Sachbearbeiter*in (d/w/m) im Team Geschäftsstelle – unbefristet

Stwdo; Berlin; Hybrid; EUR 43.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zukunftssicherer Arbeitsplatz

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitmodelle

Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Entwicklungsmöglichkeiten

Wohnraum Berlinovo

Jobticket

Zusammenfassung

studierendenWERK BERLIN sucht eine qualifizierte Fachkraft für das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS sowie Rechts- und Organisationsaufgaben rund um den Verwaltungsrat, Datenschutz und Projekthandling im Digitalisierungsprogramm.

Sie führen eigenständig Verfahren durch, koordinieren Termine, erstellen Protokolle und Vorlagen, arbeiten sicher mit MS Office, E-Aakten und DMS-Systemen, verfügen über sichere Deutschkenntnisse und können auch auf Englisch kommunizieren.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im relevanten Rechtsbereich.
• Erfahrung in Aktenführung, Büroorganisation und sensible Vorgänge.
• Bereitschaft zur Vergabeverantwortung (Vergabemanager/in) oder Bereitschaft zur Weiterbildung.

Aufgaben

• Eigenständige Durchführung von Vergabeverfahren im Cosinex VMS von A bis Z.
• Unterstützung bei rechtlichen und organisatorischen Themen sowie Vorbereitung von Verträgen und Beschlussvorlagen.
• Organisation von Sitzungen des Verwaltungsrats und anderer Gremien, incl. Protokoll- und Nachbereitung.
• Koordination interner/externer Beteiligter, Zusammenfassung von Stellungnahmen und Kommunikation.

Kenntnisse

Büroorganisation

Aktenführung

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Berufsausbildung Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r

Tools

Cosinex VMS

Kanzleimanagement-Software

E-Akten

ELO

Jobbeschreibung

• Im Vergabemanagementsystem Cosinex VMS organisieren und begleiten Sie Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge von A bis Z
• Für den Verwaltungsrat, das Justiziariat, die Interne Meldestelle, den Datenschutz sowie das Projektmanagement Office für das Digitalisierungsprogramm übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Sachbearbeitung und Organisation
• Die Sitzungen des Verwaltungsrats und anderer Gremien organisieren Sie in Präsenz und digital – von der Terminabstimmung über Beschlussvorlagen und Einladungen bis hin zu Protokoll und Nachbereitung
• Dabei koordinieren Sie interne und externe Beteiligte, fassen Stellungnahmen zusammen, unterstützen bei rechtlichen und organisatorischen Themen und bereiten Verträge, Beschlussvorlagen sowie weitere rechtliche Unterlagen vor
• Mit Sorgfalt und Genauigkeit führen Sie Verfahren eigenständig durch, behalten Fristen und Akten ebenso im Blick wie Rechnungen und Finanzbuchungen und übernehmen die dazugehörige interne und externe Kommunikation

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r oder eine gleichwertige Qualifikation bildet Ihr Fundament
• Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit und sind mit Aktenführung, Büroorganisation sowie dem sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Vorgängen vertraut
• Eine Qualifizierung zum*zur Vergabemanager*in haben Sie bereits absolviert oder Sie sind bereit, diese bei uns nachzuholen
• Im Umgang mit MS Office sowie digitalen Fachanwendungen arbeiten Sie sicher; idealerweise kennen Sie bereits das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS, Kanzleimanagement-Software bzw. E-Akten und das Dokumentenmanagementsystem ELO
• Sie verfügen über sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und können auch anspruchsvolle rechtliche und organisatorische Sachverhalte präzise und adressatengerecht formulieren und vermitteln; auch auf Englisch können Sie sich sicher verständigen

Unsere Arbeit ist sinnstiftend, denn das studierendenWERK BERLIN unterstützt über 175.000 Studierende in der Hauptstadt mit allem, was sie für ihren Erfolg brauchen – von bezahlbarem Wohnraum und gesunder Verpflegung bis hin zu Beratung, Studienfinanzierung und einem vielfältigen Kulturangebot

• Arbeitszeit: Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche oder Teilzeit mit mind. 32 Stunden pro Woche
• Bezahlung: Monatlich 3.878 € bis 4.098 € brutto bei Vollzeit, das entspricht der Entgeltgruppe 9a, Stufe 2-3 TVöD STW BERLIN. Die Gehaltsspanne richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.

Unsere Benefits:

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12. (ab 2027 31 Tage)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Gleitzeit und Mobiles Arbeiten
• Jahressonderzahlung (ab 2027 Möglichkeit der teilweise Umwandlung in Urlaub)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
• Option auf vermögenswirksame Leistungen
• Option auf Wohnraum von Berlinovo
• Vergünstigtes Jobticket (VBB- oder deutschlandweit)
• Zeitgemäße Gesundheitsangebote (z.B. Yoga, Urban Sports Club, Hochschulsport)

Kontakt

studierendenWERK BERLIN
Dominik Kißler
Geschäftsbereichsleitung WERKzentrale
aktuell geplanter Einsatzort: Hardenbergstraße 34, 10623 Berlin

Wir erkennen unterschiedliche Zugangschancen an. Deshalb sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich erwünscht. Bei uns zählt die Qualifikation und Leistung – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sowie sexueller Orientierung und Identität.