Sachbearbeiter / Coordinator Speaker Support (m/w/d)

Zukunft Personal; Mannheim; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Fitnessstudio Kooperationen

Getränke, Obst, Snacks

Hunde im Büro

Massage-Stuhl

Englisch-Unterricht während der Arbeit

Employee Assistance Program

Corporate Benefits

Job summary

Zukunft Personal sucht am Standort Mannheim eine/n Sachbearbeiter/in – Coordinator Speaker Support (m/w/d). Sie fungieren als verlässliche Schnittstelle zwischen dem Programm-Team und Referentinnen und Referenten und sorgen dafür, dass Programmdaten pünktlich vorliegen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Fristeneinhaltung, akkurate Dateneingabe, mehrsprachige Korrespondenz und Unterstützung der Speaker vor Ort. Ihre kaufmännische Grundausbildung und Deutsch/Englischkenntnisse sind gefragt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse.
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung.

Responsibilities

• Nachfassen und Fristen für Vortragsbeschreibungen, Biografien und Unterlagen einhalten.
• Akribische Datenpflege im webbasierten Konferenzsystem.
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Speakern auf Deutsch und Englisch.
• Qualitätskontrolle eingereichter Daten und Referenten-Profile.
• Vor-Ort-Betreuung bei Präsenzveranstaltungen unterstützen.

Skills

Organisationstalent

Koordination

Deutsch (C2)

Englisch (B2)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wer Wir Sind

Wir sind europäischer Marktführer für wegweisende Expos, Events und Konferenzen in den Bereichen Human Resources, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unternehmenstransformation. Mit Marken wie Zukunft Personal und Personalmesse powered by Zukunft Personal prägen wir die aktuellen Trends und Managemententwicklungen. Als Teil der internationalen CloserStill Media Ltd. veranstalten wir über 120 marktführende Fachmessen in Europa, den USA und Asien.

Wir suchen dich – für großartige Messeerlebnisse!

Werde Teil unserer Messewelt! An unserem Standort in Mannheim suchen wir ab sofort in Vollzeit einen Sachbearbeiter / Coordinator Speaker Support (m/w/d).

DEINE AUFGABEN Bei Uns

In dieser Rolle bist du die verlässliche Schnittstelle zwischen unserem Programm-Team und unseren Referent:innen. Du sorgst durch Ausdauer, Sorgfalt und Verbindlichkeit dafür, dass alle Programmdaten pünktlich vorliegen.

• Nachfassen & Erinnern: Du begleitest unsere nationalen und internationalen Speaker aktiv durch den Abgabeprozess – du erinnerst freundlich, aber bestimmt an Fristen für Vortragsbeschreibungen, Biografien und Unterlagen.
• Akribische Datenpflege: Du trägst sämtliche Daten, Freigaben und Programminformationen absolut fehlerfrei in unser webbasiertes Konferenzsystem ein.
• Standard-Kommunikation: Du führst die schriftliche und telefonische Korrespondenz mit den Speakern in deutscher und englischer Sprache.
• Qualitätskontrolle: Du prüfst eingereichte Daten und Referenten-Profile auf Vollständigkeit und Richtigkeit vor der Freigabe.
• Vor-Ort-Betreuung: Bei unseren Präsenzveranstaltungen unterstützt du das Team bei der Betreuung der Referent:innen vor Ort.

Das Bringst Du Mit

Du bist eine strukturierte, geduldige und ausdauernde Persönlichkeit, die Abläufe konsequent zu Ende führt und Freude an präziser Routinearbeit hat:

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelfachkraft, Eventkaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute, verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (täglicher Einsatz in der Praxis).
• Arbeitsweise: Exzellente Detailgenauigkeit, ein hoher eigener Anspruch an Fehlerfreiheit und Ausdauer bei wiederkehrenden Fleißaufgaben.
• Kommunikation: Freundliches, bestimmtes und serviceorientiertes Auftreten – auch wenn du zum dritten Mal nachfassen musst.
• Reisebereitschaft: Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen auf unseren Präsenzveranstaltungen.

Und Das Kannst Du Von Uns Erwarten

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld, in dem kein Tag wie der andere ist
• Ein wertschätzendes Team, das durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene, transparente Kommunikation überzeugt
• Modernes Arbeiten nach dem New Work-Prinzip – mit ergonomischen Arbeitsplätzen, erstklassiger technischer Ausstattung und inspirierender Arbeitsatmosphäre
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf mobiles Arbeiten für eine optimale Work-Life-Balance
• Regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und den Spaß an der Arbeit fördern – von After-Work-Drinks bis zu gemeinsamen Festen
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie klare Entwicklungsperspektiven, die deine persönliche und fachliche Entfaltung aktiv fördern
• Zugang zu spannenden Fachveranstaltungen, Konferenzen und Branchen-Events – zum Networking und zur Erweiterung deines Horizonts

Attraktive Zusatzleistungen, U.a.

• Kooperationen mit Fitnessstudios für deine körperliche Gesundheit
• Kostenloser Zugang zu Getränken, Obst, Snacks und Süßigkeiten
• Hunde im Büro – bei uns sind auch Vierbeiner willkommen
• Entspannung zwischendurch am firmeneigenen Massage-Stuhl
• Wöchentlicher Englisch-Unterricht mit zertifiziertem Lehrer während der Arbeitszeit
• Teilnahme am Employee Assistance Program für professionelle Unterstützung in allen Lebenslagen
• Exklusive Rabatte über Mitarbeitendenportale wie benefits.me und Corporate Benefits

Vielfalt Und Inklusion

Die CloserStill Media GermanyGmbH setzt auf Vielfalt in all ihren Formen und engagiert sich für die weitere Entwicklung eines vielfältigen und integrativen Umfelds, das Zusammenarbeit und Innovation fördert.

Wir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit. Alle Bewerber (m/w/d) werden für eine Beschäftigung auf der Grundlage von Verdiensten ohne Berücksichtigung von Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familien- oder Elternstatus oder Behinderungsstatus berücksichtigt.