Sachbearbeiter (m/w/d) für den Sitzungsdienst

Gemeinde Schönwalde-Glien; Schönwalde-Glien; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice wöchentlich

Tarifurlaub 30 Tage

Jahressonderzahlung

Leistungsorientierte Prämie

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Die Gemeinde Schönwalde-Glien sucht zur unbefristeten Besetzung eine Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter (m/w/d) für den Sitzungsdienst in Vollzeit oder Teilzeit.

Die Stelle bietet eine sichere Perspektive mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, 39 Std./Woche oder ab 30 Std./Woche, sowie 30 Tage Tarifurlaub und zusätzliche freie Tage durch Entgeltumwandlung. Es erfolgt eine Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (EG 7 TVöD) inkl.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft, auch abends.
• Führerschein Klasse B.

Responsibilities

• Vorbereitung und Koordination von Gremiensitzungen einschließlich Sitzungskalender, Tagesordnungen und elektronischer Sitzungsunterlagen.
• Bearbeitung und Abrechnung der Sitzungsgelder.
• Erstellung von Sitzungsniederschriften für Gemeindevertretung und Gremien.
• Teilnahme an abendlichen Gremiensitzungen (3–5 Termine pro Monat).
• Bedienen der hybriden Konferenzanlage und Unterstützung beim Sitzungsablauf.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Verwaltung und Vorsitzenden der Gremien.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Allris.
• Koordination des Bürgerhaushalts: Planung, Steuerung und Durchführung des jährlichen Bürgerhaushaltprozesses.
• Verwaltung und Koordination amtlicher Bekanntmachungen.

Skills

MS Office

Sehr gute Deutschkenntnisse

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Allris

Job description

Die Gemeinde Schönwalde-Glien grenzt unmittelbar an den nordwestlichen Rand der Metropole Berlin. Unsere Gemeinde mit ihren sieben Ortsteilen und geschichtsträchtigen Gebäuden liegt in der schönen Landschaft des Havellandes und bietet eine große Vielfalt an attraktiven Erholungszielen und Möglichkeiten zur Freizeitbeschäftigung.

Sachbearbeiter (m/w/d) für den Sitzungsdienst

Wir bieten:

• Langfristige Arbeitsplatzsicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit flexiblen Arbeitszeitmodellen: Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit (ab 30 Wochenstunden)
• 30 Tage Tarifurlaub (ab 2027 31 Tage), darüber hinaus sind drei zusätzliche Urlaubstage durch Entgeltumwandlung möglich
• Den 24.12. und 31.12. als zusätzliche arbeitsfreie Tage
• Eine attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (EG 7 TVöD)
• Eine Jahressonderzahlung sowie eine leistungsorientierte Prämie
• Eine betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgung Öffentlicher Dienst)
• Einen festen Homeoffice-Tag pro Woche, je nach Geschäftslage
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einen modernen, ergonomischen und klimatisierten Arbeitsplatz
• Zusammenarbeit in einem motivierten, gut eingespielten Team
• Offene Türen, offene Ohren und ein familiäres Betriebsklima
• Arbeiten in einer familienfreundlichen, reizvollen Landschaft und in unmittelbarer Nähe zur Bundeshauptstadt Berlin mit ihrem vielfältigen Freizeit- und Kulturangebot

Ihr Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:

• Vorbereitung und Koordination von Gremiensitzungen einschließlich Sitzungskalender, Tagesordnungen und elektronischer Sitzungsunterlagen
• Bearbeitung und Abrechnung der Sitzungsgelder
• Erstellung von Sitzungsniederschriften für die Gemeindevertretung und alle weiteren gemeindlichen Gremien
• Teilnahme an den jeweiligen abendlichen Gremiensitzungen (3 bis 5 Termine pro Monat, planbar)
• Bedienen der hybriden Konferenzanlage und Unterstützung beim Sitzungsablauf
• Kommunikationsschnittstelle zwischen der Verwaltung und den Vorsitzenden der Gremien
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Sitzungsdienstprogramm Allris
• Koordination des Bürgerhaushalts: Planung, Steuerung und Durchführung des jährlichen Bürgerhaushaltprozesses
• Verwaltung und Koordination amtlicher Bekanntmachungen

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft, auch in den Abendstunden
• wünschenswert sind Erfahrungen in der Kommunalpolitik sowie mit dem Sitzungsdienstprogramm Allris
• Führerschein der Klasse B