Sekretariat Dezernat V (m/w/d)

Stadt Trier; Trier; On-site; EUR 42,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Familienfreundlichkeit

Betriebliche Gesundheitsförderung

Fortbildungsangebote

Moderne Verwaltung

Kollegiale Atmosphäre

Job summary

Stadt Trier sucht eine/n Sekretariatsmitarbeiter/in im Dezernat V (m/w/d) in Vollzeit. Sie übernehmen alle Sekretariatsaufgaben, koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz und dienen als zentrale Ansprechperson für Führungs- und Sachgebietsleitungen. Zudem unterstützen Sie organisatorisch bei Reisen, Sitzungen und Veranstaltungen.

Das unbefristete Arbeitsverhältnis orientiert sich am TVöD, inkl. 100% Vollbeschäftigung.

Qualifications

• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben.
• Bearbeitung digitaler und postalischer Korrespondenz, Terminkoordination.
• Sicherstellung der internen Kommunikation; Ansprechpartner für Amts- und Sachgebietsleitungen.

Responsibilities

• Unterstützung des Dezernenten bei Organisation von Terminen und Geschäftsreisen.
• Vorbereitung von Sitzungen und Organisation von Veranstaltungen.
• Führung bzw. Unterstützung von zeitlich befristeten Einzelprojekten.

Skills

MS Office Kenntnisse

Selbständige Arbeitsweise

Kundenorientierung

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Laufbahnprüfung 2. Einstiegsamt/Verwaltungsfachangestellte(r)

Angestelltenlehrgang I

3-jährige kaufmännische/bürobezogene Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Stadt Trier

Trier ist die älteste Stadt Deutschlands (ca. 110.000 Einwohner) und ein lebendiger, wachsender Lebens- und Wirtschaftsstandort nahe Luxemburg, Frankreich und Belgien. Als Universitäts- und Hochschulstadt bietet Trier mit umfassenden Bildungs-, Kultur- und Freizeitangeboten eine hohe Lebensqualität. Um die Belange der Bürgerinnen und Bürger kümmern sich derzeit rund 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Trier.

Sekretariat Dezernat V (m/w/d)

Vollzeit, unbefristet, Entgeltgruppe 8 TVöD / Besoldungsgruppe A 8 LBesG

Ihre Aufgaben:

• alle anfallenden Sekretariatsaufgaben
• Bearbeitung der digitalen und postalischen Korrespondenz, Terminkoordination
• Sicherstellung der internen Kommunikation, Ansprech- und Servicepartner für Amts- und Sachgebietsleitungen
• Unterstützung des Dezernenten bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten wie z.B. Organisation von Terminen und Geschäftsreisen, Vorbereitung von Sitzungen
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
• Führung resp. Unterstützung von zeitlich befristeten Einzelprojekten
• Führung der Urlaubs- und Krankendatei mit der Funktion des/der Zeitbeauftragten
• Unterstützung und Zuarbeit bei der Beantwortung von Anfragen der Fraktionen sowie der Presse Vertretung anderer Funktionsbereiche im Dezernatsbüro

Ihr Profil:

• abgeschlossene Laufbahnprüfung für das 2. Einstiegsamt (Fachrichtung Verwaltung und Finanzen)oder
  abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d)oder
  erfolgreiche Absolvierung des Angestelltenlehrgangs Ioder
  erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit kaufmännischem bzw. bürobezogenem Schwerpunkt sowie die Bereitschaft zur Absolvierung des Verwaltungslehrgangs I (Informationen: Link)
• erste Berufserfahrung im Bereich der Assistenz von Führungskräften wünschenswert
• fundierte Kenntnisse in MS-Office, Bereitschaf zum Erlernen weiterer Anwenderprogramme
• selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• ergebnis-, lösungs- und dienstleistungsorientiert im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Kolleginnen und Kollegen
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Loyalität, Diskretion, hohe Eigenmotivation und Belastbarkeit
• freundliches, offenes und sicheres Auftreten

Das unbefristete Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst mit Entgelt aus der Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. Besoldung aus Besoldungsgruppe A 8 LBesG. Der Beschäftigungsumfang beträgt 100 % der Vollbeschäftigung. Die Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, wobei eine Ganztagspräsenz gewährleistet sein muss. Es besteht die Möglichkeit, die Arbeit zumindest in Teilen im Rahmen eines mobilen Arbeitsplatzes zu erledigen.

Wir bieten:

• Familienfreundlichkeit z.B. durch flexible Arbeitszeiten, Krippenbelegplätze, eine eigene Ferienbetreuung für Kinder von Mitarbeitenden, Unterstützung bei der Vermittlung von Kurzzeitpflegeplätzen
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• gezielte Fortbildungsangebote
• aktive Gestaltungsmöglichkeiten in einer modernen Verwaltung
• kollegiale Atmosphäre und ein dynamisches, motiviertes Team

Die Stadtverwaltung Trier ist als familienfreundliche Institution zertifiziert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. In Umsetzung des Landesgleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Frauen. In Umsetzung des Migrationskonzeptes der Stadt Trier begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Migrationshintergrund.

Ihr Kontakt:

Für Fragen und Informationen steht Ihnen Herr Hermes zur Verfügung, Tel. [phone].

www.trier.de/stellenangebote