Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat

Hengeler Mueller; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrtkostenzuschuss

Pluxee-Restaurantschecks

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Job summary

Hengeler Mueller in Berlin sucht ab sofort eine/n Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat in Vollzeit (40 Std./Woche). Sie arbeiten eng mit Anwälten zusammen, organisieren Abläufe effizient und setzen moderne Tools gezielt ein.

Zu Ihren Aufgaben gehören die KI-gestützte Dokumentation, Mandatsorganisation, Termin- und Reiseplanung sowie die Kommunikation in Deutsch und Englisch. Wir bieten attraktive Vergütung, Benefits und eine moderne Arbeitsumgebung.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung im Kanzleiumfeld wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Versierte MS-365-Kenntnisse und Digitalkompetenz

Responsibilities

• Organisationskompetenz: Arbeitsalltag des Anwaltsteams vorausschauend strukturieren und digitale Tools nutzen
• KI-gestützte Dokumentation: Dokumente und Tabellen in Deutsch und Englisch erstellen, bearbeiten und KI-unterstützt optimieren
• Smarte Mandatsorganisation: Mandatsmanagement inkl. Conflict Checks, Mandatsführung und Dokumentenmanagement betreuen
• Termin- und Reisemanagement: Termine und internationale Geschäftsreisen eigenverantwortlich koordinieren

Skills

Organisationsfähigkeit

Sprachkenntnisse

Technologieaffinität

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Kanzleierfahrung wünschenswert

Tools

Microsoft 365

Dokumentenmanagement

Job description

Hengeler Mueller ist eine internationale Anwaltssozietät mit sechs Standorten in Europa. Zu unseren Mandanten gehören große Wirtschaftsunternehmen ebenso wie führende Investoren und Familienunternehmen weltweit. Im Zusammenspiel mit unseren Anwältinnen und Anwälten sind unsere starken Business Services-Teams für den Erfolg von Hengeler Mueller von besonderer Bedeutung.

Für unser Büro in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Std./Woche) eine/n

Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat

Wir gestalten die Zusammenarbeit zwischen Anwaltsteams und Personal Assistants mit smarter Technologie neu - für einen effizienten und zukunftsorientierten Kanzleialltag.

Deine Aufgaben

• Organisationskompetenz: Du strukturierst den Arbeitsalltag unseres Anwaltsteams vorausschauend und mit Eigeninitiative und setzt dabei konsequent auf digitale Tools und effiziente Workflows
• KI-gestützte Dokumentation: Du erstellst, bearbeitest und optimierst anspruchsvolle Dokumente und Tabellen in deutscher und englischer Sprache – unterstützt durch die Verwendung von KI
• Smarte Mandatsorganisation: Du unterstützt unsere Anwältinnen und Anwälte beim digitalen Mandatsmanagement – von Conflict Checks über die elektronische Mandatsführung bis hin zur Rechnungsstellung – und verantwortest ein strukturiertes Dokumentenmanagement
• Termin- und Reisemanagement: Du koordinierst und buchst Termine und internationale Geschäftsreisen eigenverantwortlich und souverän

Dein Profil

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium (gerne mit fremdsprachlichem Schwerpunkt) oder vergleichbare, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, erste Berufserfahrung ist wünschenswert, Erfahrung im Kanzleienumfeld nicht erforderlich
• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die souveräne Kommunikation mit internationalen Mandanten und standortübergreifenden Teams
• Technologieaffinität: Begeisterung für modernes Arbeiten mit generativer KI (z.B. Microsoft Copilot, Harvey AI)
• Digitale Kompetenz: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Word, Excel, PowerPoint) und die Bereitschaft, neue Technologien aktiv in den Kanzleialltag zu integrieren
• Persönlichkeit: Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Freude an echter Teamarbeit
• Hervorragendes Gesamtpaket: Attraktive Vergütung, Fahrtkostenzuschuss, Pluxee-Restaurantschecks, Urban Sports Club-Mitgliedschaft und weitere Benefits
• welcome@hengeler: Ein individuell abgestimmtes, strukturiertes Onboarding-Programm, das Dich optimal auf Deine tägliche Arbeit vorbereitet
• Learning & Development: Ein umfassendes Schulungs- und Weiterbildungsangebot mit praxisnahen Trainings, Fachvorträgen und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten
• Exzellentes Arbeitsumfeld: Moderne Büroräumlichkeiten in zentraler Innenstadtlage mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• we@hengeler: Eine wertschätzende, kollegiale Unternehmenskultur – getragen von vielfältigen Mitarbeiterinitiativen und einem starken Gemeinschaftssinn
• Kurz gesagt: Ein spannendes, internationales Arbeitsumfeld, in dem Du Deine Expertise wirkungsvoll einbringen und Dich kontinuierlich weiterentwickeln kannst

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Wir freuen uns über Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen!

Deine Ansprechpartnerin für diese Position: Laura Sukyte-Eickmeyer

Wir schätzen und fördern Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität, Behinderung und Alter.