Sachregistratur Zentrale (w/m/d)

Landesarchiv Baden-Württemberg (LABW); Stuttgart; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

JobTicket BW Zuschuss

JobRad

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Job summary

Das Landesarchiv Baden-Württemberg sucht eine/n Mitarbeiter/in für die Sachregistratur in der Zentrale am Standort Stuttgart.

Sie führen Akten gemäß dem Aktenplan, erfassen Posteingang, bereiten Vorgänge vor und unterstützen beim Rückstandsabbau. Zudem leisten Sie Teamarbeit, Verantwortung und eine sorgfältige Arbeitsweise.

Qualifications

• Ausbildung im Archiv-/Informationsdienst oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. vergleichbare kaufmännische/verwaltungsorientierte Ausbildung; alternativ mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Registratur/Schriftgutverwaltung im öffentlichen Dienst.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• körperliche Belastbarkeit (Tragen von Lasten über mehrere Stockwerke, Hebe- und Bücktätigkeiten in der Fahrregalanlage sowie Unterstützung beim Herrichten von Besprechungsräumen).
• gute Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Access, Excel)
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise

Responsibilities

• Führen der Sachregistratur: Systematisches Neuanlegen, Führen, Gliedern und Pflegen von Sachakten gemäß dem landeseinheitlichen Aktenplan
• Posteingang und Geschäftsgang: Erfassung und aktenmäßige Vorbereitung täglichen Posteingangs (inkl. Vergabe der Aktenzeichen)
• Recherche und Bereitstellung: Heraussuchen und Bereitstellen von Akten und Vorgängen für die Mitarbeitenden der Zentrale sowie Verwaltung der Wiedervorlagen
• Bestandsmanagement:Sichten, Sortieren und Ablegen von Vorgängen zum kontinuierlichen Rückstandsabbau sowie Optimierung der Fahrregalanlage
• Aussonderung:Vorbereiten von Altakten für die Archivierung oder Vernichtung in Abstimmung mit dem Staatsarchiv Ludwigsburg
• Stockwerkdienst: Manueller Transport der Akten im Dienstgebäude über insgesamt vier Stockwerke ohne Aufzug

Skills

Deutschkenntnisse

MS-Office

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Körperliche Belastbarkeit

Education

Archiv-/Informationsdienste Fachrichtung Archiv/Dokumentation oder Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

MS-Office (Outlook, Word, Access, Excel)

Job description

Beim Landesarchiv Baden-Württemberg ist in der Abteilung Zentrale Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Sachregistratur Zentrale (w/m/d) (Entgeltgruppe 5 TV-L) befristet in Vollzeit zu besetzen.

Das Landesarchiv verwahrt alle Unterlagen der Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes von bleibendem Wert und macht sie Interessierten zugänglich.

Die Abteilung Zentrale Dienste erledigt für alle Standorte des Landesarchivs die zentral zu bearbeitenden Querschnittsaufgaben und übergreifende technikorientierte Fachaufgaben. Dazu zählen die Bereiche Finanzen, Recht, Personal und Organisation, Bestandserhaltung, IT und digitale Dienste.

Sie haben Freude daran, mit großer Sorgfalt und Systematik den Überblick zu behalten, damit Informationen jederzeit sicher auffindbar sind? Wir suchen eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit für unsere Sachregistratur, die uns mit Genauigkeit und Teamgeist bei der Aktenverwaltung unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Führen der Sachregistratur: Systematisches Neuanlegen, Führen, Gliedern und Pflegen von Sachakten gemäß dem landeseinheitlichen Aktenplan
• Posteingang und Geschäftsgang: Erfassung und aktenmäßige Vorbereitung täglichen Posteingangs (inkl. Vergabe der Aktenzeichen)
• Recherche und Bereitstellung: Heraussuchen und Bereitstellen von Akten und Vorgängen für die Mitarbeitenden der Zentrale sowie Verwaltung der Wiedervorlagen
• Bestandsmanagement:Sichten, Sortieren und Ablegen von Vorgängen zum kontinuierlichen Rückstandsabbau sowie Optimierung der Fahrregalanlage
• Aussonderung:Vorbereiten von Altakten für die Archivierung oder Vernichtung in Abstimmung mit dem Staatsarchiv Ludwigsburg
• Stockwerkdienst: Manueller Transport der Akten im Dienstgebäude über insgesamt vier Stockwerke ohne Aufzug

Sie bringen mit

• abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste (Fachrichtung Archiv/Dokumentation), Verwaltungsfachangestelle/r oder eine vergleichbare kaufmännische/verwaltungsorientierte Ausbildung; alternativ mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer Registratur/im Bereich Schriftgutverwaltung im öffentlichen Dienst
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• körperliche Belastbarkeit (insb. Tragen von Lasten über mehrere Stockwerke, Hebe- und Bücktätigkeiten in der Fahrregalanlage sowie Unterstützung beim Herrichten von Besprechungsräumen)
• gute Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Access, Excel)
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten

• 30 Tage Urlaub bei Vollzeitbeschäftigung
• Zuschuss zum JobTicket BW und zum JobRad
• zusätzliche betriebliche Altersversorgung über die VBL
• familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten durch großzügige Gleitzeitregelung und mobiles Arbeiten
• Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage Stuttgarts
• Möglichkeit zur Teilzeitarbeit
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Angebote zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement
• Betreuung von pflegenden Beschäftigten durch die awolifebalance
• eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre, in der sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wohlfühlen können

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Stelle ist grundsätzlich auch teilbar. Die Beschäftigung ist für 12 Monate befristet. Bitte beachten Sie, dass keine Vorbeschäftigung beim Land Baden-Württemberg vorliegen darf.

Ihre Ansprechpartnerin bei fachlichen Fragen ist Frau Anne Wolf (Telefon [phone],[e-mail]); bei Fragen zum Beschäftigungsverhältnis wenden Sie sich bitte an Herrn Marco Endler (Telefon [phone],[e-mail]).