Personal Assistant (PA) des CEO (m/w/d)

HBC GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Deutschlandticket

Weitere Benefits

Zusammenfassung

Hanseatic Broking Center sucht eine erfahrene Personal Assistant (PA) des CEO in Vollzeit. Sie unterstützen den Geschäftsführer operativ und strategisch, planen Termine, koordinieren Reisen und bereiten Unterlagen vor.

Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen, Partnern und internationalen Stakeholdern zusammen und erstellen Präsentationen sowie Protokolle in Deutsch und Englisch. Diskretion, Organisationstalent und proaktives Handeln sind hier gefragt.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder vergleichbar auf C-Level-Ebene.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und außergewöhnliche Organisation.
• Souveräner Umgang mit kurzfristigen Änderungen und Ad-hoc-Aufgaben.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des CEO im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Termin- und Reiseplanung inkl. Vorbereitung von Unterlagen und Nachbereitung.
• Organisation und Koordination von Meetings, Calls und Veranstaltungen.
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen in Deutsch und Englisch.
• Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Partnern und internationalen Stakeholdern.
• Vertrauliche Bearbeitung von Informationen und Dokumenten.
• Unterstützung bei Sonderprojekten und strategischen Initiativen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Deutsch/Englisch

Kommunikationsfähigkeit

Proaktive Arbeitsweise

MS Office

SharePoint

Tools

MS Office

SharePoint

KI-Anwendungen (Claude)

Jobbeschreibung

Unbefristet - Vollzeit - Mit Berufserfahrung

Wir sind eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Hamburg, die aus dem Zusammenschluss inhabergeführter Versicherungsvermittler entstanden ist und aktuell über 550 Mitarbeiter in Deutschland und Österreich beschäftigt. Zur Unterstützung auf unserem Wachstumskurs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und motivierte Persönlichkeit als Personal Assistant (PA) des CEO des Hanseatic Broking Center (m/w/d) in Vollzeit.

Deine Aufgaben:

• Proaktive Unterstützung des CEO im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Termin- und Reiseplanung inkl. Vorbereitung von Unterlagen und Nachbereitung
• Organisation und Koordination von Meetings, Calls und Veranstaltungen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen in Deutsch und Englisch
• Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Partnern und internationalen Stakeholdern
• Vertrauliche Bearbeitung von Informationen und Dokumenten
• Unterstützung bei Sonderprojekten und strategischen Initiativen
  

Darauf kannst Du Dich freuen:

Als PA des CEO übernimmst du eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Geschäftsführung. Du bist erste/r Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft des CEO. Deine Arbeit trägt maßgeblich zur Effizienz und Wirkung der Unternehmensführung bei.

Dein Profil:

• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion auf C-Level-Ebene.
• Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit und kannst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern kommunizieren.
• Du arbeitest diskret, zuverlässig und äußerst organisiert und behältst auch bei komplexen Themen den Überblick.
• Du reagierst souverän auf kurzfristige Änderungen, neue Anforderungen und Ad-hoc-Aufgaben im dynamischen Tagesgeschäft des CEO.
• Du überzeugst durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, ein professionelles Auftreten und ein sicheres Gespür im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert und gehst Aufgaben proaktiv an.
• Du verfügst über einen sicheren Umgang mit MS Office, SharePoint und digitalen Tools sowie erste Erfahrungen mit modernen KI-Anwendungen (z. B. Claude) und deren Einsatz zur Unterstützung effizienter Arbeitsprozesse.

Das erwartet Dich bei uns:

• Eine verantwortungsvolle Position mit direktem Einfluss auf die Unternehmensführung
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit gelegentlichen internationalen Berührungspunkten
• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Führungsteam
• Attraktive Vergütung und moderne Arbeitsbedingungen
• 30 Tage Urlaub
• Übernahme des Deutschlandtickets und andere Benefits