Sekretär*in der Geschäftsleitung (Landesbezirksleitung)

Cu Pido; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

38 Stunden-Woche

13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld

33 Tage Urlaub im Jahr

Mobile Arbeit

Gleitzeit

Fort- und Weiterbildung

Arbeitszeitkonto

Altersvorsorgezuschuss

HVV-/Deutschlandticket

Job summary

ver.di in Hamburg sucht eine durchsetzungsstarke Sekretärin/sekretär der Geschäftsleitung (Landesbezirksleitung) in Vollzeit. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson, unterstützen die Landesleitung bei Organisation, Fristen und Dokumenten, erstellen Präsentationen und Berichte und bereiten Meetings sowie externe Veranstaltungen professionell vor.

Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, Diskretion, Struktur und hohe Belastbarkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz/sekretärische Tätigkeiten.
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Dokumenten und Fristen.
• Affinität zu digitalen Tools und neuen Technologien.

Responsibilities

• Verlässliche Ansprechperson für interne/externe Geschäftsvorgänge in Abstimmung mit der Landesleitung.
• Unterstützung der Landesleitung in organisatorischen, administrativen und operativen Belangen.
• Erstellung/Verarbeitung von Präsentationen, Berichten und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Landesleitung.
• Vorbereitung und Betreuung von Meetings, Tagungen, Gremiensitzungen und externen Veranstaltungen.

Skills

Organisationstalent

Terminkoordination

Teamkoordination

MS 365

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Wir sind ver.di!

ver.di in Hamburg repräsentiert fast 88.000 Mitglieder aus einer Vielzahl von Berufsfeldern. Als größte Einzelgewerkschaft in Hamburg setzen wir uns sowohl in den Betrieben sowie Dienststellen als auch bei Tarifverhandlungen und gegenüber der Politik für die Interessen unserer Mitglieder ein.

Unsere Mission
Wir setzen uns konsequent für menschenwürdige Arbeits- und Lebensbedingungen, finanzielle Sicherheit und gesellschaftliche Teilhabe ein. Wir organisieren solidarisches Handeln, um uns Gemeinsam für eine gerechtere (Arbeits-) Welt einzusetzen. (weitere Informationen über www.hamburg.verdi.de)

Im Landesbezirk Hamburg ist ab sofort eine unbefristete Vollzeitstelle eine*r Sekretär*in der Geschäftsleitung (Landesbezirksleitung) zu besetzen.

Du übernimmst eine zentrale Schnittstellenfunktion, unterstützt bei der Organisation und Koordination aller Landesbezirksleitungsangelegenheiten und bringst Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Dokumenten, Fristen und rechtlichen Sachverhalten mit.

Als Sekretär*in der Geschäftsleitung (Landesbezirksleitung) trägst du maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes bei.

Als Teammitglied bist du zuständig für:

• Du übernimmst die Rolle einer verbindlichen und kompetenten Ansprechperson für interne und externe Geschäftsvorgänge – in direkter Abstimmung mit der Landesleitung.
• Du unterstützt die Landesleitung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen, sowie der täglichen Arbeit.
• erstellen/verarbeiten von Präsentationen, Berichte und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Landesleitung.
• Vorbereitung und Betreuung von Meetings, Tagungen, Gremiensitzungen und externer Veranstaltungen – inklusive Terminplanung, Überwachung und Protokollführung.
• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen inklusive der Protokollführung.
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz und Übernahme klassischer administrativer Verwaltungs- und Assistenzaufgaben.
• Bearbeitung der Tagespost (auch elektronisch), Organisation der Ablage, Rechnungswesen, Fristenkontrolle sowie die Erledigung des Schriftwechsels.
• Fundierte Kenntnisse und routinierter Umgang in Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook), sowie Offenheit für digitale Tools und neue Technologien werden vorausgesetzt.

Kommunikation mit dem DGB, den Schwestergewerkschaften sowie Senatskanzlei und -behörden, Büros von Senator*innen, Fraktionen, Bürgerschaft gehören ebenfalls dazu. Aus diesem Grund sind auch Kenntnis der personellen Besetzung des Senats, des DGB und der Gewerkschaftsspitzen unabdingbar.

Das bringst du mit:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; idealerweise bringst du mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz und/oder als Sekretär*in der Geschäftsleitung mit.

In hektischen Situationen behältst du den Überblick, setzt Prioritäten sicher und zeichnest dich durch eine hohe Belastbarkeit aus. Du zeigst außerordentliches Engagement und hast ein gutes Gespür für interne Abläufe sowie für Prozesse, die optimiert werden können. Du bringst höfliche Umgangsformen, ein professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sichere Kommunikation in Wort und Schrift mit. Eine zuverlässige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus. Sozialkompetenz, Engagement, Loyalität und Diskretion werden vorausgesetzt.

Das bieten wir an:

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Einen sicheren und unbefristeten Job
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
  • 38 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
  • Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
  • 33 Tage Urlaub im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
  • Gleitzeit
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Sozial- und Vorsorgeleistung
• Zuschuss zum HVV-/Deutschlandticket

Ablauf der Bewerbung und Dein Draht zu uns:

Wenn du dich für diese Stelle interessierst und die Voraussetzungen erfüllst, fülle bitte das Bewerbungsformular aus. Wir freuen uns, Deine Bewerbung zu bearbeiten und Dir zeitnah eine Rückmeldung zu geben.

Weitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest Du unter: https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/++co++7eb83250-0ea6-11ef-a9f6-49a8b819d598