Sachbearbeitung (w/m/d) für die Assistenz der Direktorin und den Empfang

Mabb; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

Digitale Arbeitszeiterfassung

Freitags mobiles Arbeiten

Job summary

Medienanstalt Berlin-Brandenburg sucht eine Sachbearbeitung (w/m/d) für die Assistenz der Direktorin und den Empfang in Vollzeit. Sie arbeiten eng mit der Direktorin und dem Büro der Direktorin zusammen und unterstützen bei Medienmonitoring, Briefings sowie der Vorbereitung von Sitzungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Terminkoordination, Reiseorganisation, Datenvisualisierung und das Lektorat von Vorlagen. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte und arbeiten weitgehend

Qualifications

• Sie arbeiten eng mit der Direktorin sowie dem Leiter des Büros der Direktorin zusammen.
• Verantwortlich für medienpolitisches Monitoring Berin, Brandenburg und Deutschland.
• Auswertung und Aufbereitung von Daten in Form von Diagrammen und Statistiken.

Responsibilities

• Assistenz der Direktorin und Empfang. Koordination von Terminen und Organisation von Besprechungen.
• Erledigung von Empfangsaufgaben und Verwaltung des Büromaterials.
• Lektorieren von Vorlagen in Hinblick auf Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung.

Skills

Organisation

Kommunikation

Terminkoordination

Datenaufbereitung

Aufbereitung von Briefings

Empfangsmanagement

Reiseabrechnung

MS Word

PowerPoint

Excel

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Bachelor

Verwaltungsfachwirt

Tools

Microsoft Word

PowerPoint

Excel

Job description

Die mabb sucht möglichst zum 1. Dezember 2026 eine

Sachbearbeitung (w/m/d) für die Assistenz der Direktorin und den Empfang

Ihre Aufgaben

Assistenz der Direktorin

Sie arbeiten eng mit der Direktorin sowie dem Leiter des Büros der Direktorin zusammen:

• Verantwortlich für medienpolitisches Monitoring Berin, Brandenburg und Deutschland
• Zuarbeit bei Briefings und Präsentationen, wie z.B. Recherchen und inhaltliche Zusammenfassung von Positionen
• Auswertung und Aufbereitung von Daten in Form von Diagrammen und Statistiken
• Verantwortlich für sämtliche Terminkoordinierungen der Direktorin
• Dienstreisen eigenständig organisieren, buchen und abrechnen
• Führen abteilungsübergreifender Kommunikation, der Kommunikation zur Gemeinsamen Geschäftsstelle und zu anderen wichtigen Organen
• Abschließendes Lektorat von Vorlagen in Hinblick auf Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung
• Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung und Betreuung von Besprechungen, insbesondere der Medienratssitzungen
• Erstellung von Sitzungsunterlagen (Direktorenkonferenz der Landesmedienanstalten (DLM), Gremienvorsitzendenkonferenz (GVK), Kommission für Zulassung und Aufsicht (ZAK))
• Ansprechpartner für administrative Angelegenheiten für den Medienrat und die Rechtsaufsicht, wie z.B. Sitzungseinladungen, Bündelung von Sitzungsunterlagen, Fristwahrung
• Unterstützung beim Kostencontrolling Direktion und Medienrat
• Unterstützung und Entlastung der Direktion in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts

Als Empfang

• Erledigung von Empfangsaufgaben (Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefondienst, Ablage, Vorbereitung von Sitzungsräumen, Kurierdienste, Gästebetreuung etc.)
• Verwaltung des Büromaterials
• Sicherstellung der Ordnung in Gemeinschaftsräumen
• Verantwortliche Erledigung administrativer und bürotechnischer Vorgänge

Was Sie mitbringen:

• Beide Teile der Stelle sind von besonderer Bedeutung für die mabb. Sowohl als Person am Empfang als auch als Assistent:in der Direktorin sind Sie häufig der erste Kontakt für Dritte mit der mabb. Daher ist ein freundliches und hilfsbereites Auftreten von großer Bedeutung.
• In dieser Position sind Sie für alle Kolleg:innen und für viele Menschen außerhalb der mabb Ansprechperson, bei Ihnen laufen viele Fäden zusammen. Sie sind sehr gut organisiert und kommunikationsstark.
• Weil Sie mit vielen Terminen und Fristsachen zu tun haben, arbeiten Sie strukturiert und zuverlässig. Auch unter Zeitdruck erledigen Sie Ihre Aufgabe zwar zügig, aber mit Sorgfalt.
• Sie sind ausgebildete:r Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement mit mehrjähriger Berufserfahrung, haben ein abgeschlossenes Fachholschulstudium (Bachelor) oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Verwaltungsfachwirt).
• Sie haben Erfahrung mit administrativen Vorgängen und sind mit den Prinzipien der öffentlichen Verwaltung vertraut. Dazu gehören z.B. Grundzüge des Vergaberecht und des Bundesreisekostenrechts.
• Sie haben Kenntnisse über politische und parlamentarische Abläufe und nachweislich Erfahrung bei Formulierungen von Briefings und Positionen.
• Sie verfügen über hervorragende Kenntnisse in Word, Power Point und Excel und sind digitalem Arbeiten gegenüber aufgeschlossen.
• Hervorragende Deutschkenntnisse sowie korrespondenzsicheres Englisch.

Was wir bieten:

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem ist uns wichtig:

• Bei Vollzeit 30 Urlaubstage
• Digitale Arbeitszeiterfassung und Freizeitausgleich bei Plusstunden
• Nach Absprache im Einzelfall besteht freitags grds. die Möglichkeit mobil zu arbeiten

Sie sind Teil des mabb-Teams:

• Sie werden im Dezember noch vom Vorgänger eingearbeitet
• Die mabb hat ein Tandemprogramm für alle neuen Kolleg:innen
• Wertschätzende Atmosphäre
• Teamevents, Teamstaffel und Teamtage
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Wir sichern Sie ab:

• Tarifbindung (TV-L)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Wir suchen und fördern Talente:

• Angebot an internen und externen Fortbildungsmaßnahmen
• Weiterbildungstage über den gesetzlichen Anspruch hinaus

Wir bieten Ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz:

• Zentraler Arbeitsplatz im Herzen von Berlin mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
• Jobticket
• Klimatisierte Büros bei Achtung nachhaltiger Prinzipien

Unsere tägliche Aufgabe besteht darin, Medienvielfalt und Meinungsfreiheit zu sichern. Dabei hilft es uns, wenn wir selbst auch vielfältig aufgestellt sind. Alle Menschen, die die notwendigen Qualifikationen aufweisen, sind herzlich eingeladen, sich zu bewerben. Die mabb gewährleistet die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9a TV-L Berlin vergütet werden kann. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Aussicht auf Verlängerung.