Proposal Specialist (m/w/d/x)

Averna Powered by Spherea (GmbH); Ulm; Hybrid; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifvertrag M+E

Betriebsrat

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

Team Events

SPHEREA Academy

Kostenloser Gesundheitscheck

Fitnessangebot

Firmenfahrrad

Wohnungsunterstützung

Mitarbeiterfrühstück

Zusammenfassung

Averna Powered by Spherea (GmbH) in Ulm sucht eine erfahrene Fachkraft im Bereich Angebotswesen und Kostenanalyse. Sie bearbeiten Ausschreibungen, erstellen Angebote und koordinieren Kosten‑Schätzungen in enger Abstimmung mit Vertrieb, Finanzen und Rechtsabteilung.

Wünschenswert sind Kenntnisse in MS Office, Salesforce sowie öffentlich-rechtliche Vergabenormen. Fließend Deutsch und Englisch runden das Profil ab.

Aufgaben

• Du bearbeitest mehrere Ausschreibungen (RFP/RFI/RFQ) gleichzeitig und priorisierst, um Fristen einzuhalten.
• Du arbeitest extern mit Kunden und intern mit Vertrieb, Finanzen, Projektmanagement, Technik und Rechtsabteilung zusammen.
• Du erstellst Angebotsunterlagen und koordinierst Aufwands- und Kostenschätzungen.
• Du prüfst Vorschriften zu staatlichen Ausschreibungen, Exportkontrolle und Geheimhaltungsstufen.
• Du koordinierst Materialkosten, Lieferzeiten und Preisstrategie mit Vertriebsleitung und Finanzabteilung.
• Du kommunizierst rechtzeitig mit Stakeholdern bei vertraglichen Abweichungen und stellst Bestellungen auf Vertragstreue sicher.
• Du planst kommerzielle Besprechungen und erarbeitest Vorschläge zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung.

Jobbeschreibung

Das ist Dein Aufgabengebiet

In unseren Märkten gibt es sehr viel Potential, aber auch komplexe Kundenstrukturen. Wenn Du die Herausforderung liebst, unsere Kunden von den technischen Lösungen der Averna zu begeistern, aber dann auch den richtigen Weg bis zum Vertragsabschluss zu finden, dann ist dies die richtige Stelle für Dich. Technische Lösungen mit unserer Entwicklung zu finden ist für Dich genauso spannend, wie komplexe Verträge zu verhandeln.

• Du bearbeitest mehrere Ausschreibungen (RFP/RFI/RFQ) gleichzeitig. Zeitvorgaben werden durch richtige Priorisierungen und Fortschrittsüberwachungen eingehalten.
• Du arbeitest extern mit unseren Kunden und intern mit verschiedenen Geschäftsbereichen zusammen (Vertrieb, Finanzen, Projektmanagement, Technik, Rechtsabteilung). Du stellst sicher, dass das Geschäftsangebot von Averna gut auf die Erwartungen des Kunden abgestimmt ist und den festgelegten Standards entspricht.
• Du erstellst Angebotsunterlagen und koordinierst alle Maßnahmen zur Ermittlung von Aufwands- und Kostenschätzungen
• Du stellst sicher, dass alle Vorschriften in Bezug auf staatliche Kunden eingehalten werden (Preisvorschriften, öffentliche Ausschreibungen, Exportkontrolle, Geheimhaltungsstufen, Sicherheitsvorschriften)
• Du arbeitest bei Bedarf mit der Beschaffung zusammen, um Materialkosten und Lieferzeiten zu ermitteln und zu überprüfen.
• Du sorgst für die richtige Informationslage und erarbeitest gemeinsam mit Vertriebsleiter die Preisstrategie sowie gemeinsam mit der Finanzabteilung die Kostenstruktur.
• Du kommunizierst rechtzeitig mit internen Stakeholdern (Vertriebsleiter, Führungskräfte) im Falle einer vertraglichen Abweichung oder Unstimmigkeit bei der Erfüllung einer Kundenanforderung.
• Du prüfst und genehmigst Bestellungen, einschließlich der Überprüfung der Verkaufsbedingungen (sowohl kommerzieller als auch zumindest rechtlicher Art). Du stehst bei Bedarf mit Kunden in Kontakt, um Änderungen zu koordinieren.
• Du planst und leitest alle damit verbundenen Besprechungen, einschließlich kommerzieller Geschäftsbesprechungen, um Vorschläge zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung zu erörtern
• Du fungiert als Verbindungsstelle zu den Projektstartteams sowie zur Rechnungsstellung.
• Du erfasst mithilfe des CRM-Tools (Salesforce) sorgfältig alle damit verbundenen Aktivitäten und Genehmigungen.
• Du prüft und genehmigst Angebote anderer Kollegen.
• Du unterstützt den Vertriebsleiter in administrativer Hinsicht bei allen logistischen Aufgaben, die für den Abschluss von Verträgen (Lieferantenformulare, Ausstellung von Zertifikaten usw.) sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor erforderlich sind.

Das ist unser Angebot

• Wir bezahlen nach Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie und haben eine attraktive betriebliche Altersvorsorge
• Unser Betriebsrat ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten & Homeoffice
• Die regelmäßigen Team Events tragen zu einem hervorragenden Arbeitsklima bei
• Wir haben neben renommierten Trainingsanbietern auch eine interne SPHEREA Academy und setzen auf individuelle Entwicklungsperspektiven
• Wir haben einen Betriebsarzt und bieten regelmäßig einen ausführlichen kostenlosen Gesundheitscheck an
• Mit einem wöchentlichen Sportangebot und Vergünstigungen für ein Fitness-Studio setzten wir auf die Gesundheit unserer Mitarbeitenden
• Wir sind eine familienfreundliche Organisation mit Auszeichnung und wurden von der Ludwig Erhard Initiative mit 5 Sternen ausgezeichnet
• Wir arbeiten in modernen Labor- und Büroräumen
• Unsere Team Fahrräder und das Team Auto stehen euch auch privat zur Verfügung
• Wir unterstützen euch bei der Wohnungssuche und Umzug
• Wir haben ein monatliches Mitarbeiterfrühstück und bezuschussen unsere Betriebsgastronomie
• Im Relax Room könnt ihr euch eine kurze Auszeit gönnen
• Wir wurden von Kununu als Top 2025 Company ausgezeichnet
• Außerdem bieten wir kostenloses Wasser, frisches Obst, unterstützen Corporate Benefits und haben einen Kids Corner

Das bringst Du mit

• Abschluss: Bachelor in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet.
• Erfahrung in der Angebotserstellung und Kostenanalyse. Erfahrung mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor ist von Vorteil.
• Fähigkeiten: Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Suite (Word, Excel, PowerPoint) sowie Kenntnisse in Salesforce, öffentlichen Preisvorschriften und Vorschriften zur öffentlichen Auftragsvergabe sind von Vorteil.
• Von Vorteil: Kenntnisse in den Bereichen Elektronikindustrie, Telekommunikation, Luft- und Raumfahrt sowie Automobilindustrie. Erfahrung mit Salesforce (als Administrator oder Entwickler)
• Ergebnisorientiert: Ausgezeichnete Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
• Hervorragende analytische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.

Über uns

Remove uncertainty through test!
Wir sind ein mittelständisches Unternehmen für Entwicklung, Fertigung und Service von Testsystemen in Klein- und Kleinstserien. Wir begleiten das Projekt von der ersten Idee über die Umsetzung bis hin zum Service. In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickeln wir in Ulm mit 60 Mitarbeitenden spezifische, komplexe elektronische Testlösungen im sicherheitskritischen Umfeld.