Sekretär/in (m/w/d) / 066/26

Berliner Hochschule für Technik; Berlin; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Parkmöglichkeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Gleitzeit & mobiles Arbeiten

30 Urlaubstage

Zuschuss zum Firmenticket

Innenstadtlage mit guter Verkehrsan‑

Job summary

Die Berliner Hochschule für Technik (BHT) sucht eine/n Sekretär/in (m/w/d) zur Verstärkung des Präsidiums. Die Stelle ist befristet auf zwei Jahre, Teilzeit 18,5 Wochenstunden, Entgeltgruppe 6 TV-L Berliner Hochschulen. Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Schriftverkehr, Protokolle sowie die Betreuung von Gästen und die Verwaltung von Akten.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung bzw. eine einschlägige Verwaltungserfahrung mit, beherrschen MS Office sicher und verfügen über hervorragende

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung im Sekretariat/Assistenzbereich.
• Kenntnisse in öffentlicher Verwaltung bevorzugt.
• MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Sehr gutes Schrift- und Sprachvermögen in Deutsch.
• Ausgeprägte Rechtschreibkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung des Präsidiums bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Bearbeitung von Post- und E-Mail-Eingängen sowie Ausgangspost.
• Terminplanung und -koordination.
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen.
• Erstellung und Aufbereitung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationsunterlagen.
• Empfang und Betreuung von Gästen.
• Führung und Verwaltung von Akten und Wiedervorlagen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Arbeitsorganisation

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Im Präsidium ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle befristet auf zwei Jahre zu besetzen:

Sekretär/in (m/w/d)

Entgeltgruppe 6 TV-L Berliner Hochschulen

mit 47 % (18,5 Wochenstunden) der regelmäßigen Arbeitszeit

Aufgabengebiet

• Unterstützung des Präsidiums bei der Wahrnehmung seiner organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Bearbeitung des Post- und E-Mail-Einganges sowie Ausgangspost
• Terminplanung und -koordination
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Erstellung und Aufbereitung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationsunterlagen
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Führung und Verwaltung von Akten, Unterlagen und Wiedervorlagen

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. eine kaufmännische Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder eine vergleichbare Ausbildung (Vorlage des Abschlusses spätestens zum Zeitpunkt der Unterschrift des Arbeitsvertrages) oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Erfahrung im Sekretariats- bzw. Assistenzbereich
• Kenntnisse und Erfahrung in der Verwaltung, vorzugsweise im Hochschulbereich
• Kenntnisse von MS-Office Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel, Power Point)
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Formulierungsvermögen in Deutsch
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse

Darüber hinaus ist von Vorteil:

• Fähigkeit zur Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen im Assistenzbereich

Außerfachliche Anforderungen

• Verantwortungsbewusstsein, Integrität sowie Verbindlichkeit
• Fähigkeit auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung die übertragenen Aufgaben zielgerichtet zu verfolgen
• Selbstständige, dienstleistungs- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Freundliches und teamorientiertes Auftreten

Wir bieten

• Einen Arbeitsplatz im Innenstadtbereich, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist
• Möglichkeit zur Parkplatzvermietung
• Externe und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. div. Sportkurse)
• Familienfreundliche Arbeitszeit durch Gleitzeit und mobiles Arbeiten
• Für Tarifbeschäftigte: Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• 30 Urlaubstage
• Zuschuss zum Firmenticket
• Ein aufgeschlossenes Team, das sich über Ihre Verstärkung freut

Die Berliner Hochschule für Technik (BHT)

Zukunftsorientiert, praxisnah, forschungsstark: Im Herzen der Hauptstadt bietet die BHT das größte ingenieurwissenschaftliche Studienangebot in der Region. Unter dem Motto „Studiere Zukunft“ bilden wir in über 70 technischen, natur-, lebens- und wirtschaftswissenschaftlichen Studiengängen mehr als 12.000 Studierende stets am Puls der Zeit aus und engagieren uns in der beruflichen Weiterbildung. Mit 300 Professor*innen, rund 450 Beschäftigten in Verwaltung, Technik und Wissenschaft sowie unseren Lehrbeauftragten sind wir ein starker Wissenschaftspartner – auch in internationalen Netzwerken.