Sales Operations Support (w/m/d) 70%-100%

PHENOGY Europe GmbH; Bremen; On-site; EUR 52,000 - 60,000; Full time

Job summary

PHENOGY Europe GmbH in Bremen sucht eine erfahrene, äußerst organisierte Persönlichkeit zur Unterstützung des Business Development Executive und zur bereichsübergreifenden Koordination im Unternehmen. Die Rolle umfasst die Organisation eines internationalen Terminkalenders, Korrespondenz, Dokumentation und die Pflege von CRM- und Office-Systemen.

Sie arbeiten vor Ort im Büro, eng mit Führungskräften, Behörden, Hochschulen, Kunden und Partnern zusammen. Erwartet werden mind.

Qualifications

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Business Development, Sales Operations oder vergleichbarer Funktion.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher sowie gutes berufsbezogenes Englisch.
• Erfahrung in der souveränen Steuerung komplexer Terminkalender, internationaler Zeitzonen und hohem Kommunikations- und Nachverfolgungsvolumen.
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint.
• Erfahrung mit Behörden- und Hochschulprojekten, Forschungsanträgen, Zertifizierungen oder Ausschreibungen.

Responsibilities

• Kalender- & Zeitmanagement: Proaktive Steuerung des Terminkalenders über mehrere Zeitzonen hinweg; Meeting-Vorbereitung.
• Task-Tracking & Korrespondenz: Eigenständige E-Mail-Kommunikation mit Stakeholdern; Nachverfolgung von Fristen und Prioritäten.
• Dokumentation & Informationsfluss: Aufbereitung von Besprechungsinhalten in Memos und Statusmeldungen; transparentes Informationsmanagement.
• Follow-up & Prozesskoordination: Nachverfolgung von Kontakten, Opportunities und nächsten Schritten; interne Zuarbeiten koordinieren.
• Stakeholder-Koordination: Kommunikation mit Führungskräften, Behörden, Hochschulen und Partner; Begleitung von Anträgen/Zertifizierungen.
• Dokumentenerstellung & Systempflege: Erstellung von Präsentationen/Briefings; Pflege von CRM- und Office-Systemen.
• Business Development Operations: Pflege von Pipeline- und Vertriebsinformationen; Koordination von BD-Prozessen.
• Erfahrung in Start-up/Scale-up-Umfeld; Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern.

Skills

Terminkalendermanagement

Organisationsfähigkeit

Kollaboration

Korrespondenz

Stakeholder-Kommunikation

Dokumentation

CRM-Systeme

Microsoft Office

Outlook

PowerPoint

Teamkoordination

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

PowerPoint

CRM Systeme

Job description

Bremen, Germany

Die Position im Überblick

PHENOGY sucht eine erfahrene, äußerst organisierte Persönlichkeit, die den Business Development Executive unterstützt und die bereichsübergreifende Koordination im Unternehmen stärkt. In dieser Position werden die Aktivitäten im Business Development in klare Kommunikation, zuverlässige Nachverfolgung und konkreten Mehrwert für das gesamte Team übersetzt. Die gesuchte Person koordiniert einen komplexen internationalen Terminkalender, organisiert Korrespondenz und Stakeholder-Kommunikation, erstellt Besprechungsnotizen und Unterlagen für das Business Development und trägt dazu bei, dass Prioritäten, Kundenkontakte, Opportunities und vereinbarte nächste Schritte konsequent vorangetrieben werden.

Die Tätigkeit wird vor Ort im Büro ausgeübt und umfasst eine enge Zusammenarbeit mit Kolleg, Führungskräften, Ansprechpersonen in Behörden und Hochschulen, Kund, Partner sowie weiteren externen Stakeholdern. Gefragt sind fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erfassen – nicht lediglich zugewiesene Aufgaben abzuarbeiten.

Kernaufgaben

Ihr Wirkungsbereich: Business Development & Sales Operations Support

• Kalender- & Zeitmanagement: Proaktive Steuerung des Terminkalenders über mehrere Zeitzonen hinweg – inklusive Meeting-Vorbereitung sowie reibungslosem Kollisionsmanagement für Kundentermine, Calls, Konferenzen und Veranstaltungen.
• Task-Tracking & Korrespondenz: Eigenständige Abwicklung der E-Mail-Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie konsequente Nachverfolgung von Fristen, Zusagen, Kundenanfragen und Prioritäten.
• Dokumentation & Informationsfluss: Präzise Aufbereitung von Besprechungsinhalten in Memos und Statusmeldungen sowie Sicherstellung eines transparenten Informationsaustausches zwischen Business Development und allen PHENOGY-Teams.
• Follow-up & Prozesskoordination: Systematische Nachverfolgung von Kundenkontakten, Opportunities, Angeboten und vereinbarten nächsten Schritten sowie Koordination der erforderlichen internen Zuarbeiten.
• Stakeholder-Koordination: Souveräne Kommunikation mit Führungskräften, Kund, Hochschulen, Behörden und Partner sowie administrative Begleitung von Forschungsanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen.
• Dokumentenerstellung & Systempflege: Professionelle Ausarbeitung von Präsentationen, Briefings und Besprechungsunterlagen inklusive gewissenhafter Pflege der relevanten CRM- und Office-Systeme.
• Business Development Operations: Unterstützung bei der strukturierten Pflege und Aufbereitung von Pipeline-, Kunden- und Vertriebsinformationen sowie bei der Koordination und Optimierung von Business-Development-Prozessen.
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Business Development, Sales Operations, Geschäftsentwicklung, als Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher sowie gutes berufsbezogenes Englisch; Fähigkeit, professionelle Korrespondenz, Besprechungszusammenfassungen und Unterlagen für das Business Development zu erstellen.
• Nachweisliche Erfahrung in der souveränen Steuerung komplexer Terminkalender, konkurrierender Prioritäten, internationaler Zeitzonen sowie eines hohen Kommunikations- und Nachverfolgungsvolumens.
• Praxiskenntnisse der administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Forschungsprojektanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen – oder unmittelbar vergleichbare Erfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint; Fähigkeit, sich sicher in CRM- und weitere interne Systeme einzuarbeiten und diese zuverlässig zu pflegen.
• Hervorragendes Urteilsvermögen, Diskretion, Diplomatie und Situationsbewusstsein in der Kommunikation mit hochrangigen Ansprechpersonen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und externen Organisationen.
• Proaktive, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Informationen zu verknüpfen, Bedarfe vorauszusehen und in einem dynamischen internationalen Umfeld wirksam zu arbeiten.
• Erfahrung im Bereich Sales Operations, Business Development Operations oder vergleichbaren vertriebsunterstützenden Funktionen.
• Erfahrung in der Begleitung öffentlicher Förderprogramme, Forschungspartnerschaften, Zertifizierungsverfahren oder institutioneller Stakeholder.
• Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder international aufgestellten Unternehmen.

Arbeitszeit: In der Regel 8:00–17:00 Uhr; freitags halbtags

Gehalt: 52.000–60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Reisetätigkeit: Keine regelmäßigen Dienstreisen; lediglich gelegentliche Teamveranstaltungen