Projektmitarbeiter/-in (w/m/d) 125/2026

Universität Potsdam; Potsdam; Vor Ort; EUR 56.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen‐

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Zuschuss Firmenticket ÖPNV

Zusammenfassung

Universität Potsdam sucht eine Projektmitarbeiterin/ einen Projektmitarbeiter (w/m/d) im Dezernat Haushalt und Beschaffung zur Digitalisierung der Finanzprozesse. Sie arbeiten der Stabsstelle IT-Koordination und Digitalisierung zu und unterstützen bei der Prozessanalyse, der Erstellung von Pflichtenheften sowie der Entwicklung workflowbasierter Formulare.

Sie bringen ein Bachelorstudium in Wirtschaftswissenschaften oder einem technischen Bereich mit und verfügen über fundierte Kenntnisse in

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Bachelorstudium in Wirtschaftswissenschaften oder technischem Bereich.
• Gute bis sehr gute Kenntnisse in Projektmanagement, Prozessanalyse und Prozessoptimierung.
• Erfahrung mit komplexen IT-Systemen (xima Formcycle, Doxis).
• Kenntnisse in Datenbanksystemen und gängigen Internet-Technologien.
• Deutschkenntnisse auf GER-Niveau B2; Englischkenntnisse B2 wünschenswert.

Aufgaben

• Digitalisierung von Vorgängen im Rahmen der Digitalisierungsoffensive.
• Unterstützung bei der Projektorganisation und Prozessanalyse.
• Erstellung von Dokumentationen und Pflichtenheften.
• Mitarbeit im Formularmanagement und bei der Formulargestaltung.
• Integration von Formularen in vorhandene Systeme und Entwicklung von Automatisierungen.
• Vorbereitung und Durchführung von dezernats-internen Schulungen und Workshops.

Kenntnisse

Projektmanagement

Prozessanalyse

Prozessoptimierung

Datenbanksysteme

Internet-Technologien

Deutsch B2

Englisch B2

Ausbildung

Bachelor-Abschluss in Wirtschaftswissenschaften oder technische Fachrichtung

Tools

xima Formcycle

Doxis

Jobbeschreibung

An der Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung, Referat Haushalt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:

Projektmitarbeiter/-in (w/m/d)

Kenn-Nr. 125/2026

Befristet für 5 Jahre | Vollzeit (40 Std./Woche, 100 %) | EG 9b TV-L

Ihr Arbeitsbereich:

Das Dezernat für Haushalt und Beschaffung ist mit mehr als 45 Mitarbeitenden Teil der Zentralen Universitätsverwaltung und gliedert sich in die Referate Haushalt, Beschaffung, Steuern und die Stabsstellen Controlling, Zoll und Außenhandel sowie IT-Koordination.

Die Position ist der Stabsstelle IT-Koordination und Digitalisierung zugeordnet. Sie kümmern sich im Dezernat um die aktuellen Vorhaben zur Digitalisierung der Finanzprozesse.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Digitalisierung von Vorgängen im Rahmen der Digitalisierungsoffensive
• Unterstützung bei der Projektorganisation und Prozessanalyse
• Erstellung von Dokumentationen
• Mitarbeit bei der Fertigung eines Pflichtenheftes
• Formularwesen
• Analyse bestehender Prozesse sowie Planung der möglichen Umsetzung
• Design und Entwicklung von workflowbasierten Formularen im Formularmanagement-system (xima Formcycle) zur Abbildung verschiedener Prozesse des Dezernats
• Integration der Formulare in bestehende Systeme
• Implementierung von Automatisierungen
• Erstellung von Dokumentationen sowie Planung und Durchführung von dezernats-internen Schulungen und Workshops

Sie bringen Folgendes mit:

• abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor) auf dem Gebiet der Wirtschafswissenschaften oder einem technischen Bereich
• gute bis sehr gute Kenntnisse auf den Gebieten Projektmanagement, Prozessanalyse, Prozessoptimierung unter Anwendung entsprechender Software
• Erfahrungen mit komplexen IT-Systemen, z. B. xima Formcycle, Doxis
• Kenntnisse von Datenbank-Systemen und gängigen Internet-Technologien
• Deutschkenntnisse auf Niveau B2 gemäß GER; Englischkenntnisse B2 wünschenswert

Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:

• Berufserfahrungen in einem Hochschulverwaltungsbereich
• Kenntnisse und Strukturen einer Hochschule
• Erfahrungen in der Arbeit mit ERP Systemen vorzugsweise Produkte der HIS e.G.

Ihre Vorteile an der Universität Potsdam:

• Sicher und fair beschäftigt:sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• Beruf und Privatleben im Einklang: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
• Persönlich und fachlich weiterkommen: vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Gut unterwegs: Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
• Gesund und aktiv:vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Arbeiten an der Uni Potsdam:Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten

Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Herr Gard Erik Skoglund per E-Mail: [e-mail] und Telefon: +49 331 / 977 – 124454 gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [e-mail] wenden.

Sollten Sie Hochschulabschlüsse außerhalb der EU absolviert haben, reichen Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Bewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) ein. Ersatzweise bitten wir Sie um Zusendung eines PDF-Auszuges aus der Datenbank zur Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise (ANABIN).

Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG).

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.