Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat

Hengeler Mueller Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB; Düsseldorf; On-site; EUR 48,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrtkostenzuschuss

Pluxee-Restaurantschecks

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Onboarding-Programm

Weiterbildungsangebot

Job summary

Hengeler Mueller sucht am Standort Düsseldorf eine/n Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat in Vollzeit. Sie unterstützen die Partnerschaft durch strukturierte Organisation, digitale Workflows und eine vorausschauende Mandatsbetreuung.

Zu Ihren Aufgaben gehören KI-gestützte Dokumentation, internationale Reisekoordination und effiziente Dokumentenverwaltung in Deutsch und Englisch. Wir bieten ein attraktives Gesamtpaket, moderne Büroräume und ein onboarding-Programm.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung; erste Berufserfahrung wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für internationale Mandanten
• Begeisterung für modernes Arbeiten mit generativer KI (z.B. Microsoft Copilot, Harvey AI)

Responsibilities

• Du strukturierst den Arbeitsalltag eines Partners vorausschauend und mit Eigeninitiative
• Du erstellst, bearbeitest und optimierst anspruchsvolle Dokumente und Tabellen in Deutsch und Englisch, unterstützt durch KI
• Du unterstützt ein Partner beim digitalen Mandatsmanagement und verantwortest ein strukturiertes Dokumentenmanagement
• Du koordinierst und buchst Termine und internationale Geschäftsreisen eigenverantwortlich und souverän

Skills

Sprachkompetenz Deutsch/Englisch

Technologieaffinität

Digitale Kompetenz

Organisationskompetenz

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Std./Woche) eine/n Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat

Wir gestalten die Zusammenarbeit zwischen Anwaltsteams und Personal Assistants mit smarter Technologie neu - für einen effizienten und zukunftsorientierten Kanzleialltag.

Deine Aufgaben

• Organisationskompetenz: Du strukturierst den Arbeitsalltag eines Partners vorausschauend und mit Eigeninitiative und setzt dabei konsequent auf digitale Tools und effiziente Workflows
• KI-gestützte Dokumentation: Du erstellst, bearbeitest und optimierst anspruchsvolle Dokumente und Tabellen in deutscher und englischer Sprache - unterstützt durch die Verwendung von KI
• Smarte Mandatsorganisation: Du unterstützt einen Partner beim digitalen Mandatsmanagement - von Conflict Checks über die elektronische Mandatsführung bis hin zur Rechnungsstellung - und verantwortest ein strukturiertes Dokumentenmanagement
• Termin- und Reisemanagement: Du koordinierst und buchst Termine und internationale Geschäftsreisen eigenverantwortlich und souverän

Dein Profil

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium (gerne mit fremdsprachlichem Schwerpunkt) oder vergleichbare, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, erste Berufserfahrung ist wünschenswert, Erfahrung im Kanzleiumfeld nicht erforderlich
• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die souveräne Kommunikation mit internationalen Mandanten und standortübergreifenden Teams
• Technologieaffinität: Begeisterung für modernes Arbeiten mit generativer KI (z.B. Microsoft Copilot, Harvey AI)
• Digitale Kompetenz: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Word, Excel, PowerPoint) und die Bereitschaft, neue Technologien aktiv in den Kanzleialltag zu integrieren
• Persönlichkeit: Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Freude an echter Teamarbeit

Wir bieten

Hervorragendes Gesamtpaket: Attraktive Vergütung, Fahrtkostenzuschuss, Pluxee-Restaurantschecks, Urban Sports Club-Mitgliedschaft und weitere Benefits welcome@hengeler: Ein individuell abgestimmtes, strukturiertes Onboarding-Programm, das Dich optimal auf Deine tägliche Arbeit vorbereitet Learning & Development: Ein umfassendes Schulungs- und Weiterbildungsangebot mit praxisnahen Trainings, Fachvorträgen und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten Exzellentes Arbeitsumfeld: Moderne Büroräumlichkeiten in zentraler Innenstadtlage mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr we@hengeler: Eine wertschätzende, kollegiale Unternehmenskultur – getragen von vielfältigen Mitarbeiterinitiativen und einem starken Gemeinschaftssinn Kurz gesagt: Ein spannendes, internationales Arbeitsumfeld, in dem Du Deine Expertise wirkungsvoll einbringen und Dich kontinuierlich weiterentwickeln kannst

Wir schätzen und fördern Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität, Behinderung und Alter.

Hengeler Mueller is counted among the most renowned law firms that have an international focus. With offices in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Munich, Brussels and London, we advise corporate clients from Germany and abroad in all key areas of commercial law, serving clients in matters worldwide in close cooperation with leading law firms in all major financial centres.

Brüssel Ulrike Wollmann T [phone] Manager Operations & HR Business Services Hengeler Mueller Square de Meeûs 40 1000 Brüssel Belgien [e-mail]

London Carla Walter T [phone] Manager HR Business Services Hengeler Mueller Bockenheimer Landstraße 24 60323 Frankfurt am Main Deutschland [e-mail]

Berlin Laura Sukyte-Eickmeyer T [phone] Manager Operations & HR Business Services Hengeler Mueller Behrenstraße 42 10117 Berlin Deutschland [e-mail]

Düsseldorf Kim Reich T [phone] Referentin HR Business Services Hengeler Mueller Benrather Straße 18-20 40213 Düsseldorf Deutschland [e-mail]

Frankfurt am Main Alexander Kolling T [phone] Referent HR Business Services Recruiting Hengeler Mueller Bockenheimer Landstraße 24 60323 Frankfurt am Main Deutschland [e-mail]

Frankfurt am Main Kyra Wein T [phone] Manager HR People & Culture Hengeler Mueller Bockenheimer Landstraße 24 60323 Frankfurt am Main Deutschland [e-mail]

München Astrid Stoiber T [phone] Manager Operations & HR Business Services Hengeler Mueller Leopoldstraße 8-10 80802 München Deutschland [e-mail]