Sachbearbeitung Dokumentenmanagementsystem und Gremien

Technische Universität Hamburg; Hamburg; Vor Ort; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

flexible Arbeitsbedingungen

Mobile Arbeit möglich

Gute Verkehrsanbindung

Weiterbildungsangebote

Wertschätzendes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Die Technische Universität Hamburg sucht eine/n Sachbearbeiter/in für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die Gremienbetreuung. Die Stelle umfasst die Verwaltung des DMS, Beratung der Nutzenden und die Organisation akademischer Gremien.

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Vollzeit/Teilzeit,EG 9b TV-L, Beginn möglichst zeitnah. Bewerbungsschluss ist der 09.10.2026. Die TU Hamburg bietet eine familiengerechte Arbeitsumgebung und flexible Arbeitsbedingungen.

Qualifikationen

• Absolvierter Hochschulabschluss oder gleichwertige Fachkenntnisse sind erforderlich.
• Erfahrung in Verwaltungs- oder büro-nahen kaufmännischen Tätigkeiten auf Bachelorniveau
• Gute Kenntnisse im Dokumentenmanagement und Records Management wünschenswert.

Aufgaben

• Gewährleistung des Betriebs des Dokumentenmanagementsystems (DMS)
• Aufbau/Pflege einer Wissensdatenbank und Beratung der DMS-Nutzenden
• Mitarbeit im universitären Records Management
• Betreuung der akademischen Gremien und Ausschüsse
• Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung

Kenntnisse

Verwaltungskenntnisse

IT‑Affinität

Deutschkenntnisse (C1)

Englischkenntnisse (B2)

Ausbildung

Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in verwaltenden/rechtlichen/wirtschaftlichen Fachbereich

Ausbildung im verwaltenden/büro-nahen kaufmännischen Beruf

Jobbeschreibung

Sachbearbeitung Dokumentenmanagementsystem und Gremien

• Kennziffer 23426T92
• Einrichtung Gremien, Dokumentenmanagementsystem und Registratur
• Wertigkeit EG 9b TV-L
• Arbeitsbeginn schnellstmöglich
• Bewerbungsschluss 09.10.2026
• Arbeitsumfang Vollzeit /Teilzeit,unbefristet

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine universitätsinterne Plattform an der TU Hamburg, die derzeit eingeführt und durch das Referat zukünftig betrieben und weiterentwickeltwird. Die Gremienbetreuung stellt eine wichtige Stütze für die effektive Selbstverwaltung der Hochschule dar. Für beide Bereiche zeichnet sich die ausgeschriebene Stelle durch ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenspektrum mit umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen einer zentralen Schnittstellenfunktion aus.

IHRE AUFGABEN

• Gewährleistung des verwaltungsseitigen Betriebs des Dokumentenmanagementsystems
• Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank sowie Erbringung vielseitiger Beratungsleistungen für die Nutzenden des DMS
• Mitarbeit im universitären Records Management
• umfassende Betreuung der akademischen Gremien und ihrer Ausschüsse
• Verantwortung für die Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung

IHR PROFIL

ERFORDERLICH

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in einem verwaltend, rechtlich oder wirtschaftlich geprägten Studiengang oder
• dem Hochschulabschluss gleichwertige Fachkenntnisse
• abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder gleichwertige Fachkenntnisse und jeweils zusätzlich Berufserfahrung in verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Tätigkeiten auf Bachelorniveau (z.B. im öffentlichen Dienst ab EG 9b) oder mit 3 Jahren Berufserfahrung in Fachgebieten der ausgeschriebenen Stelle

VORTEILHAFT

• fundierte Verwaltungskenntnisse und Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten, bevorzugt in zentraler Schnittstellenfunktion
• Kenntnisse über Struktur und Organisation einer Hochschule und hochschulinterner Verwaltungsabläufe, sowie der einschlägigen Rechtsgrundlagen
• strukturierte Arbeitsorganisation, gute Problemlösungsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
• hohes Interesse an Digitalisierungsthemen und IT-Affinität
• sichere Sprachkenntnisse in Deutsch (C1) und Englisch (B2)

UNSER ANGEBOT

• ein Arbeitsplatz in einem interessanten, freundlichen und wertschätzenden Arbeitsumfeld
• flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• gute Anbindung an den Individual- und öffentlichen Verkehr
• Zugang zu umfassenden Fort- und Weiterbildungsangebote

Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln.

Mit derzeit rund 8.000 Studierenden, 110 Professorinnen und Professoren sowie 1.650 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander.

Hinweis zur Regelanfrage nach § 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise).

Die TU Hamburg steht für Chancengleichheit sowie ein wertschätzendes und respektvolles Miteinander.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.

Informationen für Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen