Sachbearbeiter+in Büromanagement (m/w/d)

Quaddro Group GmbH; Braunschweig; On-site; EUR 18,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Umfassende Einarbeitung

Unbefristete Festanstellung

25 Urlaubstage

Kurze Entscheidungswege

Feedbackkultur

Job summary

Quaddro Group GmbH in Braunschweig sucht eine strukturierte Backoffice-Verstärkung in Teilzeit (20 Std./Woche). Sie arbeiten eigenverantwortlich am Firmensitz in Braunschweig und unterstützen das Administrative Daily-Business.

Zu den Aufgaben gehören Post-/E-Mail-Bearbeitung, Reisemanagement, Fuhrpark- und Vertragsverwaltung sowie Ausbildungsunterstützung. Gute Englischkenntnisse und sichere MS-Office-Kenntnisse sind vorteilhaft.

Qualifications

• Berufserfahrung im Backoffice bzw. Organisation von Firmen erforderlich.
• Gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint) voraus.
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Allgemeine Administration: Post- und E-Mail-Management, Dokumentenablage.
• Reisemanagement: Flug- und Hotelbuchungen, Visa-Anfragen koordinieren.
• Fuhrparkmanagement: Terminierung von Serviceterminen, Tankkarten verwalten, Fahrzeuganmeldungen.
• Ausbildungsunterstützung: Kommunikation mit der IHK, Ausbildungsplan anpassen.
• Gebäudemanagement: Terminplanung von Garten- und Reinigungsdiensten.
• Vertragsverwaltung: Prüfung von Verträgen, Ablage sensibler Dokumente.

Skills

MS Outlook

MS Excel

MS PowerPoint

Job description

Über uns

Wir sind eine dynamische Unternehmensgruppe mit Fokus auf den Groß- und Außenhandel in der Gummi-Branche. Unsere Holding, die Quaddro AG, vereint mehrere spezialisierte Unternehmen, die gemeinsam ein starkes Netzwerk bilden – mit Schwesterunternehmen in Asien und globalen Partnerschaften. Unser deutsches Headquarter befindet sich in Braunschweig, von wo aus wir unsere Aktivitäten in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Finanzen und zentrale Services steuern.

Zu unserer Gruppe gehören unter anderem die Marken Ambelt®, Forech Europe, W&K® sowie Vasco Global®. Gemeinsam arbeiten wir daran, Prozesse weiterzuentwickeln, internationaler zu denken und unsere Gruppe zukunftsfähig aufzustellen.— Mehr Infos zur Gruppe unterquaddro.ag

Du bezeichnest dich als strukturiert und organisiert? Du sprichst im Idealfall Englisch und hast Lust, eigenverantwortlich in einem kleinen Team zu arbeiten? Dann würden wir dich sehr gern kennenlernen!

Aufgrund unseres stetigen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine vertrauensvolle Verstärkung für unser Backoffice, die nach einer fundierten Einarbeitung an unserem Firmensitz in Braunschweig aktiv zu unserem Erfolg beiträgt.

Arbeitszeit: Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche.

Aufgabenbereiche

In einem kleinen Team übernimmst du eigenverantwortlich das Büromanagement für unsere Firmen. Deine Aufgaben gliedern sich in folgende Bereiche:

• Allgemeine Administration: Bearbeitung der Post und der E-Mail-Postfächer aller Firmen, Kommunikation mit Institutionen und Partnern (z. B. Versicherungen, Anwälten, Notaren, Ämtern, Banken und IHK), Dokumentenablage offline und online sowie Bestellung von Bürobedarf


• Reisemanagement: Flug- und Hotelbuchungen sowie Transferkoordination für die Geschäftsführung (Flughafen Hannover) und Beantragung von Visa


• Fuhrparkmanagement: Terminierung von KFZ-Serviceterminen, Verwaltung von Tankkarten, Beschaffung und Anmeldung von Fahrzeugen sowie halbjährliche Erfassung der Kilometerstände und Führerscheinkontrollen


• Ausbildungsunterstützung: administrative Unterstützung unseres Auszubildenden, Kommunikation mit der IHK und ggf. Anpassung des Ausbildungsplans


• Gebäudemanagement: Terminierung von Garten-, Wartungs- und Reinigungsterminen sowie Kommunikation mit den jeweiligen Dienstleistern


• Vertragsverwaltung: Sichtung und Prüfung von Verträgen, Anpassung von Rahmenverträgen sowie vertrauliche Ablage

Profil

• Berufserfahrung im Backoffice bzw. in der Organisation von Firmen


• Kenntnisse in MS Outlook, MS Excel und MS PowerPoint


• Durchsetzungsstärke und eine selbstständige Arbeitsweise


• Verhandlungsgeschick


• Eine gute Kommunikationsfähigkeit


• Gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• Eine umfangreiche Einarbeitung durch unsere erfahrenen Teammitglieder


• Eine unbefristete Festanstellung mit einer viermonatigen Probezeit


• Arbeitszeit: Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche


• Ein freundliches Team mit kurzen Entscheidungswegen und offener Feedbackkultur


• 25 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche


• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten