Project Coordinator

mars agency GmbH; Frankfurt; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Zusammenfassung

mars agency GmbH in Frankfurt sucht einen Project Coordinator im Bereich Event Concept & Management. Du übernimmst die vollständige Verantwortung für eigene Eventprojekte und steuerst sie eigenständig von A bis Z – von der ersten Kundenbriefing bis zur abschließenden Abrechnung.

Du verbindest Kreativität mit Organisation und kaufmännischem Denken, wirkst an Konzeption, Kalkulation und Umsetzung vor Ort mit und berichtest direkt über Budget- und Zeitpläne.

Qualifikationen

• Mindestens 2,5 Jahre relevante Berufserfahrung im Event- oder Agenturumfeld
• Erfahrung in eigenständiger Leitung und Umsetzung von kleineren Eventprojekten
• Sehr gutes betriebswirtschaftliches Verständnis und ausgeprägte Zahlenaffinität
• Sicherer Umgang mit Kalkulationen, Budgets, Kostencontrolling und wirtschaftlicher Projektsteuerung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Reisebereitschaft und Bereitschaft zu Onsite-Einsätzen

Aufgaben

• Eigenständige Gesamtverantwortung für kleinere Eventprojekte vom ersten Kundenbriefing bis zum erfolgreichen Projektabschluss
• Entwicklung von Eventkonzepten, Pitches, Präsentationen und Moodboards
• Eigenständige Kundenkommunikation sowie Koordination interner Teams, Partner und externer Dienstleister
• Einholung, Bewertung und Verhandlung von Angeboten sowie Steuerung aller relevanten Gewerke
• Erstellung und Steuerung von Projekt-, Produktions- und Zeitplänen
• Eigenständige Erstellung und Verantwortung von Projektkalkulationen, Budgets und Kostenübersichten
• Laufendes Kostencontrolling und wirtschaftliche Steuerung der Projekte inklusive Margen- und Budgetkontrolle
• Planung und Gesamtkoordination der Onsite-Umsetzung sowie Steuerung der beteiligten Partner vor Ort
• Proaktives Erkennen von Herausforderungen und eigenständige Entwicklung und Umsetzung geeigneter Lösungen
• Verantwortung für Projektabrechnung, Nachkalkulation, Dokumentation und professionellen Projektabschluss

Kenntnisse

Projektkoordination

Kostenkontrolle

Budgetplanung

Kalkulationen

Zahlenaffinität

Kundenkommunikation

Zeitmanagement

Ausbildung

Ausbildung oder Studium im Bereich Eventmanagement oder BWL

Tools

Microsoft Excel

PowerPoint

Canva

Adobe Creative Suite

Jobbeschreibung

Als Project Coordinator im Bereich Event Concept & Management übernimmst du die vollständige Verantwortung für deine eigenen Eventprojekte und steuerst diese eigenständig von A bis Z.

Vom Kundenbriefing über Konzeption, Pitch und Kalkulation bis zur Detailplanung, Umsetzung vor Ort und abschließenden Projektabrechnung verantwortest du den gesamten Projektverlauf.

Dabei verbindest du Kreativität, Organisation und ausgeprägtes kaufmännisches Denken. Denn erfolgreiche Projekte müssen für uns nicht nur kreativ und organisatorisch überzeugen, sondern auch wirtschaftlich erfolgreich sein.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Gesamtverantwortung für kleinere Eventprojekte vom ersten Kundenbriefing bis zum erfolgreichen Projektabschluss
• Entwicklung von Eventkonzepten und kreativen Ideen sowie Erstellung von Pitches, Präsentationen und Moodboards
• Eigenständige Kundenkommunikation sowie Koordination interner Teams, Partner und externer Dienstleister
• Einholung, Bewertung und Verhandlung von Angeboten sowie Steuerung aller relevanten Gewerke
• Erstellung und Steuerung von Projekt-, Produktions- und Zeitplänen
• Eigenständige Erstellung und Verantwortung von Projektkalkulationen, Budgets und Kostenübersichten
• Laufendes Kostencontrolling und wirtschaftliche Steuerung der Projekte inklusive Margen- und Budgetkontrolle
• Planung und Gesamtkoordination der Onsite-Umsetzung sowie Steuerung der beteiligten Partner vor Ort
• Proaktives Erkennen von Herausforderungen und eigenständige Entwicklung und Umsetzung geeigneter Lösungen
• Verantwortung für Projektabrechnung, Nachkalkulation, Dokumentation und professionellen Projektabschluss
  

