Personalassistenz (m/w/d)

New Soul GmbH; Berlin; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Early Stage: Einflussnahme auf Go-To-M

Impact & Purpose: Selfcare & Mindfull

Entwicklung: Lernkurve & Gründerteam

Selfcare: 50% Massage-Rabatt

Job summary

New Soul GmbH in Berlin sucht eine Personalassistenz im Bereich People Operations. Du unterstützt bei administrativen und operativen Personalprozessen, von der Gehaltsabrechnung über die Stammdatenpflege bis hin zur Betreuung unserer Mitarbeitenden im Alltag.

Zu Deinen Aufgaben zählen die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung, Pflege von Personalakten, Erstellung von Arbeitsverträgen sowie kooperative Onboarding- und Offboarding-Prozesse.

Qualifications

• Fundierte Kenntnisse im Lohn- und Sozialversicherungsrecht von Vorteil.
• Erfahrung in Personaladministration, Entgeltabrechnung oder ähnlichen Bereichen.

Responsibilities

• Unterstützung bei der Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung und Stammdatenpflege.
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen und Bescheinigungen.
• Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie Ansprechpartner für Mitarbeitende bei Gehalts- und Abwesenheitsfragen.
• Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern, Behörden und externen Dienstleistern.
• Prozessoptimierung und Digitalisierung von People-Operations-Prozessen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Diskretion

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium

Tools

Personio

SAP HCM

DATEV

Job description

Deine Rolle

Als Personalassistenz im Bereich People Operations unterstützt du bei allen administrativen und operativen Personalprozessen. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – von der Gehaltsabrechnung über die Stammdatenpflege bis hin zur Betreuung unserer Mitarbeitenden bei alltäglichen Personalfragen. Damit schaffst du die Grundlage dafür, dass sich unser Team voll auf seine Arbeit konzentrieren kann.

Deine Aufgaben

• Payroll & Gehaltsabrechnung: Du unterstützt bei der Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung und stellst sicher. Dazu gehört die Erfassung von Ein- und Austritten, Abwesenheiten, Zulagen und Sonderzahlungen.
• Stammdaten- und Dokumentenpflege: Du pflegst und aktualisierst die digitalen Personalakten sowie alle Stammdaten in unserem HR-System. Du achtest darauf, dass Verträge, Bescheinigungen und Änderungsmitteilungen lückenlos dokumentiert sind.
• Operative HR-Administration: Du erstellst Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse und Bescheinigungen. Außerdem koordinierst du Onboarding- und Offboarding-Prozesse und bist Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen rund um Gehalt, Urlaub, Elternzeit oder Krankmeldungen.
• Zusammenarbeit mit externen Partnern: Du kommunizierst mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern, Behörden und externen Dienstleistern und kümmerst dich um Melde- und Bescheinigungspflichten.
• Prozessoptimierung: Du bringst Ideen ein, um bestehende People-Operations-Prozesse weiterzuentwickeln, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Personal, oder ein vergleichbares Studium
• Erste Berufserfahrung in der Personaladministration, Entgeltabrechnung oder einem vergleichbaren Bereich
• Gute Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit HR-Software (z. b. Personio, SAP HCM, DATEV oder vergleichbare Systeme)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und ein hoche Maß an Diskretion
• Eigeninitiative, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen

Deine Vorteile

• Early Stage: Eine einzigartige Gelegenheit, als Early Bird Einfluss auf unsere Strategie zu nehmen. In unserer flachen Unternehmensstruktur wird Leadership gefördert.
• Impact & Purpose: Die Chance, sich unserer Mission anzuschließen, Selfcare und Mindfulness in Europa zu fördern und die Go-To-Brand für Massagen an der Schnittstelle von Wellness und Gesundheit zu etablieren.
• Entwicklung: Eine steile Lernkurve und die Möglichkeit, mit einem energiegeladenen und dynamischen Gründerteam in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Selfcare: Erhalte die beste Massage der Stadt mit 50% Rabatt in allen new: soul Studios.