Programmassistent (m/w/d) in Teilzeit

Alexander v. Humboldt-Stiftung Stiftung des privaten Rechts; Bonn; Vor Ort; EUR 23.000 - 28.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Alexander von Humboldt-Stiftung sucht eine/n Programmassistenz zur Unterstützung bei Stipendien- und Preisprogrammen ausländischer und deutscher Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler. Sie arbeiten an Veranstaltungsorganisationen mit, bereiten Prozesse vor und erledigen allgemeine Büroaufgaben.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Büroausbildung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie umfangreiche MS-Office-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse, insbesondere MS-Office.
• Erfahrung in Büroberufen und im Verwaltungsbereich ist vorteilhaft.

Aufgaben

• Programmassistenz im Rahmen von Stipendien- bzw. Preisprogrammen für Wissenschaftler*innen
• Veranstaltungsassistenz, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
• Allgemeine Assistenzaufgaben für die Abteilung Förderung und Netzwerk, inkl. Terminkoordination, Dokumentenmanagement und Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen
• Mitwirkung im Projekt Förder-eAkte der Abteilung Förderung und Netzwerk

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Digitale Arbeitsweisen

MS-Office

Ausbildung

Fachangestellte für Büromanagement

Kaufleute für Bürokommunikation

Verwaltungsangestellten

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Gemeinsam in der Alexander von Humboldt-Stiftung – auf eine exzellente Verbindung

Wir fördern im Namen der Bundesrepublik Deutschland herausragende Wissenschaftler*innen, unabhängig von Fachrichtung und Nationalität. Unser weltweites Netzwerk ist dabei ein wichtiger Grundstein für die Zusammenarbeit und somit für exzellente Forschung – bis hin zu Nobelpreisen.

Das Herz der Abteilung Förderung und Netzwerk (FuN) schlägt für die Stipendiat*innen und Preisträger*innen der Stiftung. FuN managt die Förderleistungen, organisiert Veranstaltungen und sorgt für die lebenslange Vernetzung der Humboldtianer*innen weltweit.Das Referat „Veranstaltungen, Programmassistenz“ unterstützt Prozesse in den Förderprogrammen und organisiert die zentralen Veranstaltungen der Stiftung zur Netzwerkpflege im In- und Ausland.

Auch intern arbeiten wir exzellent zusammen. Mit einem familiären Spirit, in einem vielfältigen Team und mit einer großen Portion Pragmatismus. Verbinden Sie sich mit uns - fachlich und menschlich. Interkulturell, über Kontinente hinweg. Bauen Sie mit uns Brücken für eine bessere Gesellschaft und sogar eine bessere Welt. Damit alle von unserer langen Historie und Erfahrung profitieren können – ganz im Geiste unseres Namensgebers: „Von Humboldt bis zu Dir“.

Mehr Wissenswertes finden Sie auf unserer Karriereseite.

Ihr Einsatz – von Vordenken bis neu entdecken

• Programmassistenz im Rahmen von Stipendien- bzw. Preisprogrammen für ausländische und deutsche Wissenschaftler*innen
• Veranstaltungsassistenz, v. a. Veranstaltungen vorbereiten, in der Durchführung unterstützen und nachbereiten
• allgemeine Assistenzaufgaben für die Abteilung Förderung und Netzwerk, u. a. Terminkoordination, Dokumentenmanagement und Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen
• Mitwirkung im Projekt „Förder-eAkte“ der Abteilung Förderung und Netzwerk

Exzellent, wenn Sie diese Fähigkeiten mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung zum Fachangestellten für Büromanagement (m/w/d), Kaufleute für Bürokommunikation (m/w/d), Kaufleute für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsangestellten (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondenten (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsweisen
• gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem Büroberuf
• für die Position angemessene Berufserfahrung mit verwaltungsnahem Bezug in internationalen Wissenschafts- und Kulturinstitutionen und/oder im öffentlichen Dienst von Vorteil
• idealerweise praktische Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation, vorzugsweise im akademisch-wissenschaftlichen Bereich
• verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office)

Auf einen Blick:

• Arbeitsort: Bonn
• Anstellungsart: Teilzeit (23,4 Stunden pro Woche bis längstens 31.12.2027; 19,5 Stunden pro Woche ab 01.01.2028)
• TVöD-Entgeltgruppe: 7
• Voraussichtliches Besetzungsdatum: 01.11.2026
• Befristungsdauer: für die Dauer des Mutterschutzes einer Mitarbeiterinund einer sich ggf. anschließenden Elternzeit
• Tag der Bewerbungsgespräche: 13.10.2026
• Zusatz-Information: Unmittelbar vor dem Vorstellungsgespräch soll eine schriftliche Aufgabe bearbeitet werden. Zudem wird ein Teil des Bewerbungsgesprächs auf Englisch geführt.