Projekt- und Leitungsassistenz (m/w/d)

Who Moves; Hecklingen; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Nationales Erprobungszentrum für Unbemannte Luftfahrtsysteme sucht eine(n) Projektassistenz, die das Team bei der Begleitung nationaler und internationaler Förderprojekte unterstützt. Sie übernehmen vorbereitende Personalverwaltungsaufgaben und erledigen allgemeine Sekretariatstätigkeiten für die Einrichtungsleitung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Veranstaltungen, die Koordination von Terminen sowie die Erstellung von Protokollen in Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung.
• Erfahrung als Projektassistenz oder Nachweis einer entsprechenden Weiterbildung.
• Sehr gute Kenntnisse administrativer Prozesse bei geförderten Forschungsprojekten.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Protokollen, Termin- und Telefonmanagement.

Aufgaben

• Übernahme von administrativen Aufgaben bei der Begleitung von nationalen und internationalen Förderprojekten
• Bearbeitung vorbereitender Personalverwaltungsaufgaben für den Bereich Leitung
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten für die Einrichtungsleitung

Kenntnisse

Projektassistenz

Personalverwaltung

Sekretariatsarbeit

Dokumentation

Terminmanagement

Telefonmanagement

MS Office-Kenntnisse

Deutsch-Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Am Nationalen Erprobungszentrum für Unbemannte Luftfahrtsysteme wird die Weiterentwicklung von Technologien für unbemannte Luftfahrtsysteme (UAS) ermöglicht. Unser Ziel ist es, ein in Europa einmaliges hochinnovatives Forschungsnetzwerk für diesen Bereich zu etablieren. Der Aufbau und die Weiterentwicklung des Erprobungszentrums als Reallabor soll eine optimale Nutzbarkeit und größtmögliche Unterstützungsleistung für Nutzende aus Forschung, Industrie und Behörden ermöglichen. Neben der Schaffung einer UAS-Testinfrastruktur und dem Betrieb von UAS wird in Cochstedt ein Verkehrsflughafen betrieben. Hierdurch werden nötige Fähigkeiten und Kompetenzen für den Test von UAS-Technologien unter realen Bedingungen an unserem Standort in Cochstedt gebündelt.

Du übernimmst eine zentrale Rolle in der Betreuung und Verwaltung von Förderprojekten aus nationalen und EU-Forschungsdrittmitteln. Dabei unterstützt du den gesamten Projektzyklus – von der Antragstellung bis zum Projektabschluss. Zusätzlich wirkst du in der Personalverwaltung mit und erledigst vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat der Einrichtungsleitung. Du arbeitest dabei eng mit internen und externen Partnern zusammen und sorgst mit deinem Organisationstalent und deiner sorgfältigen Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

• Übernahme von administrativen Aufgaben bei der Begleitung von nationalen und internationalen Förderprojekten
• Bearbeitung vorbereitender Personalverwaltungsaufgaben für den Bereich Leitung
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten für die Einrichtungsleitung

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte) oder andere für die Tätigkeit relevante Berufsausbildungen oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Kenntnisse über den Aufgabenbereich einer Projektassistenz entweder nachgewiesen durch praktische Erfahrung oder dem Abschluss einer entsprechenden Weiterbildungsmaßnahme
• Sehr gute Kenntnisse über administrative Bearbeitungsprozesse von geförderten Forschungsprojekten. Dazu gehören z.B. Kenntnisse über die Vertragsgestaltung, Kenntnisse über das zu führende Berichtswesen, Kenntnisse über Anwendung und Bearbeitung bestimmter Vorlagen / Vorgaben, Kenntnisse über die elektronischen Tools die für die Förderprojekte eingesetzt und angewendet werden, Kenntnisse über die rechtlichen Bestimmungen, die während der Projektbegleitung zur Anwendung kommen.
• Sehr gute Kenntnisse über die Bearbeitung allgemeiner Geschäftsprozesse wie z.B. der stilsicheren und präzisen Verfassung von Protokollen, Termin- und Telefonmanagement etc. in Deutsch und Englisch
• Kenntnisse über und Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen (inklusive Bundesreisekostenrecht und der öffentlichen Vergabe von Aufträgen) und in der in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben
• Sehr gute anwenderbezogene MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bereitschaft zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz