Assistenz Core Business Portfolio (w/m/d) (Teilzeit, 30 Std./Woche)

Eppendorf; Hamburg; Hybrid; EUR 60.000 - 85.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Modell

30 Urlaubstage

Deutschlandticket Zuschuss

JobRad

Parkplätze

E‑Ladesäulen

Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Eppendorf Academy

Zusammenfassung

Eppendorf sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die den Management-Zyklus aktiv steuert, Meetings koordiniert und Entscheidungsprozesse vorbereitet. Sie arbeiten eng mit Senior Management und Fachabteilungen zusammen, bereiten Unterlagen zuverlässig vor und sorgen für klare Verantwortlichkeiten.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Führungs-Assistenz.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für Führungskräfte, inkl. Zusammenarbeit mit C-Level- bzw. Senior-Management-Teams.
• Gute MS Office Kenntnisse, PowerPoint und Excel, zur Erstellung von Präsentationen, Listen und Berichten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, proaktive Arbeitsweise, Vertraulichkeit und integriertes Urteilsvermögen.

Aufgaben

• Aktiver Mitgestalter des Management-Zyklus in Kooperation mit C-Level- oder Senior-Management-Teams.
• Koordination von Meetings, Auswärtsterminen und Entscheidungsprozessen sowie Erstellung von Tagesordnungen.
• Vor- und Nachbereitung von Entscheidungsvorlagen, Briefings und Berichten.
• Strukturierung von Kommunikationswegen und Einbindung relevanter Stakeholder, inkl. interner/externer Partner.

Kenntnisse

Executive support

Stakeholder coordination

MS Office

PowerPoint

Excel

MS Teams

SharePoint

Project management

Discretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Planner

Jobbeschreibung

Wie du dich einbringstIm direkten Umfeld einer C-Level- oder Senior-Management-Führungskraft gestaltest du den gesamten Management-Zyklus aktiv mit und sorgst dafür, dass Entscheidungen gut vorbereitet, klar getroffen und konsequent nachverfolgt werden.Du steuerst den Management-Zyklus deiner Führungskraft ganzheitlich und koordinierst regelmäßige Meetings, Auswärtstermine und wichtige Entscheidungsprozesse , sodass alle Formate sinnvoll aufeinander abgestimmt sind.Durch die strukturierte Planung, Organisation und Pflege eines integrierten Kalenders für Meetings, Steuerungskreise, Projekt-Reviews und Entscheidungssitzungen stellst du sicher, dass Kapazitäten effizient genutzt und Prioritäten sichtbar werden.In enger Zusammenarbeit mit Senior Management und Fachabteilungen erstellst und koordinierst du Tagesordnungen , sorgst für die rechtzeitige Bereitstellung aller Dokumente und Entscheidungsunterlagen und hältst deren Qualität auf einem hohen Niveau.Mit einem klaren Blick für Verbindlichkeit dokumentierst du Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten , verfolgst Folgemaßnahmen aktiv nach und stellst sicher, dass Fristen , Zuständigkeiten und Status transparent bleiben.Auf Basis der Inhalte aus den verantwortlichen Bereichen bereitest du Entscheidungsvorlagen, Briefings und zusammenfassende Berichte vor und bereitest Informationen so auf, dass Führungskräfte schnell und sicher entscheiden können.Im bereichsübergreifenden Zusammenspiel koordinierst du relevante Stakeholder , einschließlich interner und ausgewählter externer Partner, strukturierst Kommunikationswege und sorgst dafür, dass alle Beteiligten im Management-Zyklus gut eingebunden sind.Als fortgeschrittenes Gatekeeping filterst, kategorisierst und priorisierst du Anfragen selbstständig nach ihrer strategischen und operativen Relevanz, schützt die Zeit deiner Führungskraft und hältst gleichzeitig wichtige Themen im Fluss.Was dich auszeichnetDu bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit, idealerweise ergänzt durch Weiterbildungen im Bereich Executive Assistance , Projekt- oder Prozessmanagement , sodass du komplexe Management-Umfelder sicher überblickst.Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für Führungskräfte , einschließlich fundierter Zusammenarbeit mit C-Level- oder Senior-Management-Teams , ermöglicht dir ein souveränes Agieren auf Top-Management-Ebene.In der Steuerung komplexer Terminplanungen und Entscheidungsprozesse behältst du den Überblick, verknüpfst Inhalte mit Kapazitäten und stellst sicher, dass Führungskräfte zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen arbeiten können.Sehr gute Kenntnisse in MS Office , insbesondere in PowerPoint zur Erstellung und Anpassung von Management-Präsentationen sowie in Excel für Listen, Übersichten und Nachverfolgungen, nutzt du, um Inhalte klar, strukturiert und aussagekräftig aufzubereiten.Mit einem sicheren Umgang in digitalen Tools für Zusammenarbeit und Projektmanagement – etwa MS Teams, SharePoint, Planner oder vergleichbaren Systemen – unterstützt du transparente Kommunikation, effiziente Abstimmung und die verlässliche Nachverfolgung von Aufgaben.Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift , passt deine Sprache unterschiedlichen Hierarchieebenen an und trittst auch in anspruchsvollen Situationen professionell und lösungsorientiert auf.In deinem Arbeitsstil zeigst du ein hohes Maß an Selbstständigkeit , arbeitest vorausschauend und proaktiv , gehst mit Zeitdruck, vielfältigen Anforderungen und kurzfristigen Änderungen souverän um und wahrt dabei stets Diskretion, Integrität und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Themen.Was wir dir bietenSinn und Wirkung . Bei Eppendorf arbeitest du an Lösungen, die die Lebensbedingungen von Menschen weltweit verbessern.Wir sehen, was du leistest. Ein faires, attraktives Gehalt sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld zeigen, dass dein Beitrag zählt.Flexibel und verbunden. Unser hybrides Modell verbindet Freiheit im Alltag mit echter Teamnähe.Echte Balance, die wirklich passt. 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten lassen dir die Freiheit, dein Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen.Ankommen leicht gemacht. Mit Deutschlandticket‑Zuschuss, JobRad, Parkplätzen und E‑Ladesäulen kommst du flexibel und stressfrei durch den Tag.Zukunft, auf die du bauen kannst . Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen geben dir Sicherheit ‒ heute und langfristig.F ü r dich da, wenn ’ s darauf ankommt. Von Kita-Plätzen bis zu unserem anonymen Beratungsangebot unterstützen wir dich in den Momenten, in denen du Rückhalt brauchst.Lernen, das dich voranbringt. Mit der Eppendorf Academy, digitalen Lernplattformen, Sprachkursen, Workshops, Community‑Formaten, Coachings und Entwicklungsprogrammen wächst du kontinuierlich – fachlich wie persönlich.