Persönliche Assistenz des Inhabers / Büroassistenz (m/w/d) – 25 Std./Woche

Andreas Knöbel IMVAK-Immobilienmanag. & Vermittl.; Bad Laer; On-site; EUR 19,000 - 30,000; Part time

Job summary

Die Andreas Knöbel IMVAK-Immobilienmanag. & Vermittl. sucht eine zuverlässige persönliche Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung des Inhabers in Teilzeit (25 Stunden/Woche).

Sie organisieren Termine, bereiten Besprechungen vor und übernehmen administrative Aufgaben im Büro. Sie arbeiten eng mit dem Inhaber und der Maklerkollegin zusammen, koordinieren Abläufe, pflegen digitale Akten und unterstützen Verkaufs- sowie Vermietungsvorgänge.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Büroerfahrung.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Multitaskingfähigkeiten.
• Sichere schriftliche und mündliche Kommunikation sowie gute Telefonkommunikation.
• Diskretion und vertraulicher Umgang mit Informationen.

Responsibilities

• Termine koordinieren und Besprechungen sowie Kundentermine vorbereiten.
• Telefonate, E-Mails und Schriftverkehr bearbeiten.
• Vorgänge eigenständig bearbeiten, Fristen im Blick behalten.
• Objektunterlagen anfordern und prüfen.
• Verkaufs- und Vermietungsvorgänge organisatorisch unterstützen.
• Kontakte pflegen und digitale Ablage übersichtlich halten.
• Prioritäten setzen und Inhaber über Bearbeitungsstand informieren.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

Office-Software

Job description

Persönliche Assistenz des Inhabers / Büroassistenz (m/w/d)

Teilzeit mit 25 Wochenstunden

Sie organisieren gern, denken mit und erledigen Aufgaben eigenständig? Sie behalten den Überblick, verfolgen offene Vorgänge und sorgen dafür, dass aus einer Absprache eine erledigte Aufgabe wird? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Als Immobilienmakler und Immobilienunternehmer suche ich eine zuverlässige persönliche Assistenz, die mich im Tagesgeschäft und bei meiner Maklerarbeit entlastet. Sie arbeiten eng mit mir und meiner Maklerkollegin zusammen. Ihr Schwerpunkt liegt darauf, organisatorische und kaufmännische Aufgaben zu übernehmen, Abläufe zu koordinieren und Vorgänge selbstständig bis zum Abschluss zu bearbeiten.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren und koordinieren Termine und bereiten Besprechungen sowie Kundentermine vor und nach.
• Sie bearbeiten Telefonate, E-Mails und den laufenden Schriftverkehr und sorgen dafür, dass Anliegen zuverlässig geklärt werden.
• Sie übernehmen vereinbarte Vorgänge eigenständig, verfolgen offene Punkte und behalten Termine sowie Fristen im Blick.
• Sie fordern Objektunterlagen an, prüfen diese auf Vollständigkeit und bereiten sie für die weitere Bearbeitung auf.
• Sie unterstützen die organisatorische Abwicklung von Verkaufs- und Vermietungsvorgängen und stimmen sich mit Kunden, Interessenten, Eigentümern, Notariaten und weiteren Beteiligten ab.
• Sie pflegen Kontakt- und Objektdaten und sorgen für eine übersichtliche digitale Ablage.
• Sie strukturieren die anstehenden Aufgaben gemeinsam mit dem Inhaber, setzen vereinbarte Prioritäten um und halten ihn über den Bearbeitungsstand auf dem Laufenden.

Das bringen Sie mit

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung in einer Büro- oder Assistenzfunktion.
• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Eine freundliche, verbindliche Kommunikation am Telefon und im persönlichen Kontakt sowie Sicherheit im schriftlichen Ausdruck.
• Einen sicheren Umgang mit gängigen Büroprogrammen und die Bereitschaft, sich in unsere digitalen Anwendungen einzuarbeiten.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen.

Ihre Arbeitsbedingungen

Die Stelle umfasst 25 Wochenstunden. Die Arbeitszeiten können innerhalb einer abgestimmten Verteilung flexibel gestaltet werden. Voraussetzung ist Ihre Anwesenheit im Büro an fünf Wochentagen.

Sie erwartet eine vielseitige Assistenzaufgabe mit direkter Zusammenarbeit mit dem Inhaber, kurzen Abstimmungswegen und Raum für eigenständiges Arbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angaben zu Ihrem möglichen Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung für 25 Wochenstunden.