Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter (m/w/d) für das Zeit- und Reisemanagement

Paul-Ehrlich-Institut Bundesinstitut für Impfstoffe u. biomedizin. Arzneimittel; Langen; Híbrido; EUR 42.000 - 48.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Flexible Arbeitszeiten

Hybridarbeitsmodell (bis zu 60% remote

Kindergartenplätze

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebsgesundheitsmanagement

Jobticket-Bezuschuss

Descripción de la vacante

Das Paul-Ehrlich-Institut sucht im Referat Z1 Personal eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) für Zeit- und Reisemanagement. Die Stelle umfasst Zeiterfassung, Dienstreisen und Abrechnung von Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz.

Sie arbeiten in einem kleinen, motivierten Team, erhalten Einarbeitung und profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, hybrider Arbeitsweise (bis zu 60% remote) sowie Angeboten wie Kindergartenplätzen und Fortbildungsmöglichkeiten.

Formación

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung.
• Sicherer Umgang mit gesetzlichen Vorschriften, idealerweise Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht und Arbeitszeitverordnung.
• Erfahrungen im Dienstreise- oder Zeitmanagement im öffentlichen Dienst wünschenswert.
• Gute Anwendungskenntnisse in MS-Office-Programmen.
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung und Umgang mit Menschen.
• Gute Arbeitsorganisation, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit.
• Sorgfältige Arbeitsweise, Umgang mit Personaldaten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsabilidades

• Erfassung und Kontrolle von Abwesenheiten sowie Pflege von Personalstammdaten im Zeiterfassungssystem.
• Durchführung von Korrekturbuchungen und Freigabe von Fehlzeiten im Workflow.
• Datenpflege im Echtzeitsystem.
• Unterstützung bei Planung und Organisation von Dienstreisen.
• Buchung von Reisemitteln und Abrechnung von Reisekosten gemäß Bundesreisekostengesetz.
• Beratung der Mitarbeitenden im Rahmen von Trennungsgeld/Umzugskosten.

Conocimientos

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Arbeitsorganisation

Umgang mit Personaldaten

Educación

Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder Büromanagement

Herramientas

MS-Office

Descripción del empleo

Wir suchen für unser Referat Z1 "Personal" zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen Sachbearbeiterin/ Sachbearbeiter (m/w/d) für das Zeit- und Reisemanagement

Wir, das Paul-Ehrlich-Institut,
sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

Im Sachgebiet Personalservices
unterstützen wir die Abteilungen des Instituts durch die Bereitstellung personeller Dienstleistungen, insbesondere imBereich Mobilitätsmanagement, Zeiterfassung und Stellenbewirtschaftung. Ein kleines, motiviertes Team wird Sie bei der Einarbeitung unterstützen und freut sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit.

Ihre Aufgaben

Bereich Zeiterfassung

• Erfassung und Kontrolle von An- und Abwesenheiten sowie die Pflege und Änderung von Personalstammdaten im Zeiterfassungssystem
• Durchführung von Korrekturbuchungen und Freigabe von Fehlzeiten im Workflow-Modell sowie Pflege der Abwesenheitsliste
• Daten- und Datenbankpflege im Echtzeitsystem

Bereich Dienstreisemanagement

• Unterstützung und Beratung der Mitarbeitenden bei der Planung Organisation von Dienstreisen
• Kalkulation von Dienstreisen im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes
• Buchung von Reisemitteln
• Bearbeitung und Abrechung der Erstattungsanträge für Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz
• Unterstützung und Beratung der Mitarbeitenden im Rahmen der Gewährung von Trennungsgeld und Umzugskosten nach dem Bundesumzugskostengesetz und der Trennungsgeldverordnung

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
• Sicherer Umgang mit gesetzlichen Vorschriften, idealerweise gute Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht und der Arbeitszeitverordnung
• Erfahrungen im Dienstreise- oder Zeitmanagement im öffentlichen Dienst wünschenswert
• Gute Anwendungskenntnisse in MS-Office-Programmen
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Gute Arbeitsorganisation, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• Sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Personaldaten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung.

Das Beschäftigungsverhältnis ist auf zwei Jahre befristet. Es besteht keine Option auf Vertragsverlängerung. Da die Einstellung nach § 14 Absatz 2 TzBfG befristet ist (sachgrundlose Befristung), können Bewerbende (m/w/d), die bereits in einem Arbeitsverhältnis zum Bund gestanden haben bzw. derzeit stehen, nicht berücksichtigt werden.

Der Dienstposten ist nach E9a TVöD, TeilI des TVEntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen.

Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, keine Kernarbeitszeiten), hybrides Arbeiten (max. 60% remote), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.