Sekretär/in (m/w/d) | Kenn-Nr. 066/26

Bht Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 23,000 - 29,000; Part time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

Zuschuss Firmenticket

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Parkplatzangebot

Job summary

Die Berliner Hochschule für Technik (BHT) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/sekretär/in (m/w/d) in Teilzeit (47 %, 18,5 Wochenstunden) befristet auf zwei Jahre. Die Stelle ist dem Präsidium zugeordnet und TV-L Berlin Hochschulen Entgeltgruppe 6.

Zu Ihrem Aufgabenfeld gehören Post- und E-Mail-Bearbeitung, Terminplanung, Telefon- und Schriftverkehr, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle und Präsentationsunterlagen, Empfang und Aktenführung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung im Sekretariat bzw. in der Assistenz.
• Kenntnisse in Verwaltung, idealerweise im Hochschulbereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache.
• Sehr gute Rechtschreibung.

Responsibilities

• Bearbeitung von Post- und E-Mail-Eingängen sowie Ausgangspost.
• Terminplanung und Koordination.
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen.
• Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationsunterlagen.
• Empfang und Betreuung von Gästen.
• Führung und Verwaltung von Akten, Unterlagen und Wiedervorlagen.

Skills

Sekretariat/Assistenz

MS-Office

Organisation

Deutsch-Kommunikation

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Tools

MS-Office Anwendungen

Job description

Im Präsidium ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle befristet auf zwei Jahre zu besetzen:

Sekretär/in (m/w/d); Entgeltgruppe 6 TV-L Berliner Hochschulen; mit 47 % (18,5 Wochenstunden) der regelmäßigen Arbeitszeit

Aufgabengebiet

• Unterstützung des Präsidiums bei der Wahrnehmung seiner organisatorischen und administrativen Aufgaben
  • Bearbeitung des Post- und E-Mail-Einganges sowie Ausgangspost
  • Terminplanung und -koordination
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
  • Erstellung und Aufbereitung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationsunterlagen
  • Empfang und Betreuung von Gästen
  • Führung und Verwaltung von Akten, Unterlagen und Wiedervorlagen

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. eine kaufmännische Ausbildung in der öffentli chen Verwaltung oder eine vergleichbare Ausbildung (Vorlage des Abschlusses spätestens zum Zeitpunkt der Unterschrift des Arbeitsvertrages) oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Erfahrung im Sekretariats- bzw. Assistenzbereich
• Kenntnisse und Erfahrung in der Verwaltung, vorzugsweise im Hochschulbereich
• Kenntnisse von MS-Office Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel, Power Point)
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Formulierungsvermögen in Deutsch
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse

Darüber hinaus ist von Vorteil:

• Fähigkeit zur Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen im Assistenzbereich

Außerfachliche Anforderungen

• Verantwortungsbewusstsein, Integrität sowie Verbindlichkeit
• Fähigkeit auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung die übertragenen Aufgaben ziel gerichtet zu verfolgen
• Selbstständige, dienstleistungs- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Freundliches und teamorientiertes Auftreten
• Einen Arbeitsplatz im Innenstadtbereich, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist
• Möglichkeit zur Parkplatzvermietung
• Externe und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. div. Sportkurse)
• Familienfreundliche Arbeitszeit durch Gleitzeit und mobiles Arbeiten
• Für Tarifbeschäftigte: Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Zuschuss zum Firmenticket
• Ein aufgeschlossenes Team, das sich über Ihre Verstärkung freut

Die Berliner Hochschule für Technik bittet qualifizierte Interessentinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Sie freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen (§ 151 Abs. 2 SGB IX), sie werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Die Berliner Hochschule für Technik (BHT)

Zukunftsorientiert, praxisnah, forschungsstark: Im Herzen der Hauptstadt bietet die BHT das größte ingenieurwissenschaftliche Studienangebot in der Region. Unter dem Motto „Studiere Zukunft“ bilden wir in über 70 technischen, natur-, lebens- und wirtschaftswissenschaftlichen Studiengängen mehr als 12.000 Studierende stets am Puls der Zeit aus und engagieren uns in der beruflichen Weiterbildung. Mit 300 Professor*innen, rund 450 Beschäftigten in Verwaltung, Technik und Wissenschaft sowie unseren Lehrbeauftragten sind wir ein starker Wissenschaftspartner – auch in internationalen Netzwerken.