Projektassistent*in

VDI GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Offenes Büro mit moderner Ausstattung

Job summary

VDI GmbH sucht eine Projektassistenz, die organisatorische Stärke, Kommunikationsgeschick und digitale Affinität verbindet. Du arbeitest eng mit verschiedenen Fachbereichen, Projektbeteiligten und Stakeholdern zusammen und unterstützt dabei, Projekte des Bundesumweltministeriums effizient umzusetzen.

Zu deinen Aufgaben gehören die Steuerung von Terminen, Workshops und Meetings, die Vorbereitung externer Gremiensitzungen, Ablagestrukturen, Reiseorganisation, Datensammlung für das Monitoring und

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Erfahrung in Projektassistenz, -koordination oder Teamorganisation, vorzugsweise im Umfeld öffentlicher Auftraggeber.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig.

Responsibilities

• Unterstützung der Projektleitung bei der Steuerung und Organisation strategischer Projekte sowie beim Datenschutz.
• Termine, Workshops, Abstimmungen und Meetings koordinieren.
• Externe Gremiensitzungen und interne Besprechungen vorbereiten.
• Aufgaben, Fristen und Meilensteine im Blick behalten und verlässlich nachverfolgen.
• Projektbezogene Ablagen, Informationen und Kommunikationsprozesse strukturieren.
• Reisebuchung und Reiseorganisation für das Team unterstützen.
• Datensammlung und -aufbereitung für das Monitoring von Projekten helfen.
• Bei der Weiterentwicklung digitaler Prozesse und moderner Arbeitsweisen mitwirken.
• Aktiv Abstimmungsbedarf erkennen und Projekte effizient voranbringen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Digitale Affinität

MS Office Kenntnisse

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

Digitale Kollaborationstools

Job description

Wir sind einer der führenden Projektträger Deutschlands und Spezialist für zukunftsorientierte Beratung. Effiziente Forschungsförderung, maßgeschneiderte Begleitung von Innovationen und strategische Beratung – das ist unser Geschäft. Zu unseren Auftraggebern gehören Ministerien des Bundes und der Länder sowie die Europäische Kommission. Die rund 400 Mitarbeitenden unserer interdisziplinären Teams in Düsseldorf und Berlin setzen sich dafür ein, den Technologiestandort Deutschland nachhaltig zu stärken.

• Du arbeitest an der praktischen Umsetzung wichtiger gesellschaftlicher Zukunftsthemen wie Klimaschutz, Ressourcenschonung, Circular Economy und Nachhaltigkeit.
• Dich erwartet eine Unternehmenskultur, die von Wertschätzung, Zusammenhalt, Offenheit und flachen Hierarchien geprägt ist.
• Du profitierst von hohen Freiheitsgraden und Gestaltungsspielräumen bei der Ausübung deiner Tätigkeit.
• Du erhältst eine individuelle Einarbeitung sowie eine n persönliche n Mentor in, die/ der dich bei deiner fachlichen und persönlichen Einarbeitung begleitet. Zusätzlich nimmst du an einer gruppenweiten Onboarding-Veranstaltung teil.
• Du erhältst 30 Tage Urlaub (zzgl. 24. und 31.12.), inklusive Betriebsferien an Brückentagen sowie zwischen Weihnachten und Neujahr. Außerdem hast du an deinem Geburtstag (wenn er auf einen Werktag fällt) einen halben Tag frei.
• Du arbeitest mit flexiblen Arbeitszeiten bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden.
• Du profitierst von einer guten Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und einen lösungsorientierten Umgang mit familiären Herausforderungen.
• Dich erwartet ein neues, offen gestaltetes Büro mit technisch modern ausgestatteten Arbeitsplätzen in verkehrsgünstiger Lage.

Zur Unterstützung strategischer Projekte suchen wir eine Projektassistenz, die organisatorische Stärke, Kommunikationsgeschick und digitale Affinität miteinander verbindet. Dabei arbeitest Du eng mit unterschiedlichen Fachbereichen, Projektbeteiligten und Stakeholdern zusammen und unterstützt dabei, Projekte des Bundesumweltministeriums effizient, transparent und wirkungsvoll umzusetzen.

• Du unterstützt die Projektleitung bei der Steuerung und Organisation strategischer Projekte und beim Datenschutz.
• Du koordinierst Termine, Workshops, Abstimmungen und Meetings.
• Du bereitest externe Gremiensitzungen und Veranstaltungen sowie interne Besprechungen vor.
• Du behältst Aufgaben, Fristen und Meilensteine im Blick und sorgst für eine verlässliche Nachverfolgung.
• Du strukturierst projektbezogene Ablagen, Informationen und Kommunikationsprozesse.
• Du unterstützt die Reisebuchung und Reiseorganisation für das Team.
• Du unterstützt bei der Datensammlung und -aufbereitung für das Monitoring von Projekten.
• Du wirkst bei der Weiterentwicklung digitaler Prozesse und moderner Arbeitsweisen mit.
• Du bringst Dich aktiv ein, erkennst Abstimmungsbedarfe frühzeitig und unterstützt dabei, Projekte effizient voranzubringen.
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst idealerweise erste Erfahrung in der Projektassistenz, Projektkoordination oder Teamorganisation mit, gern im Zusammenhang mit öffentlichen Auftraggebenden.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig.
• Du organisierst gern, setzt Prioritäten sicher und behältst auch bei parallelen Themen den Überblick.
• Du kommunizierst klar, professionell und adressatengerecht.
• Du bist digital affin und gehst sicher mit MS Office sowie digitalen Kollaborationstools um.
• Du arbeitest gern im Team und bewegst Dich souverän in dynamischen Arbeitsumfeldern.
• Du hast Interesse an Themen wie Digitalisierung, moderner Zusammenarbeit oder Organisationsentwicklung.