Sekretär*in – Lehr- und Institutsorganisation (m/w/d)

Heidelberg University; Heidelberg; Hybride; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Heidelberg University Hospital sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Organisation der akademischen Lehre. Sie koordinieren Lehrveranstaltungen, Prüfungen und organisatorische Abläufe und arbeiten eng mit Lehrenden sowie Studierenden zusammen.

Sie verfügen über eine einschlägige Berufsausbildung, bringen Praxiserfahrung mit und nutzen MS Office sicher. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sind erforderlich, um einen reibungslosen Service zu gewährleisten.

Qualifications

• Relevante Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit Praxiserfahrung.
• Idealerweise Kenntnisse in Hochschulabläufen und akademischer Lehr-/Studienorganisation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse für professionelle Kommunikation mit Lehrenden und Studierenden.

Responsabilités

• Gemeinsam mit dem interdisziplinären Team organisatorische Abläufe in der akademischen Lehre gestalten und koordinieren.
• Unterstützung der Lehrorganisation der Studiengänge Medizinische Informatik und HeiCuMed.
• Zentrale Ansprechperson für Lehrende und Studierende; Kommunikation zuverlässig sicherstellen.
• Stunden-, Raum- und Terminplanung koordinieren und Fristen im Blick behalten.
• Prüfungsorganisation sowie allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben im Organisationsteam übernehmen.

Connaissances

MS Office

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Teamwork

Formation

Berufsausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation

Outils

HeiCO

Moodle

SAP

Description du poste

Gestalten Sie mit uns die organisatorische Basis für erfolgreiche akademische Lehre: Das Institut für Medizinische Informatik verbindet Medizin, Informatik und Gesundheitswesen und entwickelt innovative Lösungen für die digitale Medizin. Ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit ist die Ausbildung der nächsten Generation. Gemeinsam mit der Hochschule Heilbronn gestalten wir den Studiengang Medizinische Informatik und wirken darüber hinaus an der medizinischen Lehre im Rahmen von HeiCuMed mit.Als Teil unseres interdisziplinären Teams sorgen Sie dafür, dass Lehrveranstaltungen, Prüfungen und organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen. Dabei erwartet Sie ein kollegiales Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und einem Arbeitsplatz mit besonderem Ausblick über Heidelberg und den Neckar.

Einblick in Ihre Aufgaben

• Gemeinsam mit unserem interdisziplinären Team gestalten und koordinieren Sie die organisatorischen Abläufe in der akademischen Lehre
• Sie unterstützen die Lehrorganisation der Studiengänge Medizinische Informatik und Humanmedizin (HeiCuMed)
• Als zentrale organisatorische Ansprechperson kommunizieren Sie zuverlässig mit Lehrenden und Studierenden
• Stunden-, Raum- und Terminplanung koordinieren Sie strukturiert und behalten dabei unterschiedliche Anforderungen und Fristen im Blick
• Die Organisation und administrative Begleitung von Prüfungen gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich
• Im Organisationsteam des Instituts übernehmen Sie allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben und vertreten sich gegenseitig mit der Teamassistenz

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine einschlägige Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation und Praxiserfahrung
• Idealerweise kennen Sie die Abläufe einer Hochschule, Universität oder vergleichbaren wissenschaftlichen Einrichtung und haben bereits Erfahrung in der akademischen Lehr- oder Studienorganisation
• Im Arbeitsalltag nutzen Sie MS Office sicher; Kenntnisse in HeiCO, Moodle und SAP sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse ermöglichen Ihnen eine professionelle und serviceorientierte Kommunikation mit Lehrenden, Studierenden und Kolleg*innen
• Interesse an akademischer Lehre und Freude daran, komplexe organisatorische Abläufe verlässlich zusammenzuführen, runden Ihr Profil ab
• Persönlich überzeugen Sie durch eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, soziale Kompetenz und Zuverlässigkeit

Über uns

Bringen Sie Ihr Orgranisationstalent ein!