Sachbearbeiter*in Büromanagement (m/w/d)

Personio; Braunschweig; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

Umfangreiche Einarbeitung

Unbefristete Festanstellung

25 Tage Urlaub bei 5-Tage-Woche

Job summary

Quaddro AG in Braunschweig sucht eine erfahrene Backoffice-Verstärkung zur eigenverantwortlichen Büroorganisation in einem kleinen Team. Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche und eine fundierte Einarbeitung am Standort.

Zu den Aufgaben gehören Administrative Tätigkeiten, Reisemanagement, Fuhrparkkoordination, Ausbildungsunterstützung, Gebäudemanagement sowie Vertragsprüfung und -ablage. Eine unbefristete Festanstellung wird angeboten.

Qualifications

• Berufserfahrung im Backoffice bzw. in der Organisation von Firmen
• Gutes Verständnis für MS Office Anwendungen (Outlook, Excel, PowerPoint)
• Gute Englischkenntnisse und selbstständige Arbeitsweise

Responsibilities

• Allgemeine Administration: Post- und E-Mail-Postfächer bearbeiten, Kommunikation mit Partnern, Dokumentenablage
• Reisemanagement: Flug- und Hotelbuchungen, Visa-Anträge
• Fuhrparkmanagement: KFZ-Servicetermine, Tankkarten, Fahrzeuganmeldungen, Kilometerstände
• Ausbildungsunterstützung: Unterstützung des Auszubildenden, Kommunikation mit der IHK
• Gebäudemanagement: Terminierung von Wartung/Reinigung und Koordination mit Dienstleistern
• Vertragsverwaltung: Sichtung und Prüfung von Verträgen, Rahmenverträge pflegen

Skills

Durchsetzungsstärke

Verhandlungsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Tools

MS Outlook

MS Excel

MS PowerPoint

Job description

Einführung

Wir sind eine dynamische Unternehmensgruppe mit Fokus auf den Groß- und Außenhandel in der Gummi-Branche. Unsere Holding, die Quaddro AG, vereint mehrere spezialisierte Unternehmen, die gemeinsam ein starkes Netzwerk bilden – mit Schwesterunternehmen in Asien und globalen Partnerschaften. Unser deutsches Headquarter befindet sich in Braunschweig, von wo aus wir unsere Aktivitäten in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Finanzen und zentrale Services steuern.

Zu unserer Gruppe gehören unter anderem die Marken Ambelt®, Forech Europe, W&K® sowie Vasco Global®. Gemeinsam arbeiten wir daran, Prozesse weiterzuentwickeln, internationaler zu denken und unsere Gruppe zukunftsfähig aufzustellen.— Mehr Infos zur Gruppe unterquaddro.ag

Ihre Aufgaben

Du bezeichnest dich als strukturiert und organisiert? Du sprichst im Idealfall Englisch und hast Lust, eigenverantwortlich in einem kleinen Team zu arbeiten? Dann würden wir dich sehr gern kennenlernen!

Aufgrund unseres stetigen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine vertrauensvolle Verstärkung für unser Backoffice, die nach einer fundierten Einarbeitung an unserem Firmensitz in Braunschweig aktiv zu unserem Erfolg beiträgt.

Arbeitszeit: Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche.

Aufgabenbereiche

In einem kleinen Team übernimmst du eigenverantwortlich das Büromanagement für unsere Firmen. Deine Aufgaben gliedern sich in folgende Bereiche:

• Allgemeine Administration:Bearbeitung der Post und der E-Mail-Postfächer aller Firmen, Kommunikation mit Institutionen und Partnern (z. B. Versicherungen, Anwälten, Notaren, Ämtern, Banken und IHK), Dokumentenablage offline und online sowie Bestellung von Bürobedarf
• Reisemanagement:Flug- und Hotelbuchungen sowie Transferkoordination für die Geschäftsführung (Flughafen Hannover) und Beantragung von Visa
• Fuhrparkmanagement:Terminierung von KFZ-Serviceterminen, Verwaltung von Tankkarten, Beschaffung und Anmeldung von Fahrzeugen sowie halbjährliche Erfassung der Kilometerstände und Führerscheinkontrollen
• Ausbildungsunterstützung:administrative Unterstützung unseres Auszubildenden, Kommunikation mit der IHK und ggf. Anpassung des Ausbildungsplans
• Gebäudemanagement:Terminierung von Garten-, Wartungs- und Reinigungsterminen sowie Kommunikation mit den jeweiligen Dienstleistern
• Vertragsverwaltung:Sichtung und Prüfung von Verträgen, Anpassung von Rahmenverträgen sowie vertrauliche Ablage

Ihr Profil

• Berufserfahrung im Backoffice bzw. in der Organisation von Firmen
• Kenntnisse in MS Outlook, MS Excel und MS PowerPoint
• Durchsetzungsstärke und eine selbstständige Arbeitsweise
• Verhandlungsgeschick
• Eine gute Kommunikationsfähigkeit
• Gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• Eine umfangreiche Einarbeitung durch unsere erfahrenen Teammitglieder
• Eine unbefristete Festanstellung mit einer viermonatigen Probezeit
• Arbeitszeit: Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche
• Ein freundliches Team mit kurzen Entscheidungswegen und offener Feedbackkultur
• 25 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten