Sachbearbeiter:in Front Office (w/m/d)

EPPENDORF SE; Hamburg; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

flexible Arbeitszeiten

Deutschlandticket‑Zuschuss

JobRad

Parkplätze und E‑Ladesäulen

Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Kita-Plätze

Anonymes Beratungsangebot

Eppendorf Academy

Job summary

Eppendorf SE in Hamburg sucht eine tatkräftige Fachkraft im Front Office und infrastrukturellem Gebäudemanagement. Du begrüßt nationale und internationale Gäste, betreust Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen Empfang am Standort.

Zu deinen Aufgaben gehören Kostencontrolling, Organisation von Besprechungsräumen, Koordination von Veranstaltungen, Sicherheits- und Reinigungsdienste sowie die sachliche Prüfung von Eingangsrechnungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Front Office, Rezeption oder Callcenter.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort & Schrift.
• Serviceorientierte, ruhige und strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Begrüßung und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie Mitarbeitender.
• Bearbeitung der Telefonzentrale und Weiterleitung eingehender Anrufe.
• Koordination von Besprechungsräumen und Veranstaltungsabläufen.
• Kostencontrolling, Auswertungen und Prüfung von Eingangsrechnungen.
• Schnittstelle zwischen internen Bereichen und externen Dienstleistern.

Skills

Kundenservice

Kommunikation

Englischkenntnisse (Wort/Schrift)

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Wie du dich einbringst

• Im Bereich Infrastructure Facility Management trägst du mit deinem Einsatz im Front Office und im infrastrukturellen Gebäudemanagement wesentlich dazu bei, dass unsere Hamburger Standorte reibungslos funktionieren und Gäste wie Mitarbeitende sich willkommen und gut betreut fühlen.
• Du übernimmst die Begrüßung und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie der Mitarbeitenden und sorgst für einen professionellen Auftritt am Empfang.
• Im Rahmen der Werksicherheit kontrollierst und verfolgst du Zugangsberechtigungen, stellst Werkausweise aus und vergibst Zutrittsberechtigungen nach klaren Vorgaben.
• Mit deinem Blick für Details stellst du die Organisation, Betreuung und Funktionalität der Besprechungsräume sicher – von der Ausstattung bis zur kurzfristigen Abstimmung mit internen Ansprechpartner:innen.
• Eigenverantwortlich planst und koordinierst du Abläufe von Veranstaltungen auf dem Gelände und sorgst dafür, dass alle organisatorischen Schritte klar vorbereitet und reibungslos umgesetzt sind.
• An der Telefonzentrale nimmst du eingehende Anrufe entgegen, leitest diese gezielt weiter und bist eine wichtige erste Schnittstelle für interne und externe Kontakte.
• In der Sachbearbeitung des infrastrukturellen Gebäudemanagements unterstützt du alle Hamburger Standorte zu Themen wie Sicherheitsdienstleistungen, Reinigung, Garten- und Landschaftsbau, Winterdienst, Gästewohnungen und Poststelle.
• Bei der Koordination zugewiesener infrastruktureller Themen übernimmst du Kostencontrolling, identifizierst Einsparpotenziale, führst Qualitätskontrollen durch, erstellst entsprechende Auswertungen, implementierst Qualitätsstandards, holst Angebote ein und löst Bestellungen aus.
• Mit strukturiertem Vorgehen erarbeitest du Kostenaufstellungen, wirkst an der vorbereitenden Budgetplanung mit und übernimmst die sachliche Prüfung von Eingangsrechnungen.
• Für interne Bereiche übernimmst du die Koordination von Anfragen rund um das Facility Management und stellst eine klare, serviceorientierte Kommunikation sicher.

Was dich auszeichnet

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst damit ein solides Fundament für die Aufgaben im Front Office und im infrastrukturellen Gebäudemanagement mit.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung – idealerweise im Bereich Rezeption, Front Office oder Callcenter – ermöglicht es dir, auch in lebhaften Situationen ruhig, strukturiert und serviceorientiert zu agieren.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift erlauben dir, nationale und internationale Gäste professionell zu betreuen und in einem vielfältigen Umfeld souverän zu kommunizieren.
• Eine ausgeprägte und gepflegte Umgangs- und Ausdrucksform hilft dir dabei, Eppendorf nach außen und innen freundlich, klar und wertschätzend zu repräsentieren.
• Im Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie gängigen Kommunikationskanälen arbeitest du sicher, bereitest Informationen strukturiert auf und hältst Abläufe transparent nach.
• In deinem Arbeitsalltag hörst du aufmerksam zu, um Anliegen wirklich zu verstehen, und bindest relevante Schnittstellen frühzeitig ein, damit Prozesse im Front Office und Facility Management reibungslos funktionieren.
• Auch wenn Anforderungen kurzfristig wechseln oder mehrere Themen parallel laufen, behältst du den Überblick, triffst klare Prioritäten und setzt vereinbarte Schritte zuverlässig um.

Was wir dir bieten

• Sinn und Wirkung. Bei Eppendorf arbeitest du an Lösungen, die die Lebensbedingungen von Menschen weltweit verbessern.
• Wir sehen, was du leistest. Ein faires, attraktives Gehalt sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld zeigen, dass dein Beitrag zählt.
• Flexibel und verbunden. Unser hybrides Modell verbindet Freiheit im Alltag mit echter Teamnähe.
• Echte Balance, die wirklich passt. 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten lassen dir die Freiheit, dein Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen.
• Ankommen leicht gemacht. Mit Deutschlandticket‑Zuschuss, JobRad, Parkplätzen und E‑Ladesäulen kommst du flexibel und stressfrei durch den Tag.
• Zukunft, auf die du bauen kannst. Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen geben dir Sicherheit ‒ heute und langfristig.
• Für dich da, wenn’s darauf ankommt. Von Kita-Plätzen bis zu unserem anonymen Beratungsangebot unterstützen wir dich in den Momenten, in denen du Rückhalt brauchst.
• Lernen, das dich voranbringt. Mit der Eppendorf Academy, digitalen Lernplattformen, Sprachkursen, Workshops, Community‑Formaten, Coachings und Entwicklungsprogrammen wächst du kontinuierlich – fachlich wie persönlich.