Dein Profil

• Studium oder Ausbildung im Bereich Eventmanagement, Veranstaltungsmanagement, BWL, Marketing, Kommunikation oder vergleichbar
• Mindestens 2,5 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise im Event- oder Agenturumfeld
• Erfahrung in der eigenständigen Leitung und Umsetzung von kleineren Eventprojekten
• Sehr gutes betriebswirtschaftliches Verständnis und ausgeprägte Zahlenaffinität
• Sicherer Umgang mit Kalkulationen, Budgets, Kostencontrolling und wirtschaftlicher Projektsteuerung
• Kreatives Verständnis und gutes Gespür für Eventkonzeption, Ästhetik und Inszenierung
• Professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Partnern sowie eine eigenverantwortliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr guter und effizienter Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und PowerPoint
• Sehr gute Excel-Kenntnisse für Projektkalkulationen, Budgets, Kostenkontrolle und Nachkalkulation
• Sehr gute PowerPoint-Kenntnisse für die professionelle Erstellung von Pitches, Konzepten und Kundenpräsentationen
• Sicherer Umgang mit Canva und Adobe
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Reisebereitschaft und Bereitschaft zu Onsite-Einsätzen
  

Was uns bei dieser Rolle besonders wichtig ist

Als Project Coordinator übernimmst du Verantwortung. Du koordinierst nicht nur einzelne Aufgaben, sondern verantwortest deine Eventprojekte als Ganzes – kreativ, organisatorisch und wirtschaftlich.

Du weißt jederzeit, wo dein Projekt steht, wie sich Kosten und Budget entwickeln und welche Entscheidungen notwendig sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Unser Anspruch ist es, Veranstaltungen zu realisieren, die kreativ überzeugen, professionell umgesetzt und wirtschaftlich erfolgreich geführt werden.

Was dich bei uns erwartet

• Arbeiten an einem besonderen Ort: Dein Arbeitsplatz befindet sich im Omniturm mitten im Herzen Frankfurts – einem der bekanntesten und modernsten Gebäude Deutschlands. Modernes Agenturleben in einem Umfeld mit entsprechendem Anspruch.
• Eigene Projekte & echte Verantwortung: Du bekommst das Vertrauen, deine Eventprojekte eigenständig zu führen und von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss zu verantworten.
• Nationale & internationale Projekte: Unterschiedliche Kunden, Eventformate, Städte und Locations sorgen dafür, dass kaum ein Projekt wie das andere ist.
• Gestaltungsspielraum: Wir wollen nicht, dass du nur bestehende Prozesse ausführst. Du sollst mitdenken, Ideen einbringen, Entscheidungen treffen und Dinge besser machen.
• Individuelle Entwicklung: Gemeinsam definieren wir dein persönliches Learning- und Entwicklungsprogramm und investieren gezielt in deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Attraktive Vergütung: Ein gutes Gehalt, zusätzliche Bonusmöglichkeiten und weitere Benefits gehören für uns dazu.
• Gemeinsam mehr erleben: Von Teamausflügen innerhalb Deutschlands und Europas bis zu gemeinsamen Aktivitäten möchten wir auch außerhalb des Projektalltags besondere Momente schaffen.
• Und ja – wir können auch selbst Events: Unsere Weihnachtsfeiern sind keine Pflichtveranstaltungen. Wir entwickeln sie mit genauso viel Kreativität und Anspruch – und sorgen dafür, dass daraus Abende werden, über die man noch länger spricht.