Sachbearbeiter \"Sitzungsdienst\" (m/w/d)

Stadt Bergen auf Rügen als geschäftsführende Gemeinde des Amtes Bergen auf Rügen; Bergen auf Rügen; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA

Jahressonderzahlung

Jubiläumszahlung

Leistungsentgelt

vermögenswirksame Leistungen

Zusätzliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Fortbildungsseminare

Gesundheitsförderung

Arbeitsmedizinische Angebote

Wohnraumsupport

Job summary

Stadt Bergen auf Rügen in Mecklenburg-Vorpommern sucht eine/n Sachbearbeiter/in im Sitzungsdienst (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche) als Elternzeitvertretung bis zum 13.08.2029. Zu den Aufgaben gehören Sitzungsdienst, Protokollführung, Einladungen, Bearbeitung von Vorlagen sowie die Weiterleitung von Beschlüssen und Niederschriften an die Fachämter.

Weitere Tätigkeiten umfassen Verwaltungstätigkeiten im Ratsinformationssystem Bartel-Soft, Stammdatenpflege und Haushaltswesen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder gleichwertiger Abschluss.
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• sichere PC-Anwenderkenntnisse mit üblicher Bürosoftware (Word, Excel, Outlook)
• Bereitschaft, sich in spezifische Programme einzuarbeiten
• hohes Maß an Leistungsbereitschaft und Teamfähigkeit
• Fähigkeit zu selbständiger und sorgfältiger Arbeitsweise
• Fähigkeit zur Verhandlungsführung
• Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit
• Führerschein Klasse B

Responsibilities

• Vorbereitung der Sitzungen der amtsangehörigen Gemeinden, Sitzungsdienst und Protokollführung in den Abendstunden.
• Einladungen erstellen, Vorlagen der Fachämter prüfen, Versand vorbereiten
• Bearbeitung von Themen aus Sitzungen der Stadt- und Gemeindevertretungen
• Weiterleitung von Beschlüssen und Niederschriften an Fachämter
• Überwachung der Umsetzung der gefassten Beschlüsse
• Ablage der Sitzungsunterlagen und Niederschriften
• Anfragen von Mitarbeitern an Bürgermeister weiterleiten
• kommunalrechtliche Beratung zu Beschlussvorlagen
• Bearbeitung von Anfragen der Bürgermeister, Amtsvorstehers und Ausschussmitglieder

Skills

Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Mündliche Ausdrucksfähigkeit

PC-Kenntnisse

Bürosoftware (Word, Excel, Outlook)

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Verhandlungsführung

Kooperationsfähigkeit

Belastbarkeit

Führerschein B

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder gleichwertiger Abschluss

Tools

Bartel-Soft

Word

Excel

Outlook

Job description

Zum sofortigen Beginn ist eine Stelle eines Sachbearbeiters \"Sitzungsdienst\" (m/w/d) mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden (Vollzeit) als Elternzeitvertretung bis zum 13.08.2029 zu besetzen. Teilzeitwünsche können er"örer werden.

Ihre Aufgaben im Wesentlichen:

Sitzungsdienst

• Vorbereitung der Sitzungen der amtsangeh"örigen Gemeinden, Sitzungsdienst und Fertigen der Niederschriften (Protokollf"öhrung in den Abendstunden), Abstimmung der Tagesordnung zu den Sitzungen der Stadt- und Gemeindevertretungen mit den ehrenamtlichen B"ürgermeistern
• Fertigen der Einladungen, Bearbeitung der durch die Fach"ämeter vorgelegten Vorlagen, einschlie"ßlich Versand und Postausgang
• Bearbeitung von Themen aus den Sitzungen der Stadt- und Gemeindevertretungen,
• Weiterleitung der ausgefertigten Beschl"össe und der Niederschriften an die Fach"ämeter
• "Überwachung der Ausf"ührung/Umsetzung der gefassten Beschl"öse der Stadt- und Gemeindevertretungen
• Ablage der v"öllst"ändigen Sitzungsunterlagen, einschlie"ßlich der Niederschriften im Original
• Anfragen von Mitarbeitern an die ehrenamtlichen B"ürgermeister weiterleiten
• kommunalrechtliche W"ürdigung und Beratung zu den Beschlussvorlagen der Fach"ämeter
• Bearbeitung und kommunalrechtliche Beratung von Anfragen der B"ürgermeister, des Amtsvorstehers und der Mitglieder der Stadt- und Gemeindevertretungen

Ratsinformationssystem

• Administration (ohne IT-technischen Teil) des Ratsinformationssystems Bartel-Soft
• Stammdatenpflege, Anwenderbetreuung / Schulung der Nutzer, Einrichtung der Struktur f"ür Daten, Anpassung / Erweiterung von Bartel-Soft anhand der fachlichen Anforderungen zusammen mit der Unternehmung,

Haushaltswesen

• Bewirtschaftung Sachkonten It. Produktplan
• Berechnung und Buchung der Sitzungsgelder

Unsere Erwartung an Ihre Qualifikation

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung vorrangig als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs |oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Sozialversicherungsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r oder ein gleichwertiger Abschluss

• gute schriftliche und m"ündliche Ausdrucksf"ähigkeit
• sichere PC-Anwenderkenntnisse mit "üblicher Bürosoftware (Word, Excel, Outlook) sowie die Bereitschaft, sich in spezifische Programme einzuarbeiten

Erwartet werden da"über hinaus:

• ein hohes Ma"ß an Leistungsbereitschaft und Teamf"ähigkeit
• die F"ähigkeit zu selbst"ändiger und sorgfältiger Arbeitsweise
• F"ähigkeit zur Verhandlungsf"öhrung
• Kooperations- und Kommunikationsf"öhigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit
• F"ührerschein Klasse B

Ihre Vorteile:

• Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 der Entgeltordnung TVöD-VKA sofern die tariflichen Voraussetzungen vorliegen
• Jahressonderzahlung, Jubil"äumszahlung, Leistungsentgelt und verm"ögenswirksame Leistungen
• Zus"ätzliche Altersvorsorge bei der Zusatzversorgungskasse Mecklenburg-Vorpommern
• 30 Tage Erholungsurlaub, bezahlte Freistellung am 24. & 31. Dezember
• attraktive Fortbildungsseminare
• Ma"ßnahmen der betrieblichen Gesundheitsf"ö rderung (Angebote f"ür medizinische Checks/Gesundheitsscreenings, Blutspenden, Impulsvortr"äge)
• arbeitsmedizinische Angebote
• Unterst"ützung bei der Suche nach Wohnraum