Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn*)

Kuehne Logistics University gGmbH; Germany; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

30 Tage Urlaub zzgl. Heiligabend und S

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss zum Deutschlandticket

Moderner Campus mit Blick aufs Wasser

Job summary

Die Kühne Logistics University (KLU) sucht eine engagierte Registrar-Person für Prüfungsmanagement und Reporting. Sie arbeiten im Zweierteam, verantworten Prüfungsorganisation, Datenaufbereitung und Berichte in einem dynamischen Hochschulumfeld.

Sie arbeiten vorwiegend auf Deutsch und Englisch, nutzen Excel, Power BI und CRM-Systeme, und entwickeln Prozesse weiter, um Studienleistungen zuverlässig zu dokumentieren.

Qualifications

• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung mit eigenständiger Fallbearbeitung.
• Fähigkeit, Rechtsnormen, Prüfungsordnungen und Verwaltungsvorschriften zu erschließen und anzuwenden.
• Kenntnisse zu Datenschutz, Aufbewahrung und vertraulichen Unterlagen.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse, inklusive Formeln und Pivot-Auswertungen; Erfahrung mit CRM-Systemen.
• Deutsch auf Niveau C2; Englisch auf mindestens C1.
• Wünschenswert: Erfahrung im Prüfungsamt sowie Kenntnisse in Datenaufbereitung, Dashboards, Prozessautomatisierung oder KI-Einsatz.

Responsibilities

• Prüfungsorganisation planen und koordinieren, inklusive Aufsichten und Vorbereitung.
• Fallbearbeitung bei prüfungsbezogenen Anträgen und komplexen Vorgängen.
• Prüfungsdaten erfassen, Bewertungen prüfen und Abschlussunterlagen erstellen.
• Beratung und Kommunikation auf Deutsch und Englisch zu Prüfungsregelungen.
• Federführung bei Aufbereitung und Auswertung prüfungsbezogener Daten für Berichte.
• Monitoring von Prüfungsverläufen und Fristen; Prozessentwicklung vorantreiben.

Skills

Excel

Datenanalyse

Power BI

Power Automate

CRM Systeme

Englisch kommunizieren

Tools

Power Query

Job description

Wir suchen

Für unser Team Program Services suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einenRegistrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn)* in befristeter Anstellung in Vollzeit oder vollzeitnaher Teilzeit. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet mit Möglichkeit auf Entfristung.
Verlässliche Prüfungsverfahren, aussagekräftige Daten, kluge Prozesse – dafür brauchen wir dich.
An der Kühne Logistics University (KLU) begleiten wir Studierende aus aller Welt durch ihr Studium. Unser Prüfungsamt sorgt dafür, dass Prüfungen gut organisiert, Anliegen sorgfältig bearbeitet und Studienleistungen zuverlässig dokumentiert werden. Mit einer wachsenden Studierendenschaft entwickeln wir auch unsere Abläufe und digitalen Instrumente weiter.
Du arbeitest gern mit Zahlen und verbindest sorgfältige Fallbearbeitung mit analytischem Denken? Gemeinsam mit unserer Registrar verantwortest du den Prüfungsbetrieb und entwickelst ihn weiter. Ihr arbeitet als Zweierteam auf Augenhöhe und gestaltet eure Aufgabenverteilung gemeinsam. Dein Schwerpunkt liegt auf Datenanalyse, Statistiken und Reporting.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben gehören zum gemeinsamen Verantwortungsbereich eures Zweierteams. Du übernimmst eigene Zuständigkeiten im Prüfungsbetrieb und die Federführung für Statistiken und Reporting. Dabei arbeitest du eng mit Studierenden, Lehrenden, dem Prüfungsausschuss und weiteren Hochschulbereichen zusammen. Die Weiterentwicklung von Prozessen und Instrumenten plant ihr schrittweise und stimmt Prioritäten und Umfang gemeinsam mit der Head of Program Services ab – mit Blick auf den laufenden Prüfungsbetrieb und die verfügbaren Kapazitäten.

