaltungsabläufen mit zuverlässiger Fristenüberwachung
• Digitale Dokumentenmanagement (DATEV Eigenorganisation Classic)
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mandanten und Auftragsanlage in DATEV
• Strukturierte Ablage, Datenpflege, Aktenorganisation und Archivierung
• Terminplanung und -koordination, Verwaltung von Kalendern
• Empfang und Kundenbetreuung, freundliche Begrüßung von Gästen
• Unterstützung der Kanzleileitung bei administrativen Aufgaben
• Protokollführung bei internen Meetings
• Schreibtätigkeiten: Verfassen und Formatieren von Korrespondenzen
• Mitarbeit bei Planung von Teamevents und Online-Marketing

Skills

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Sorgfältige Arbeitsweise

Lernbereitschaft

Eigeninitiative

Digitale Arbeitsweise

Tools

DATEV

MS Office

Job description

Dein Job als Sekretariat und Teamassistenz (m/w/d)

Was wir Dir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Aufgaben
• Moderne digitale Arbeitsumgebung
• Strukturierte Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Teilzeit- oder Vollzeitmodelle möglich
• Homeoffice-Optionen nach Einarbeitung
• Bis zu 32 Tage Urlaub
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zusatzleistungen (Gutscheinkarte, Jobticket, Firmenfitness)
• Regelmäßige Teamevents und Firmenevents
• Kaffee, Wasser, Obst und Snacks
• Wertschätzendes und kollegiales Arbeitsklima

Deine Aufgaben

• Erste/r Ansprechpartner/in für Mandanten – professionelle Beantwortung deren Anliegen
• Professionelle Telefonbetreuung: Entgegennahme, Weiterleitung und Dokumentation von Anrufen
• E-Mail- und Postbearbeitung (Eingang, Ausgang, Verteilung)
• Verwaltung von Verwaltungsabläufen mit zuverlässiger Fristenüberwachung
• Digitales Dokumentenmanagement (DATEV Eigenorganisation Classic)
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mandanten und Auftragsanlage in DATEV
• Strukturierte Ablage und Datenpflege, Aktenorganisation und Archivierung
• Terminplanung und -koordination, Verwaltung von Kalendern
• Empfang und Kundenbetreuung, freundliche Begrüßung von Gästen
• Unterstützung der Kanzleileitung bei administrativen und Controllingaufgaben
• Protokollführung bei internen Meetings
• Schreibtätigkeiten: Verfassen und Formatieren von Korrespondenzen und Dokumenten
• Mitarbeit bei Planung von Teamevents und Online-Marketing

Das bringst Du mit

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise in einer Steuerkanzlei oder Rechtsanwaltskanzlei
• Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Kollegialität
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnisse in DATEV wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse: MS Office (Word, Excel, Outlook), digitale Tools
• Motivation, Engagement und Lernbereitschaft
• Leistungsfähigkeit und Eigeninitiative
• Lust auf digitales und innovatives Arbeiten