Sachbearbeitung Drittmittel (m/w/d)

Max Planck Group; Heidelberg; Hybrid; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

VBL Altersversorgung

Jobticket Zuschuss

mobiles Arbeiten

Eltern-Kind-Arbeitszimmer

Job summary

Das Max-Planck-Institut für Astronomie (MPIA) in Heidelberg sucht eine Sachbearbeitung für Drittmittel (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Sie betreuen Projekte von Antrag bis Verwendungsnachweis und unterstützen Wissenschaftler bei administrativen Belangen.

Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld, bearbeiten Planungsänderungen, Zertifizierungen und Audits und fungieren als zentrale Ansprechperson für externe Stellen wie Wirtschaftsprüfer und Zuwendungsgeber.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Finanz/Bilanzbuchhaltung oder Betriebswirtschaftsstudium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen.
• Erfahrung in der Drittmittelbewirtschaftung, idealerweise in einer Forschungs- oder öffentlich finanzierten Einrichtung.
• Kenntnisse im öffentlichen Haushalts- und Zuwendungsrecht bevorzugt.
• Fundierte Kenntnisse in SAP R3 und MS-Office.
• Gute analytische Fähigkeiten und eine schnelle, lösungsorientierte Auffassungsgabe.
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (B2).

Responsibilities

• Administrative und finanzielle Projektbetreuung von EU, BMBF, DFG, Industrie und Stiftungen von der Antragsberatung bis zum Projektabschluss.
• Unterstützung der Wissenschaftler in allen finanziellen und administrativen Fragen.
• Termingerechte Erstellung der Mittelanforderungen sowie der rechnerischen Zwischen- und Schlussverwendungsnachweisen.
• Bearbeitung und Beantragung von Planungsänderungen (Umwidmungen, Aufstockungen, Laufzeitveränderung und Mittelübertragungen).
• Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungen und Audits.
• Ansprechperson für externe Stellen, insbesondere Wirtschaftsprüfer und Zuwendungsgeber.

Skills

Deutschkenntnisse (C2)

Englischkenntnisse (B2)

Analytische Fähigkeiten

Selbständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Education

Finanz/Bilanzbuchhaltung Ausbildung oder BWL-Studium

Tools

SAP R3

MS Office

Job description

Das Max-Planck-Institut für Astronomie (MPIA) in Heidelberg ist mit etwa 350 Mitarbeiter*innen aus 40 Ländern eines der weltweit führenden astrophysikalischen Forschungsinstitute. Zur administrativen Unterstützung und Beratung der Wissenschaftler bei der Beantragung und Durchführung von drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben suchen wir ab sofort, im Zuge einer längerfristigen Vertretung zunächst befristet für ein Jahr, eineSachbearbeitung für Drittmittel (m/w/d),Voll- oder Teilzeit (mindestens 75 %),Kennziffer 434.

Ihre Aufgaben

• Administrative und finanzielle Projektbetreuung (EU, BMBF, DFG, Industrie, Stiftungen) von der Antragsberatung, über Controlling der Projektausgaben bis zum Projektabschluss
• Unterstützung der Wissenschaftler in allen finanziellen und administrativen Fragen
• Termingerechte Erstellung der Mittelanforderungen sowie der rechnerischen Zwischen- und Schlussverwendungsnachweisen
• Bearbeitung und Beantragung von Planungsänderungen (Umwidmungen, Aufstockungen, Laufzeitveränderung und Mittelübertragungen)
• Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungen und Audits
• Ansprechperson für externe Stellen, insbesondere Wirtschaftsprüfer und Zuwendungsgeber

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Finanz/Bilanzbuchhaltung oder Betriebswirtschaftsstudium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen
• Erfahrung in der Drittmittelbewirtschaftung, idealerweise in einer Forschungs- oder öffentlich finanzierten Einrichtung
• Kenntnisse im öffentlichen Haushalts- und Zuwendungsrecht bevorzugt
• Fundierte Kenntnisse in SAP R3 und MS-Office
• Gute analytische Fähigkeiten und eine schnelle, lösungsorientierte Auffassungsgabe
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- (C2) und gute Englisch-Kenntnisse (B2) in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in internationalem Arbeitsumfeld
• Angenehmes Betriebsklima in einem engagierten Team
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme
• Tarifgerechte Eingruppierung je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 9b TVöD
• Eine attraktive Altersversorgung (VBL), Sozialleistungen entsprechend den Regelungen für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund), Zuschuss zum Jobticket Deutschland
• Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit, mobiles Arbeiten und Möglichkeit der Nutzung eines Eltern-Kind-Arbeitszimmers; wir unterstützen bei der Vermittlung von Betreuungsmöglichkeiten

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die MPG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bei Fragen zur Chancengleichheit wenden Sie sich bitte an die Gleichstellungsbeauftragten ([e-mail]), zum Thema Schwerbehinderung an Herrn Dr. Ralf Launhardt ([e-mail]).

15.11.2026