Sachbearbeiter*in (d/w/m) im Team Geschäftsstelle – unbefristet

studierendenWERK BERLIN AdöR; Berlin; Vor Ort; EUR 43.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zukunftssicherer Arbeitsplatz

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitmodelle

Gleitzeit und mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Entwicklungsmöglichkeiten

Wohnraumoption

Jobticket

Gesundheitsangebote

Zusammenfassung

studierendenWERK BERLIN AdöR sucht eine qualifizierte Rechts- und Verwaltungsfachkraft in Vollzeit. Sie übernehmen verantwortungsvoll Vergabeverfahren, Koordination der Verwaltungsrats-Sitzungen und die Vorbereitung relevanter Unterlagen.

Sie arbeiten eng mit dem Justiziariat, der Internen Meldestelle, dem Datenschutz und dem PMO zusammen. Wichtig sind präzise Rechtsunterlagen, Fristenüberwachung sowie termin- und adressatengerechte Kommunikation.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte/r.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Aktenführung, Büroorganisation und vertraulichen Vorgängen.
• Zweck und Bereitschaft zur Weiterbildung zum Vergabemanager/in.
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Organisation von Vergabeverfahren im Cosinex VMS von A bis Z.
• Unterstützung für Verwaltungsrat, Justiziariat, Interne Meldestelle, Datenschutz und PMO.
• Sitzungen von Gremien organisatorisch planen, Einladungen und Protokoll nachbereiten.
• Verträge, Beschlussvorlagen und weitere Rechtsunterlagen vorbereiten.
• Fristen, Aktenführung, Rechnungen und Finanzbuchungen überwachen und kommunizieren.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte

Tools

Cosinex VMS

Kanzleimanagement-Software

E-Akten

ELO Dokumentenmanagement

MS Office

Jobbeschreibung

Verantwortung übernehmen. Strukturen gestalten.

Sie schätzen ein vielseitiges Aufgabenspektrum im juristischen und organisatorischen Umfeld?
Dann übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserer WERKzentrale – als Unterstützung für unsere Geschäftsführung, als Ansprechperson für Studierende, das Land und die Hochschulen sowie mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und dem Anspruch, Arbeitsabläufe professionell mitzugestalten.

Gemeinsam mit Ihren Kolleg\*innen übernehmen Sie dabei vielfältige Aufgaben.

Das erwartet Sie bei uns

• Im Vergabemanagementsystem Cosinex VMS organisieren und begleiten Sie Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge von A bis Z
• Für den Verwaltungsrat, das Justiziariat, die Interne Meldestelle, den Datenschutz sowie das Projektmanagement Office für das Digitalisierungsprogramm übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Sachbearbeitung und Organisation
• Die Sitzungen des Verwaltungsrats und anderer Gremien organisieren Sie in Präsenz und digital – von der Terminabstimmung über Beschlussvorlagen und Einladungen bis hin zu Protokoll und Nachbereitung
• Dabei koordinieren Sie interne und externe Beteiligte, fassen Stellungnahmen zusammen, unterstützen bei rechtlichen und organisatorischen Themen und bereiten Verträge, Beschlussvorlagen sowie weitere rechtliche Unterlagen vor
• Mit Sorgfalt und Genauigkeit führen Sie Verfahren eigenständig durch, behalten Fristen und Akten ebenso im Blick wie Rechnungen und Finanzbuchungen und übernehmen die dazugehörige interne und externe Kommunikation

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte\*r oder eine gleichwertige Qualifikation bildet Ihr Fundament
• Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit und sind mit Aktenführung, Büroorganisation sowie dem sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Vorgängen vertraut
• Eine Qualifizierung zum\zur Vergabemanager\in haben Sie bereits absolviert oder Sie sind bereit, diese bei uns nachzuholen
• Im Umgang mit MS Office sowie digitalen Fachanwendungen arbeiten Sie sicher; idealerweise kennen Sie bereits das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS, Kanzleimanagement-Software bzw. E-Akten und das Dokumentenmanagementsystem ELO
• Sie verfügen über sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und können auch anspruchsvolle rechtliche und organisatorische Sachverhalte präzise und adressatengerecht formulieren und vermitteln; auch auf Englisch können Sie sich sicher verständigen

Das bieten wir Ihnen

Unsere Arbeit ist sinnstiftend, denn das studierendenWERK BERLIN unterstützt über 175.000 Studierende in der Hauptstadt mit allem, was sie für ihren Erfolg brauchen – von bezahlbarem Wohnraum und gesunder Verpflegung bis hin zu Beratung, Studienfinanzierung und einem vielfältigen Kulturangebot

Arbeitszeit: Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche oder Teilzeit mit mind. 32 Stunden pro Woche

Bezahlung: Monatlich 3.878 € bis 4.098 € brutto bei Vollzeit, das entspricht der Entgeltgruppe 9a, Stufe 2-3 TVöD STW BERLIN. Die Gehaltsspanne richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.

Unsere Benefits:

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12. (ab 2027 31 Tage)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Gleitzeit und Mobiles Arbeiten
• Jahressonderzahlung (ab 2027 Möglichkeit der teilweise Umwandlung in Urlaub)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
• Option auf vermögenswirksame Leistungen
• Option auf Wohnraum von Berlinovo
• Vergünstigtes Jobticket (VBB- oder deutschlandweit)
• Zeitgemäße Gesundheitsangebote (z.B. Yoga, Urban Sports Club, Hochschulsport)

Kontakt

studierendenWERK BERLIN

Dominik Kißler

Geschäftsbereichsleitung WERKzentrale

aktuell geplanter Einsatzort: Hardenbergstraße 34, 10623 Berlin

Wir erkennen unterschiedliche Zugangschancen an. Deshalb sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich erwünscht. Bei uns zählt die Qualifikation und Leistung – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sowie sexueller Orientierung und Identität.