Sachbearbeiter*in (d/w/m) im Team Geschäftsstelle – unbefristet

studierendenWERK BERLIN; Berlin; Hybrid; EUR 43.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Arbeitszeit: 39 Std/Woche oder 32 Std/

Bezahlung: 3.878–4.098 € brutto

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Gleitzeit und mobiles Arbeiten

Jobticket

Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

studierendenWERK BERLIN sucht eine/n Sachbearbeiter*in im Team Geschäftsstelle unbefristet. Die Stelle umfasst Vergabeverfahren, Rechts- und Verwaltungsaufgaben sowie enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Studierenden, Hochschulen und dem Land.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Rechtsbereich und mehrjährige Berufserfahrung mit. Sicherer Umgang mit MS Office, Cosinex VMS sowie E-Akten und ELO ist erforderlich; Englischkenntnisse sind willkommen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Rechtsbereich
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Qualifizierung zum Vergabemanager bzw. Bereitschaft zur Nachholung

Aufgaben

• Verwalten von Vergabeverfahren in Cosinex VMS
• Unterstützung Verwaltungsrat, Justiziariat und Interne Meldestelle
• Vorbereitung von Beschlussvorlagen und Protokollen
• Durchführen von Rechts- und Organisationsaufgaben
• Verantwortung für Fristen, Akten und Rechnungen sowie Kommunikation

Kenntnisse

MS Office

Deutsch sicher

Englischgrundlagen

Ausbildung

Ausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r

Tools

Cosinex VMS

Kanzleimanagement-Software

E-Akten

ELO

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter*in (d/w/m) im Team Geschäftsstelle – unbefristet

• studierendenWERK BERLIN
• Hardenbergstraße 34, 10623 Berlin
• Berufserfahrung
• Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
• Monatsgehalt: 3.878 - 4.098 EUR

Verantwortung übernehmen. Strukturen gestalten.

Sie schätzen ein vielseitiges Aufgabenspektrum im juristischen und organisatorischen Umfeld?
Dann übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserer WERKzentrale – als Unterstützung für unsere Geschäftsführung, als Ansprechperson für Studierende, das Land und die Hochschulen sowie mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und dem Anspruch, Arbeitsabläufe professionell mitzugestalten.

Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen übernehmen Sie dabei vielfältige Aufgaben.

Das erwartet Sie bei uns

• Im Vergabemanagementsystem Cosinex VMS organisieren und begleiten Sie Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge von A bis Z
• Für den Verwaltungsrat, das Justiziariat, die Interne Meldestelle, den Datenschutz sowie das Projektmanagement Office für das Digitalisierungsprogramm übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Sachbearbeitung und Organisation
• Die Sitzungen des Verwaltungsrats und anderer Gremien organisieren Sie in Präsenz und digital – von der Terminabstimmung über Beschlussvorlagen und Einladungen bis hin zu Protokoll und Nachbereitung
• Dabei koordinieren Sie interne und externe Beteiligte, fassen Stellungnahmen zusammen, unterstützen bei rechtlichen und organisatorischen Themen und bereiten Verträge, Beschlussvorlagen sowie weitere rechtliche Unterlagen vor
• Mit Sorgfalt und Genauigkeit führen Sie Verfahren eigenständig durch, behalten Fristen und Akten ebenso im Blick wie Rechnungen und Finanzbuchungen und übernehmen die dazugehörige interne und externe Kommunikation

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r oder eine gleichwertige Qualifikation bildet Ihr Fundament
• Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit und sind mit Aktenführung, Büroorganisation sowie dem sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Vorgängen vertraut
• Eine Qualifizierung zum*zur Vergabemanager*in haben Sie bereits absolviert oder Sie sind bereit, diese bei uns nachzuholen
• Im Umgang mit MS Office sowie digitalen Fachanwendungen arbeiten Sie sicher; idealerweise kennen Sie bereits das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS, Kanzleimanagement-Software bzw. E-Akten und das Dokumentenmanagementsystem ELO
• Sie verfügen über sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und können auch anspruchsvolle rechtliche und organisatorische Sachverhalte präzise und adressatengerecht formulieren und vermitteln; auch auf Englisch können Sie sich sicher verständigen

Das bieten wir Ihnen

Unsere Arbeit ist sinnstiftend, denn das studierendenWERK BERLIN unterstützt über 175.000 Studierende in der Hauptstadt mit allem, was sie für ihren Erfolg brauchen – von bezahlbarer Wohnraum und gesunder Verpflegung bis hin zu Beratung, Studienfinanzierung und einem vielfältigen Kulturangebot

• Arbeitszeit: Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche oder Teilzeit mit mind. 32 Stunden pro Woche
• Bezahlung: Monatlich 3.878 € bis 4.098 € brutto bei Vollzeit, das entspricht der Entgeltgruppe 9a, Stufe 2-3 TVöD STW BERLIN. Die Gehaltsspanne richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.

Unsere Benefits:

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12. (ab 2027 31 Tage)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Gleitzeit und Mobiles Arbeiten
• Jahressonderzahlung (ab 2027 Möglichkeit der teilweise Umwandlung in Urlaub)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
• Option auf vermögenswirksame Leistungen
• Option auf Wohnraum von Berlinovo
• Vergünstigtes Jobticket (VBB- oder deutschlandweit)
• Zeitgemäße Gesundheitsangebote (z.B. Yoga, Urban Sports Club, Hochschulsport)

Wir erkennen unterschiedliche Zugangschancen an. Deshalb sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich erwünscht. Bei uns zählt die Qualifikation und Leistung – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wer wir sind:

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Unsere Stellenangebote veröffentlichen wir auf LinkedIn, Instagram und im WhatsApp-Job-Channel. Wer uns abonniert, erfährt zeitnah über freie Stellen!

• Arbeitsplatz- und tarifliche Sicherheit als Mitarbeiter*in des öffentlichen Dienst
• Jahresurlaub: 30 Tage (zzgl. frei am 24.12. und 31.12.) - ab 2027 sind es 31 Tage
• Flexibilität durch umfangreiche Arbeitszeitmodelle
• Vermögenswirksame Leistungen und Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jubiläums- und LeistungsprämiePersonalentwicklung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Sonderkonditionen des öffentlichen Dienstes bei Versicherungen