Sachbearbeitung Repräsentation und Protokoll (m/w/d)

Stadt Solingen; Solingen; On-site; EUR 40,176 - 62,496; Full time

Benefits offered by this job

Zusatzrente TVÖD

Versicherungsvergünstigungen

Gleitende Arbeitszeiten

30 Urlaubstage

Firmenticket

Mobiles Arbeiten möglich

Kita-Plätze

Job summary

Stadt Solingen sucht eine engagierte Fachkraft für die Stabsstelle Oberbürgermeister zur Umsetzung von Repräsentationsaufgaben. Sie erstellen Jahres- und Veranstaltungspläne, koordinieren Termine und begleiten repräsentative Veranstaltungen in der Stadt Solingen.

Zu den Aufgaben gehört die Organisation von Veranstaltungen, die Abstimmung mit Beteiligten und die Pflege von Kontaktdatenbanken im Bereich Protokollangelegenheiten.

Qualifications

• Abschluss oder vergleichbarer Abschluss im öffentlichen Verwaltungsdienst NRW.

Responsibilities

• Erstellung und Abstimmung von Jahres- und Veranstaltungsplänen sowie Terminkoordination aller Repräsentationsangelegenheiten
• Operative Verantwortung für sämtliche Repräsentationsaufgaben
• Planung, Organisation und Durchführung von (Sonder-)Veranstaltungen
• Koordination aller beteiligten Akteure bei städtischen Veranstaltungen
• Begleitung größerer Repräsentationsveranstaltungen
• Sicherstellung einer positiven Außendarstellung der Stadt Solingen
• Raumorganisation, Erstellung und Abstimmung von Gästelisten sowie Bearbeitung von Rückläufen
• Unterschriftsreife Vorbereitung von Einladungen und inhaltliche Veranstaltungsplanung
• Aufbau und Pflege einer strukturierten Kontaktdatenbank sowie kontinuierliche Erweiterung und Aktualisierung von Fachwissen im Bereich Protokollangelegenheiten

Skills

Organisationstalent

Projektmanagement

Führungskompetenz

Kommunikativ

Interkulturelle Kompetenz

Digitale Arbeitsmittel

Flexibilität

Education

Diplom-Verwaltungswirt/in

Diplom-Verwaltungsbetriebswirt/in (NRW)

Verwaltungsfachwirt/in (Lehrgang II)

Diplom-Finanzwirt/in (FH)

Fachhochschulabschluss im Bereich Veranstaltungswesen

Job description

Beschäftigungsumfang:100 %

Beschäftigung:befristet

Frühester Beginn:

Die Klingenstadt Solingen ist mit ca. 165.000 Einwohnerinnen und Einwohnern Großstadt im „Bergischen Städtedreieck“. Modern, vielfältig, bunt, krisensicher: Die Stadtverwaltung ist eine attraktive Arbeitgeberin und mit rund 3000 Beschäftigten die größte vor Ort. Als moderne Dienstleisterin sorgt sie mit einem weit gefächerten Aufgabenspektrum für das Wohl der Stadtgemeinschaft. Sie ist Arbeitgeberin mit Vorbildfunktion und setzt sich intensiv dafür ein, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz wohl fühlen.

Die Stelle ist im StadtdienstStab Oberbürgermeisterzu besetzen und ist mit E10 (4.012,19 € - 5.596,64 € mtl.) TVöD bzw. A10 (3.573,44 € - 4.628,26 € mtl.) LBesG NRW ausgewiesen. Sie ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristetfür 1 Jahrzu besetzen und hat einen Arbeitszeitanteil von100 %.

Ihre Aufgaben bei uns:

• Erstellung und Abstimmung von Jahres- und Veranstaltungsplänen sowie Terminkoordination aller Repräsentationsangelegenheiten
• Operative Verantwortung für sämtliche Repräsentationsaufgaben
• Planung, Organisation und Durchführung von (Sonder-)Veranstaltungen
• Koordination aller beteiligten Akteure bei städtischen Veranstaltungen
• Begleitung größerer Repräsentationsveranstaltungen
• Sicherstellung einer positiven Außendarstellung der Stadt Solingen
• Raumorganisation, Erstellung und Abstimmung von Gästelisten sowie Bearbeitung von Rückläufen
• Unterschriftsreife Vorbereitung von Einladungen und inhaltliche Veranstaltungsplanung
• Aufbau und Pflege einer strukturierten Kontaktdatenbank sowie kontinuierliche Erweiterung und Aktualisierung von Fachwissen im Bereich Protokollangelegenheiten

Das bringen Sie mit:

• Abschluss zur/zum Diplom-Verwaltungswirt/-in, zur/zum Diplom-Verwaltungsbetriebswirt/-in (NRW) bzw. einen abgeschlossenen vergleichbaren Bachelorstudiengang an einer Fachhochschule f fcr die öffentliche Verwaltung NRW
• Bef e4higung f fcr die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt, des allgemeinen nicht technischen Verwaltungsdienstes NRW
• abgeschlossene Qualifizierung zur/zum Verwaltungsfachwirt/-in (abgeschlossener Verwaltungslehrgang II)
• Abschluss zur/zum Diplom-Finanzwirt/-in (FH) in der Justizverwaltung des Landes NRW
• oder ein vergleichbarer abgeschlossener Fachhochschulabschluss im Bereich Veranstaltungswesen

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter und zielorientierter Arbeitsweise
• Fundierte Erfahrung in der erfolgreichen Steuerung und Umsetzung von Projekten
• Umfassende Expertise in administrativen und verwaltungstechnischen Aufgabenbereichen
• Hohe Lernbereitschaft sowie ausgeprägte Kritik- und Reflexionsfähigkeit
• Starke Führungskompetenz mit Fähigkeit zur Motivation und Entwicklung von Teams
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in mündlicher und schriftlicher sowie medialer Darstellung
• Ausgeprägte Motivations- und Begeisterungsfähigkeit im Umgang mit Mitarbeitenden und Stakeholdern
• Hohe interkulturelle Kompetenz und souveräner Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Affinit e4t zur Nutzung digitaler Arbeitsmittel
• Flexible Einsatzbereitschaft, auch zu ungewöhnlichen Arbeitszeiten, z.B. abends, am Wochenende und an Feiertagen

Das bieten wir Ihnen:

• Sinnstiftender und krisensichererArbeitsplatz
• Zusatzrente gemäß TVÖD
• Versicherungsvergünstigungen
• Faire Vergütung
• Betriebliche Kita-Plätze
• Gesundheits- und Fortbildungsprogramme
• Gleitende Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage
• Firmenticket
• Gute Erreichbarkeit
• Teilzeit möglich
• Mobiles Arbeiten möglich

Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationen und Geschlechter.

Hinweise:

Die Auswahlentscheidung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Für Schwerbehinderte oder Schwerbehinderten Gleichgestellte gelten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung die Bestimmungen des SGB IX.

Die genannten Entgelte beziehen sich auf eine Vollzeitstelle mit entsprechender Berufserfahrung. Die Einstufung in die jeweilige Erfahrungsstufe erfolgt abhängig von der individuellen Berufserfahrung. Bei Teilzeitbeschäftigung wird das Entgelt anteilig entsprechend dem Beschäftigungsumfang angepasst.