Sachbearbeiter/in (w/m/d) im Bereich Finanzen und Personal

Wissenschaftskolleg; Berlin; Hybrid; EUR 46,000 - 58,000; Full time

Job summary

Das Wissenschaftskolleg zu Berlin e.V. – Institute for Advanced Study sucht eine/n Sachbearbeiter/in im Bereich Finanzen und Personal (E 9b TVöD-Bund, West, Vollzeit, unbefristet). Die Stelle umfasst Finanz- und Personalverwaltung, zentrale organisatorische Aufgaben sowie enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen des Hauses.

Zu Ihren Aufgaben gehören u. a. Buchführung mit DATEV, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalvorgänge, Jahresabschlussmitwirkung, sowie die Einführung des

Qualifications

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
• nachgewiesene Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der doppelten Buchführung
• Erfahrungen im Umgang mit DATEV-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online, LODAS)
• Kenntnisse im Kassenwesen und Onlinebanking sowie im Bundesreisekostenrecht (BRKG)

Responsibilities

• Finanzen: doppelte und kameralistische Buchführung mit DATEV Rechnungswesen, Unternehmen online
• Erfassung von Geschäftsvorfällen im Onlinebanking (Überweisungen, Lastschriften)
• allgemeine Verwaltungstätigkeiten (Führung Barkasse, Ausgangsrechnungen, Mahnwesen)
• Zuarbeiten zum Jahresabschluss (Verbindlichkeiten, Forderungen, Bestände)
• Bearbeitung und Umsetzung aller Personalvorgänge für Angestellte, Lohnempfänger, Hilfskräfte
• Zahlbarmachung der Vergütungen im DV-gestützten Gehaltsabrechnungssystem (DATEV LODAS)
• Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben (Zeiterfassungsbögen, Reisekostenabrechnungen, Urlaubskartei, Kranktage)
• Stipendienabrechnungen der Fellows
• Begleitung des Digitalisierungsprozesses in der Finanz- und Personalverwaltung

Education

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbarer Abschluss

Tools

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

DATEV Unternehmen online

DATEV LODAS

BRKG Kenntnisse

Job description

Das Wissenschaftskolleg zu Berlin e.V. – Institute for Advanced Study ist eine unabhängige Wissenschaftseinrichtung mit Sitz in Berlin-Grunewald, die zu gleichen Teilen durch das Land Berlin und den Bund finanziert wird. Seit 1981 werden jährlich ca. 45 international renommierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler unterschiedlicher Nationalitäten und Disziplinen eingeladen, die während einer zehnmonatigen Fellowship ein selbstgewähltes Arbeitsvorhaben verfolgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n

Sachbearbeiter/in (w/m/d) im Bereich Finanzen und Personal
(E 9b TVöD-Bund, Tarifgebiet West, Vollzeit, unbefristet)

Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere Teile der Finanz- und Personalverwaltung sowie zentrale organisatorische und infrastrukturelle Aufgaben, für deren Erfüllung eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit in der eigenen Abteilung sowie mit den weiteren Abteilungen des Hauses erforderlich ist.

Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

Finanzen

• doppelte und kameralistische Buchführung mit DATEV Rechnungswesen, Unternehmen online
• Erfassung von Geschäftsvorfällen im Onlinebanking (Überweisungen, Lastschriften)
• allgemeine Verwaltungstätigkeiten (wie Führung der Barkasse, Ausgangsrechnungen und Mahnwesen)
• Zuarbeiten zum Jahresabschluss (Verbindlichkeiten, Forderungen, Bestände)
• Bearbeitung und Umsetzung aller Personalvorgänge für Angestellte, Lohnempfänger, studentische und sonstige Hilfskräfte
• Zahlbarmachung der Vergütungen und Löhne im Rahmen des DV-gestützten Gehaltsabrechnungssystems (DATEV LODAS) für alle Beschäftigten einschließlich der Krankenbezüge und betrieblichen Altersversorgung
• Bearbeitung von Vorgängen im Bereich der allgemeinen Personalverwaltung (Prüfung der Zeiterfassungsbögen, Reisekostenabrechnungen, Führung der Urlaubskartei, Dokumentation von Krankheitstagen u. Ä.)
• Stipendienabrechnungen der Fellows

Sonstiges

• Begleitung des Digitalisierungsprozesses in der Finanz- und Personalverwaltung

Bewerberinnen und Bewerber sollten über folgende Qualifikationen und Voraussetzungen verfügen:

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
• nachgewiesene Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der doppelten Buchführung
• Erfahrungen im Umgang mit DATEV-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online, LODAS)
• Kenntnisse im Kassenwesen und Onlinebanking sowie im Bundesreisekostenrecht (BRKG)

Darüber hinaus sind allgemeine PC-Kenntnisse (Microsoft Word, Excel) erforderlich; Grundkenntnisse des Englischen, im Haushaltswesen und Tarifrecht (TVöD Bund) sind erwünscht. Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion, insbesondere hinsichtlich des vertraulichen Umgangs mit Personalangelegenheiten, runden das Anforderungsprofil ab.

Wir bieten ein angenehmes, anregendes und internationales Arbeitsumfeld in einer an höchsten Qualitätsstandards ausgerichteten Wissenschaftseinrichtung. Gleitende Arbeitszeit, mobiles Arbeiten und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind uns wichtig. Darüber hinaus bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und eine Jahressonderzahlung nach TVöD/Bund.

Die Vielfalt unserer Gesellschaft soll sich auch bei den Beschäftigten des Wissenschaftskollegs zu Berlin widerspiegeln. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Personen unabhängig von ihrem Geschlecht, Alter, ihrer Religion sowie ihrer kulturellen und sozialen Herkunft. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Für Fragen steht Ihnen die Leiterin Finanzen und Personal, Frau Verena Heiße, zur Verfügung (Tel. [phone], hiße(at)wiko-berlin.de ).