Sachbearbeiter Auftragsabwicklung (m/w/d)

SERVA Electrophoresis GmbH; Heidelberg; Vor Ort; EUR 34.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

SERVA Electrophoresis GmbH in Heidelberg sucht einen Sachbearbeiter Auftragsabwicklung (m/w/d). Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Vertrieb, Produktion, Lager, Qualitätsmanagement, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Erfassung und Prüfung von Aufträgen im ERP, Verfolgung, Änderungen und die Pflege von Stammdaten. Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in Auftragsabwicklung/Order Management.
• Erfahrung in internationalem Umfeld wünschenswert.
• Gute MS-Office Kenntnisse, ERP-Erfahrung von Vorteil.
• Service- und Kundenorientierung, strukturierte Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System
• Überwachung der vollständigen und korrekten Auftragsdaten
• Terminverfolgung und termingerechte Abwicklung
• Kommunikation mit Kunden zu Status, Lieferterminen
• Bearbeitung von Auftragsänderungen, Stornierungen und Reklamationen
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktion, Lager und Qualität
• Pflege von Kundendaten im ERP-System

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Organisationsstärke

Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Auftragsmanagement

Tools

Oracle NetSuite

Navision

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter Auftragsabwicklung (m/w/d)

Hauptaufgaben

Der Sachbearbeiter Auftragsabwicklung ist verantwortlich für die termingerechte, vollständige und korrekte Bearbeitung von Kundenaufträgen. Die Position fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Vertrieb, Produktion, Lager, Qualitätsmanagement und weiteren internen Bereichen, um eine reibungslose Auftragsabwicklung sicherzustellen.

Zu den Kernaufgaben gehören die Erfassung, Prüfung und Pflege von Kundenaufträgen im ERP-System, die Terminverfolgung, die Bearbeitung von Auftragsänderungen und Kundenanfragen sowie die Sicherstellung vollständiger und korrekter Auftragsdaten und die Einhaltung interner Prozesse.

Berufsqualifikation

Ausbildung und Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation; Weiterbildung im Bereich Auftragsmanagement, Customer Service oder kaufmännische Prozesse von Vorteil
• Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, im Order Management oder in der Kundenbetreuung
• Erfahrung in einem internationalen und kundenorientierten Umfeld wünschenswert
• Gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (Oracle-NetSuite oder Navision von Vorteil)
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Aufgaben

Spezifisch

AUFTRAGSABWICKLUNG:

• Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System
• Überwachung der vollständigen und korrekten Auftragsdaten
• Terminverfolgung und Sicherstellung der termingerechten Auftragsabwicklung
• Kommunikation mit Kunden hinsichtlich Auftragsstatus, Lieferterminen und Rückfragen
• Bearbeitung von Auftragsänderungen, Stornierungen und Reklamationen
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktion, Lager und Qualitätskontrolle bzw. -management
• Pflege von Kunden- und Stammdaten im ERP-System

COMPLIANCE & DOKUMENTATION

• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie gesetzlicher Vorgaben
• Sanktionslistenprüfungen
• Pflege und Archivierung auftrags- und versandrelevanter Dokumente
• Unterstützung bei internen und externen Audits

ALLGEMEINES

• Wahrnehmung zusätzlicher Aufgaben entsprechend betrieblichen Anforderungen und Qualifikationen
• Unterstützung bei turnusmäßigen Inventuren
• Aktive Mitarbeit an kontinuierlichen Verbesserungsprozessen
• Förderung einer positiven, teamorientierten Arbeitsatmosphäre
• Einhalten aller Unternehmensrichtlinien, Qualitätsstandards sowie Arbeitssicherheits- und Datenschutzvorgaben
• Teilnahme an Schulungen und Weiterbildungen
• Professionelle Repräsentation des Unternehmens gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern