Programmassistent (m/w/d) in Teilzeit (Fachkaufmann/-frau - Büromanagement)

Remotely; Bonn; Vor Ort; EUR 29.000 - 38.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Alexander von Humboldt-Stiftung sucht eine Programmassistenz im Bereich Stipendien- und Preisprogramme, sowie Veranstaltungsassistenz für internationale Wissenschaftler*innen. Sie unterstützt die Abteilung Förderprogramme durch Organisation, Dokumentation und Korrespondenz.

Es werden Aufgaben der Terminkoordination, Präsentationen und Allgemeinassistenz erwartet; gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie EDV-Kompetenz sind essenziell.

Qualifikationen

• Abgeschlossen Ausbildung im Büro oder vergleichbar.
• Erfahrungen mit digitalen Arbeitsweisen vorteilhaft.
• Gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Programmassistenz im Rahmen von Stipendien- bzw. Preisprogrammen für ausländische und deutsche Wissenschaftler*innen
• Veranstaltungsassistenz, Veranstaltungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten
• Allgemeine Assistenzaufgaben für die Abteilung Förderung und Netzwerk: Terminkoordination, Dokumentenmanagement und Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen
• Mitwirkung im Projekt Förder-eAkte der Abteilung Förderung und Netzwerk

Kenntnisse

Deutschkenntnisse verhandlungs­sicher

Englischkenntnisse gut

EDV-Kenntnisse (MS Office)

Organisationstalent

Ausbildung

Berufsausbildung im Büromanagement

Fremdsprachenkorrespondent/in

Jobbeschreibung

Weitere Berufsbezeichnung:
Verwaltungsangestellte/r; Fremdsprachenkorrespondent/in

Stellenbeschreibung:
Gemeinsam in der Alexander von Humboldt-Stiftung -- auf eine exzellente Verbindung

Wir fördern im Namen der Bundesrepublik Deutschland herausragende Wissenschaftler*innen, unabhängig von Fachrichtung und Nationalität. Unser weltweites Netzwerk ist dabei ein wichtiger Grundstein für die Zusammenarbeit und somit für exzellente Forschung -- bis hin zu Nobelpreisen.

Das Herz der Abteilung Förderung und Netzwerk (FuN) schlägt für die Stipendiatinnen und Preisträgerinnen der Stiftung. FuN managt die Förderleistungen, organisiert Veranstaltungen und sorgt für die lebenslange Vernetzung der Humboldtianer*innen weltweit. Das Referat „Veranstaltungen, Programmassistenz" unterstützt Prozesse in den Förderprogrammen und organisiert die zentralen Veranstaltungen der Stiftung zur Netzwerkpflege im In- und Ausland.

Auch intern arbeiten wir exzellent zusammen. Mit einem familiären Spirit, in einem vielfältigen Team und mit einer großen Portion Pragmatismus. Verbinden Sie sich mit uns - fachlich und menschlich. Interkulturell, über Kontinente hinweg. Bauen Sie mit uns Brücken für eine bessere Gesellschaft und sogar eine bessere Welt. Damit alle von unserer langen Historie und Erfahrung profitieren können -- ganz im Geiste unseres Namensgebers: „Von Humboldt bis zu Dir". Bewerben Sie sich und werden Sie eine*r von uns!

Ihr Einsatz -- von Vordenken bis neu entdecken

• Programmassistenz im Rahmen von Stipendien- bzw. Preisprogrammen für ausländische und deutsche Wissenschaftler*innen
• Veranstaltungsassistenz, v. a. Veranstaltungen vorbereiten, in der Durchführung unterstützen und nachbereiten
• allgemeine Assistenzaufgaben für die Abteilung Förderung und Netzwerk, u. a. Terminkoordination, Dokumentenmanagement und Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen
• Mitwirkung im Projekt „Förder-eAkte" der Abteilung Förderung und Netzwerk

Exzellent, wenn Sie diese Fähigkeiten mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung zum Fachangestellten für Büromanagement (m/w/d), Kaufleute für Bürokommunikation (m/w/d), Kaufleute für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsangestellten (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondenten (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsweisen
• gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem Büroberuf
• für die Position angemessene Berufserfahrung mit verwaltungsnahem Bezug in internationalen Wissenschafts- und Kulturinstitutionen und/oder im öffentlichen Dienst von Vorteil
• idealerweise praktische Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation, vorzugsweise im akademisch-wissenschaftlichen Bereich
• verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office)

Mehr Wissenswertes finden Sie auf unserer Karriereseite (https://www.humboldt-foundation.de/entdecken/karriere-die-stiftung-als-arbeitgeber) .

Auf einen Blick:

• Arbeitsort: Bonn
• Anstellungsart: Teilzeit (23,4 Stunden pro Woche bis längstens 31.12.2027; 19,5 Stunden pro Woche ab 01.01.2028)
• TVöD-Entgeltgruppe (https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/veroeffentlichungen/themen/oeffentlicher-dienst/tarifvertraege/entgelttabelle-tvoed-2025.pdf?__blob=publicationFile&v=12) : 7
• Voraussichtliches Besetzungsdatum: 01.11.2026
• Befristungsdauer: für die Dauer des Mutterschutzes einer Mitarbeiterin und einer sich ggf. anschließenden Elternzeit
• Tag der Bewerbungsgespräche: 13.10.2026
• Zusatz-Information: Unmittelbar vor dem Vorstellungsgespräch soll eine schriftliche Aufgabe bearbeitet werden. Zudem wird ein Teil des Bewerbungsgesprächs auf Englisch geführt.

Homeoffice:
Umfang: Maximal 50%