• Prüfungsorganisation: Du planst und koordinierstschriftliche und mündlichePrüfungeneinschließlich der Prüfungsaufsichten und sorgst für einezuverlässigeVorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
• Fallbearbeitung:Du bearbeitestprüfungsbezogeneAnträge und komplexeVorgänge, beispielsweisezuAnerkennungen, Nachteilsausgleichen, Rücktritten, FristverlängerungenoderTäuschungsverdacht. Du bereitestEntscheidungen des Prüfungsausschussesvor und setztsie um.
• PrüfungsdatenundAbschlussunterlagen: Du erfasst und prüfstErgebnisse, pflegstPrüfungsakten und erstellstBescheinigungen, Zeugnisse und weitereAbschlussunterlagen.
• BeratungundKommunikation: Du berätstStudierende und Lehrende auf Deutsch und Englisch zuPrüfungsregelungen und individuellenAnliegen – fachlichpräzise und verständlich. Du bearbeitestAnfragenimFunktionspostfach und pflegstInformationenzuVerfahren und Fristen. Die Kommunikation anStudierendengruppenerfolgt auf Englisch.
• StatistikenundReporting:Du übernimmst die Federführungbei der Aufbereitung und AuswertungprüfungsbezogenerDatensowiebeiBerichten für Hochschulleitung, Qualitätsmanagement und externe Stellen. Dabei achtest du auf konsistenteDefinitionen, Datenqualität und nachvollziehbareErgebnisse.
• Monitoring:Du entwickelst und pflegstgemeinsammitdeinerKolleginInstrumente, die Prüfungsverläufe, Studienfortschritt und relevanteFristen transparent machen.
• ProzessentwicklungundWissensmanagement: Du erkennstVerbesserungsbedarfe, konzipierstLösungen und setztsienachAbstimmung um. GemeinsammitdeinerKollegindokumentierst du Verfahren und bausteine Wissensbasis für die tägliche Arbeit auf. Dabei prüfst du, wo digitaleWerkzeuge, Automatisierung und KI sinnvoll und datenschutzkonformunterstützenkönnen.

Profil

Fachlich

• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, in der du komplexeRegelwerkeangewendet und Fälleeigenständigbearbeitet hast. Ein bestimmterStudien- oderAusbildungsabschlussist nicht Voraussetzung.
• Die Fähigkeit, Rechtstexte, Prüfungsordnungen und Verwaltungsvorschriftensicherzuerschließen und auf konkreteFälleanzuwenden.
• KenntnissezuDatenschutz, Aufbewahrung und dem UmgangmitvertraulichenUnterlagen.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse, einschließlich komplexer Formeln und Pivot-Auswertungen, sowie Erfahrung mit Customer Relationship Management Systemen.
• Deutsch auf Niveau C2:Du verstehstauchanspruchsvolleRechtstexte und vermittelstRegelungen und ihreAuswirkungenmündlichwieschriftlichpräzise, differenziert und verständlich.
• Englisch aufmindestensNiveauC1: Du berätst Studierende und Lehrende sicher und verfasst klare Informationen für unsere internationale Studierendenschaft.
• Wünschenswert: Erfahrung im Prüfungsamt sowie vertiefte Kenntnisse im Prüfungs- und Hochschulrecht. Zusätzliche Kenntnisse in Datenaufbereitung, Dashboards, Prozessautomatisierung oderdatenschutzbewusstem KI-Einsatz sind ein Plus – beispielsweise mit Power Query, Power BI oder Power Automate. Du musst nicht alle diese Werkzeuge beherrschen.

Persönlich

• Analytischundzahlenaffin:Du arbeitest gern mit Daten, erkennst Zusammenhänge und bereitest Ergebnisseverständlich auf.
• Eigenständigundkollaborativ:Du übernimmstVerantwortung für deineAufgaben und stimmst dich imZweierteamverlässlich ab. Gemeinsame Standards und gegenseitigeVertretungsind für dich selbstverständlich.
• Serviceorientiertundverbindlich: Du erklärstauchkomplexeRegelungenverständlich und kommunizierstrespektvoll und klar – auch in schwierigenSituationen.
• Strukturiertundsorgfältig: Du behältstFristen und Details im Blick, dokumentierstnachvollziehbar und setztPrioritäten, auchwenni m Prüfungsbetrieb vielgleichzeitigpassiert.
• Digitalinteressiertundentwicklungsorientiert: Du hinterfragstbestehendeAbläufekonstruktiv und entwickels tLösungen, die auchbeisteigendenStudierendenzahlenfunktionieren. Neue IT- und KI-AnwendungenweckendeineNeugier.

Wir bieten

Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Eine eigenständige Fachrolle, in der du den Prüfungsbetrieb mitgestaltest und deine Stärken in Datenanalyse, Reporting und Prozessentwicklung einbringst.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Du arbeitest als gleichrangiges Mitglied unseres Prüfungsamts im Team Program Services. Kurze Wege und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Hochschulbereichen ermöglichen einen direkten Austausch.
Fachliche und technische Unterstützung: Bei Entwicklungsprojekten arbeitest du mit der Head of Program Services, der internen IT und weiteren Fachbereichen zusammen. Für rechtlich anspruchsvolle Fragen steht externe juristische Beratung zur Verfügung.
Ein internationales Hochschulumfeld:Dich erwartet eine junge Universität in Hamburg mit englischsprachigen Studienprogrammen und einer vielfältigen Gemeinschaft von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden.
Arbeitsbedingungen, die passen:Flexible Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub zzgl. Heiligabend und Silvester, betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Deutschlandticket und ein moderner Campus mit Blick aufs Wasser.

Wir wertschätzen Vielfalt
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.